Arrêté du 28 août 1883 portant règlement de détail et d'ordre pour l'exécution de l'arrêté royal grand-ducal du 22 août 1883, concernant le contrôle de la comptabilité dans l'administration des postes et télégraphes.

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Arrêté du 28 août 1883, portant règlement de détail et d'ordre pour l'exécution de l'arrêté royal grand-ducal du 22 août 1883, concernant le contrôle de la comptabilité dans l'administration des postes et télégraphes.



LE DIRECTEUR GÉNÉRAL DES FINANCES;

Vu l'arrêté royal grand-ducal du 22 août 1883, introduisant dans le service de comptabilité des établissements postaux le livre de caisse et la situation comptable journalière;

Après délibération du Gouvernement en conseil;

Arrête:

CHAPITRE 1 er.
Livre de caisse.

Art. 1er.

Le livre de caisse institué pour l'usage des perceptions et des agences de plein exercice de l'administration des postes et télégraphes, est tenu conformément aux dispositions générales du présent article, à savoir:

Dans le livre de caisse sont reportés jour par jour et sommairement, suivant les indications plus spéciales des libellés portés au dit registre, les totaux accusés de toutes les recettes et de toutes les dépenses du jour, établis par chaque registre dont l'emploi est prescrit par les dispositions sur la matière.

La balance de chaque jour représente la situation journalière de la caisse. Celle du dernier jour du mois est conforme, en général, au résultat du compte mensuel des recettes et des dépenses. Les opérations d'un mois forment, au livre-de caisse, un tout complètement séparé.

Le livre de caisse a une rubrique spéciale pour chaque libellé du «Compte mensuel».

Toutefois certaines recettes ou dépenses de même nature sont réunies, au livre de caisse, sous une seule rubrique.

Pour faciliter l'établissement au jour de la situation financière des bureaux de poste, le livre de caisse contient encore différentes rubriques non prévues au compte mensuel.

Le texte imprimé de chaque rubrique du livre de caisse énonce la nature des opérations qui sont à inscrire en regard, dans la colonne des recettes ou dans celle des dépenses. Les inscriptions dans ces colonnes se font soit isolément dans l'une ou dans l'autre, soit simultanément dans toutes les deux, suivant le cas.

Les parties non employées des colonnes portent, en lieu et place de chiffres, un émargement en guillemets.

Dans la colonne des recettes du livre de caisse sont inscrites toutes les sommes réalisées, ainsi que celles dont la réalisation est censée être faite dans la journée. Cette colonne renseigne, pour chaque jour, toutes les opérations constatées par les pièces de service portant la date des inscriptions au livre de caisse.

La colonne des dépenses porte les sommes dépensées effectivement ou liquidées en dépense dans les différents registres. Les dépenses doivent être justifiées par des pièces à l'appui ou par des inscriptions régulières de balance.

Le livre de caisse est clôturé à la fin de chaque jour par une balance établie au moyen du total des recettes et de celui des dépenses.

Les articles suivants contiennent les prescriptions spéciales de détail et d'ordre pour la tenue du livre de caisse postal, pour la confection des situations comptables et pour les relations de service entre les perceptions et les agences de plein exercice.

Art. 2.

En regard du libellé «Produit des lettres taxées sont inscrits dans le livre de caisse:

En recette, tous les ports dus sur les lettres non affranchies ou insuffisamment affranchies, reçues pendant la journée et inscrites dans les parts comptables de facteur et les feuilles d'avis du jour pour lequel l'inscription au livre de caisse est faite.

Les correspondances taxées et non encore distribuées comptent comme numéraire en caisse.

En dépense, les ports irrécouvrables de même nature, qualifiés de «Non-valeurs» au compte mensuel des recettes et des dépenses.

Art. 3.

Le libellé «Timbres-poste et autres valeurs postales» comprend, en recette, le montant de toutes ces valeurs qui sont inscrites aux registres afférents comme vendues, et en dépense, le montant des mêmes valeurs portées en recette, mais non encore vendues.

