L’assemblée des mandataires représentant les associations inscrites auprès de l’Office luxembourgeois de l’accueil et de l’intégration est dirigée par le président du bureau de vote, qui assure la police et le bon déroulement des opérations en respectant l’échéancier ci-annexé.

Ni les mandataires, ni les candidats ne peuvent se faire accompagner par une tierce personne. Un contrôle d’identité des mandataires et candidats est effectué avant l’accès à l’assemblée électorale.

Le président du bureau de vote explique la procédure et le déroulement du scrutin.

Par la suite, les candidats se présentent dans l’ordre dans lequel ils figurent sur le bulletin de vote.

Les candidats ont le droit de se présenter aux mandataires des associations durant un laps de temps ne pouvant excéder 5 minutes ; le président du bureau de vote ou son délégué veille au respect du temps de parole de chaque candidat. Le président du bureau de vote informe l’assemblée des absences et messages laissés par des candidats empêchés.

La langue de procédure est le français.

Les opérations de vote débutent après la présentation orale des candidats.

Contre présentation de sa convocation et d’une pièce d’identité valable, le mandataire reçoit son bulletin par un représentant du bureau de vote. Il doit préalablement contresigner le registre des électeurs.

Dès réception du bulletin de vote, le mandataire se dirige vers une des quatre cabines électorales et y exprime son vote.

Le mandataire procède aux inscriptions sur le bulletin de vote à l’aide d’un crayon, d’une plume, d’un stylo à bille ou d’un instrument analogue.

Chaque mandataire dispose d’autant de suffrages qu’il y a de membres à élire. Ainsi, vote valablement le mandataire qui exprime au maximum 22 votes, c’est-à-dire 22 votes ou moins.

Chaque candidat ne peut obtenir qu’une seule voix qui est exprimée par une croix (x) dans la case réservée derrière son nom. Toute croix, même imparfaite, exprime valablement le vote, à moins que l’intention de rendre le bulletin reconnaissable ne soit manifeste (cf. article 13).

Après avoir exprimé son vote, le mandataire montre au président ou à son délégué le bulletin plié en quatre à angle droit, le cachet à l’extérieur, et le dépose dans l’urne qui est destinée à le recevoir.

Le mandataire ne peut demeurer dans la salle prévue pour le vote que pendant le temps nécessaire à la préparation de son bulletin de vote en vue de son dépôt dans l’urne. Il rejoindra la salle de l’assemblée des mandataires où aura lieu le dépouillement du scrutin et la proclamation des résultats.

Pendant les opérations de vote, les candidats sont avisés de ne pas entrer dans la salle réservée au vote.

Lorsque tous les mandataires inscrits et présents auront exprimé leur vote, le président du bureau de vote déclare les opérations de vote closes. Aucun bulletin de vote ne pourra plus être remis dans l’urne.

L’urne sera ouverte par le président du bureau de vote ou son délégué.

Dans un premier temps, les bulletins de vote sont comptés.

Par la suite, il est procédé au dépouillement.

Le dépouillement des bulletins est public et se fait par proclamation orale à l’assemblée. Les candidats ayant obtenu le plus de voix dans chacun des compartiments définis aux articles 1 à 4 du règlement grand-ducal modifié du 15 novembre 2011 portant détermination des modalités de désignation des représentants des étrangers au Conseil national pour étrangers, ainsi que leur répartition par nationalités sont représentants effectifs proposés, les suivants sont représentants suppléants proposés.

En cas d’égalité des voix, le départage se fait par tirage au sort.

Les mandataires, les candidats, ainsi que toute personne spécialement habilitée à ces fins par le bureau de vote peuvent assister comme observateurs aux opérations de dépouillement.

A la fin du dépouillement, le bureau arrête le nombre des votants, celui des bulletins blancs ou nuls et des bulletins valables, ainsi que le nombre des suffrages obtenus par chaque candidat ; les résultats, qui sont inscrits au procès-verbal, sont proclamés par le président du bureau de vote ou son délégué.

Toute difficulté relative aux opérations de vote et de dépouillement est toisée sur-le-champ par le bureau de vote qui statue à la majorité simple des voix. Faute de dispositions spécifiques prévues pour les présentes opérations de vote, le bureau de vote applique, par référence et dans la mesure du possible, les dispositions de la loi électorale modifiée du 18 février 2003.