Art. 4.

La recette faite pour «Quote-part dans les droits des mandats de poste internationaux» est inscrite exclusivement par la perception désignée ad hoc par le directeur des postes et télégraphes.

Ces émargements consistent dans l'inscription de la part des droits de mandats-poste acquise au Grand-Duché dans l'échange des mandats de poste internationaux d'après le résultat des liquidations.

La colonne de la dépense n'est employée que dans des cas spéciaux à déterminer.

Art. 5.

La rubrique «Journaux (prix et droits postaux).» indique en recette les droits acquis au Trésor public dans le service des abonnements aux journaux, au fur et à mesure de leur versement par le public.

La colonne des dépenses ne peut recevoir que des chiffres représentant l'import d'une erreur commise dans la colonne des recettes et découverte après l'établissement de la balance du jour. Cet import ne peut plus figurer dans la balance du jour auquel il se rapporte, a moins que ce ne soit le dernier jour du mois.

Dans ce dernier cas, les rectifications nécessaires se font conformément aux dispositions afférentes.

Art. 6.

Le libellé «Droits de boîte du mois courant» porte en recette les sommes recouvrées en vertu de l'art. 57 du règlement du 31 août 1877, sur le service des postes, pour droit de boîte ou de casier particulier.

La colonne des dépenses ne contiendra que les décharges éventuelles accordées par le directeur de l'administration.

Art. 7.

En regard du libellé «Taxes des «colis non affranchis et factages» sont inscrits:

En recette, tous les ports dus sur les colis non affranchis ou insuffisamment affranchis, arrivés dans la journée et inscrits dans les feuilles de roule du jour, ainsi que les factages a percevoir sur tous les colis de la journée indistinctement.

Les taxes des colis et les factages non encore perçus comptent comme numéraire en caisse.

En dépense, les taxes et factages irrécouvrables de même nature, admis en déboursé aux termes des dispositions sur la matière, ainsi que les taxes des colis provenant de l'étranger et que les bureaux d'échange sont dans le cas de réexpédier vers d'autres bureaux de poste de l'intérieur.

Les bureaux de l'intérieur portent également en dépense, lors de la réexpédition justifiée de colis mal adressés ou mal dirigés, le montant des dits droits qu'ils ont déjà portés en recette.

Art. 8.

Sous le libellé «agio» seront ren seignées, en recette, toutes les sommes recouvrées à titre d'agio sur des dépôts effectués, en tout ou en partie, dans une monnaie autre que celle exigée pour des cas déterminés par les dispositions sur la matière.

L'agio perçu est à inscrire au profit du Trésor, même si le numéraire en caisse comprend une quantité suffisante de la monnaie prescrite pour couvrir le dépôt qui donne lieu à la perception de l'agio.

Aucun agio ne peut être perçu au profit du personnel de la poste.

Les émargements en dépense ne sont faits que par le bureau de poste de Luxembourgville, et seulement dans le cas où, sur la demande des fonds nécessaires à la Recette générale, ce bureau peut justifier que celle-ci n'est pas en mesure d'y satisfaire. La pièce justificative est annexée au compte mensuel des recettes et des dépenses toutes les fois qu'une dépense de ce genre s'y trouve inscrite; pendant le cours du mois elle sert à justifier la dépense portée éventuellement au livre de caisse.

Art. 9.

Le libellé «Recettes extraordinaires» est destiné à l'inscription des droits grevant des envois rebutés qui ont été retirés après la mise en rebut à la Direction, et de toutes autres sommes provenant de recettes accidentelles que le directeur assignera à la même rubrique.

Art. 10.

Sous les différentes subdivisions du libellé «Mandats de poste» et en regard du pays afférent sont portés les totaux des mandats de poste déposés ou payés dans la journée.

Les fonds déposés pour mandats à destination de chacun de ces pays sont inscrits dans la colonne des recettes. Ceux payés pour mandats de poste originaires des mêmes pays sont inscrits dans la colonne des dépenses; il en est de même des mandats remboursés.

Art. 11.

L'import des «Timbres de l'enregistrement non vendus» est inscrit en dépense.

Il représente le montant des sommes empruntées à la caisse pour l'achat de timbres de cette espèce.

La colonne des recettes ne sera pas employée.

Art. 12.

Sous les deux libellés «Remboursements» (poste aux lettres et poste aux colis) sont inscrits:

En recette, les sommes perçues par les bureaux de poste de destination sur des envois affectés d'un remboursement, ainsi que celles non encore perçues qui figurent dans les pièces de service du jour de l'inscription.

Les remboursements non encore liquidés compteront comme numéraire en caisse.

En dépense,
a) les sommes payées aux expéditeurs d'envois contre remboursement par les bureaux d'origine, après réception d'un avis de remboursement de la part du bureau destinataire;
b) le montant des remboursements irrécouvrables de toute nature, justifié par un déboursé réglementaire.

Sont encore portés en dépense:

a) par les bureaux d'échange, le montant des remboursements grevant des colis provenant de l'étranger et réexpédiés vers d'autres bureaux de l'intérieur;
b) par les autres bureaux, le montant des remboursements grevant des colis mal adressés ou mal dirigés, mais seulement lors de la réexpédition.

Quant aux droits de douane grevant les envois d'origine étrangère, ils sont portés en recette par les bureaux qui en opèrent le recouvrement, et en dépense par ceux des bureaux d'échange qui en ont fait l'avance; celle dernière dépense est liquidée en une seule fois, le dernier jour de chaque mois.

La recette et la dépense comprennent chaque jour les droits de douane non encore perçus ou avancés, mais figurant dans les pièces de service du jour de l'inscription.

Art. 13.

Le «Solde des mandats-poste internationaux» représente en recette le solde au profit du Grand-Duché des décomptes relatifs à l'échange des mandats de poste internationaux.

Le directeur désignera le bureau qui inscrira celle recette; il en indiquera en même temps le montant sur le vu des liquidations intervenues.

Art. 14.

Les»Fonds de subvention» échangés entre les perceptions des postes seront portés:

En recette, par la perception des postes à laquelle ils ont été fournis. Sont également portés en recette, sous ce libellé, les fonds de subvention reçus de la Recette générale ou d'autres comptables de l'État.
En dépense, par la perception des postes qui les a fournis à un bureau correspondant.

Les fonds de subvention et les versements échangés entre les perceptions et les agences font J'objet de décomptes spéciaux et n'entrent pas en compte dans les situations comptables, les recettes et les dépenses des agences y étant fusionnées avec celles des perceptions mêmes.

Art. 15.

L'émargement des recettes et des dépenses relatives à la débite des «Timbres adhésifs de la douane» se fera conformément aux prescriptions de l'art. 3 ci-dessus relatives aux timbres-poste et autres valeurs postales.

Art. 16.

I.

Le libellé «Recouvrements non mandatés ou mandatés» est destiné à l'inscription des prix d'éditeur des abonnements aux journaux.

La liquidation se fait de la manière suivante:

Les prix d'éditeur recouvrés sont portés provisoirement en recette sous le libellé «Recouvrements non encore mandatés» au furet à mesure des versements du public.
Lors de la liquidation, le montant adressé aux éditeurs sera inscrit en dépense, en regard du libellé «Recouvrements mandatés», afin de rétablir ainsi la balance avec les sommes inscrites transitoirement en recette conformément au paragraphe précédent.

Comme le montant de ces prix est soldé aux éditeurs au moyen de mandats de poste, il sera inscrit ensuite définitivement en recette lors de l'émission de ces mandats, parmi les fonds inscrits pour mandats de poste déposés.

II.

Le libellé ne concerne pas les virements de fonds auxquels donnent lieu les mandats d'encaissement. Les sommes touchées par les facteurs sur effets de commerce ou autres sont adressées immédiatement, par mandat de poste, aux expéditeurs des mandats d'encaissement afférents et figurent alors d'elles-mêmes en recette, parmi les fonds inscrits pour mandats de poste déposés.

Art. 17.

Il est inscrit en dépense, en regard du libellé «Paiements faits sur l'ordre du Receveur général», le montant des quittances de traitement ou autres payé en réalité aux bénéficiaires et justifié par leurs quittances.

Il est fait défense expresse aux comptables de conserver par devers eux, même du consentement des intéressés, des pièces quittancées qui n'auraient pas été acquittées de leur propre caisse. Il leur, est également défendu de différer un paiement dont ils sont chargés, sans en donner les motifs par écrit au porteur du mandat (art. 46 du règlement sur les finances du 23 décembre 1852).

Les pièces de dépenses de cette nature doivent être comprises dans le premier verse- ment qui sera fait après la date du paiement.

Cette date doit y être apposée au moment même du paiement et certifiée par le comptable.

Art. 18.

Le montant des «Versements faits à la Recette générale» est inscrit sous la date même que portent les quittances de versement.

Les versements faits pendant un mois pour faire écouler les recettes courantes du même mois seront inscrits dans la colonne des dépenses, sous la rubrique des versements pour le «mois courant».

Les versements faits pendant le mois pour écouler, en tout ou en partie, des recettes effectuées pendant le mois précédent seront inscrits dans la même colonne, sous la rubrique des versements pour le mois précédent.

II est formellement interdit de confondre sous un même chiffre ces deux espèces de versements.

Art. 19.

Le libellé «Reste en caisse des jours antérieurs» comprendra en recette, à titre de report, le résultat de la balance du jour précédent. Celte rubrique n'est donc pas utilisée le premier jour du mois courant.

Le «Reste en caisse du mois précédent» représentera en recette le résultat de la balance du dernier compte mensuel du mois précédent.

Le «Reste en caisse de l'exercice antérieur» représentera, en recette, le résultat de la balance du dernier compte mensuel fourni pour l'année écoulée.

Chaque mois et seulement une fois, sous la date du 1 er du mois, sont inscrits au livre le caisse le reste en caisse du mois précédent t, le cas échéant, celui de l'exercice antérieur, et ce aussi longtemps que ce reste en caisse n'aura pas été balancé par un versement du môme montant.

De fait les deux dernières espèces de «Reste en caisse» se retrouvent néanmoins dans la recette journalière du mois sous la rubrique «Reste en caisse des jours antérieurs», où elles se trouvent confondues avec toutes les autres recettes de nature diverse. -Par contre, eIles sont inscrites chaque jour séparément à la balance des situations comptables, jusqu'à leur complet apurement, conformément à l'art. 27, § 5, du présent règlement.

La colonne des dépenses ne peut pas être employée; il est, en effet, interdit aux comptables d'employer à un versement ou à une dépense des fonds autres que ceux recouvrés sur l'une ou l'autre des catégories de recette énumérées aux libellés du livre de caisse.

Art. 20.

Le libellé «Totaux» comprend pour chaque jour le total des recettes et celui des dépenses.

Le total des dépenses est déduit journellement de celui des recettes, pour établir, en balance, ce qui reste en caisse à la fin de chaque jour.

Le «Reste en caisse» est exprimé d'abord en chiffres, puis, à la suite, en toutes lettres; le résultat final de chaque journée est daté et signé par le comptable.

CHAPITRE II
Situation comptable journalière.

Art. 21.

La «Situation comptable» instituée pour l'usage des perceptions et des agences de plein exercice est établie d'après le texte du modèle fourni par la Direction. Elle représente un extrait des opérations inscrites chaque jour dans le livre de caisse, avec report du résultat des jours antérieurs, de façon qu'à la fin de chaque mois elle porte aux diverses rubriques, en général, les mômes sommes que le compte mensuel, et que le reste en caisse figurant sur

Ja situation comptable est, à peu de chose près, le môme que celui émargé au compte mensuel.

Art. 22.

La «Situation comptable» est adressée chaque jour

par les perceptions, à la Direction des postes et télégraphes au plus tard avec la dernière expédition du jour qui suit celui pour lequel elle est dressée;
par les agences de plein exercice, à la perception préposée au plus tard avec la première expédition du jour qui suit celui pour lequel elle est dressée.

Art. 23.

La situation à établir chaque jour par les perceptions comprend dans tous ses détails non seulement les chiffres qui concernent le bureau de perception, mais encore ceux des agences de plein exercice et des facteurs de relais qui sont placés sous les ordres de la perception. Ces chiffres réunis seront confondus dans un seul nombre et émargés en regard des rubriques afférentes.

La prescription du présent article est également applicable à la tenue du livre de caisse.

Par dérogation à cette règle générale, il est prescrit que le dernier jour de chaque mois les perceptions adressent à la Direction une situation comptable qui n'indique dans la colonne du jour que les opérations du bureau de perception.

Les recettes effectuées par les agences et les relais, le dernier jour du mois, seront portées sur une «Situation comptable complémentaire», portant la date du 3 du mois suivant; elles sont inscrites dans la colonne «du jour», avec report dans la colonne des «jours antérieurs» des différents totaux de la situation comptable fournie pour le dernier jour du mois écoulé. Pour le surplus, les recettes de la «journée complémentaire» d'un mois écoulé sont considérées comme recettes du mois courant. Cette situation complémentaire comprendra, en une seule fois, les recettes effectuées par les agences de la poste aux colis pendant Je mois écoulé.

Les percepteurs réservent au livre de caisse, à la suite du dernier jour d'un mois, l'espace nécessaire pour l'inscription de la journée complémentaire du même mois.

Art. 24.

Les agents des postes étant chargés de la gestion de bureaux de poste secondaires et rattachés à des perceptions auxquelles ils doivent - aux termes de l'art. 28 de l'arrêté royal grand-ducal du 2 décembre 1877 - compter journellement leurs recettes, le mode de décompte quotidien de ces deux espèces d'établissements postaux est réglé de la manière suivante:

Les opérations de caisse des agences de plein exercice sont les mêmes que celles des perceptions. La seule distinction qui existe, c'est que les perceptions sont gérées par des comptables de l'État qui versent leurs fonds à la Recette générale, tandis que les agences de plein exercice versent leurs recettes entre les mains du préposé d'une perception.

En même temps qu'elles font parvenir la situation comptable aux perceptions préposées, les agences leur versent également les fonds qu'elles ont reçus pendant les heures de service du jour pour lequel la situation comptable est établie. Dans le cas où tout ou partie des recettes de la journée a servi au paiement de mandats de poste arrivés dans la même journée, les agents verseront le solde qui se trouve en caisse à la fermeture du bureau.

Ces versements ne sont obligatoires que si le montant des fonds en caisse dépasse 300 francs,

Au dos de la situation comptable des agences se trouve imprimée la formule d'un «décompte journalier» entre les agences et les perceptions. Toutes les rubriques de ce décompte doivent être remplies régulièrement chaque jour par les agences. S'il n'y a pas d'opération à inscrire pour un jour ou pour une rubrique quelconque, cette situation sera indiquée par l'émargement «Néant».

En échange des sommes reçues et afin d'arrêter d'un jour à l'autre la situation respective des caisses des perceptions et des agences, les perceptions adressent chaque jour aux agences, par le premier courrier du jour, une «quittance quotidienne» dont l'imprimé sera fourni par l'administration. Toutes les rubriques de cette quittance doivent être remplies régulièrement par les perceptions, suivant le mode prescrit à l'alinéa précédent pour les «décomptes journaliers».

La situation comptable des agences, le décompte journalier et la quittance quotidienne sont datés et signés par le comptable qui les aura dressés. Ces pièces sont vérifiées par les comptables intéressés, au moment de leur arrivée. Le fait de la vérification est constaté par l'apposition au bas des pièces du mot «vérifié» et de l'empreinte du timbre à date. L'employé expéditeur de ces pièces appose le timbre à date à la tête de l'imprimé.

La situation comptable des agences, le décompte journalier et la quittance quotidienne doivent être classés par ordre de date, dans des paquets distincts, ficelés et étiquetés par mois et par bureau. Ces pièces restent déposées aux bureaux de destination.

Les envois de fonds que les agences ou les perceptions échangent entre eux pour affaires de service sont à traiter sous tous les rapports comme colis de service à valeur déclarée.

Art. 25.

La confection des situations comptables, du décompte journalier et de la quittance quotidienne ne déroge en rien aux dispositions actuellement-en vigueur sur l'envoi du compte mensuel, du compte supplémentaire mensuel et du compte général, ni sur le décompte mensuel des agences de plein exercice avec les perceptions préposées.

Art. 26.

Le décompte mensuel des agences est établi à la fin de chaque mois. Il résume toutes les opérations de service du mois pour lequel il est établi.

II est dressé en double expédition et livré à la perception préposée au plus tard le 2 du mois qui suit celui auquel il se rapporte. Il est daté et signé par l'agent.

Il doit être accompagné des pièces à l'appui; après son acceptation par le percepteur, celui-ci en délivre à l'agent un exemplaire muni de sa quittance, l'autre exemplaire restant déposé à la perception.

Les agents et les percepteurs conservent ces décomptes par devers eux à la disposition de l'administration.

Quant aux pièces à l'appui du décompte, elles sont annexées à la comptabilité mensuelle des perceptions.

Les relevés principaux dressés par les agences, notamment ceux des mandats de poste et des mandats d'encaissement, doivent être sommés, datés et signés. Leur montant est transcrit à la fin du mois à la suite du relevé respectif des perceptions et réuni au total de celui-ci dans un total global.

Les percepteurs sont obligés d'établir chaque mois, au moyen des décomptes journaliers fournis par les agents, une comparaison entre les chiffres insérés dans ces décomptes et ceux insérés dans la situation comptable et dans la quittance quotidienne. - Si le résultat de cette comparaison n'est pas satisfaisant, les percepteurs en informent immédiatement le directeur. Celte information énonce en même temps lés circonstances qui auront fait naître l'appréhension exprimée et sera accompagnée éventuellement des pièces à l'appui. - Les percepteurs agissent de même toutes les fois qu'ils constatent une contravention quelconque aux dispositions du présent arrêté.

CHAPITRE III.
Dispositions communes aux deux chapitres précédents.

Art. 27.

L'ensemble des dispositions du présent arrêté est régi par les considérations et prescriptions générales suivantes:

Les indications du livre de caisse, ainsi qu'il est dit à l'art. 1er ci-dessus, sont pour autant que possible identiques à celles du décompte mensuel.
Le compte mensuel des perceptions et le décompte mensuel des agences indiquent la situation de caisse des bureaux pour chaque mois séparément, avec report des recettes et des dépenses des mois antérieurs d'un même exercice.
Le livre de caisse contient seulement les opérations journalières des bureaux, c'est-àdire, le compte des recettes et des dépenses effectuées par jour, avec report des versements et du reste en caisse du mois courant, du mois précédent et de l'exercice antérieur.
La situation comptable donne, jour par jour, et avec report des jours antérieurs d'un même mois, le détail des recettes et des dépenses effectuées. Ce détail du dernier jour d'un mois, majoré du détail des recettes de la journée complémentaire du troisième jour de chaque mois à charge du mois précédent, est celui qui est à transcrire sur le compte mensuel, pour autant qu'il y a concordance entre le texte des rubriques. - De même, la balance de la situation comptable journalière est combinée de manière à représenter le même résultat quotidien que le livre de caisse.
Les restes en caisse se rapportant au mois précédent ou à l'exercice antérieur sont inscrits au livre de caisse et aux situations comptables, ainsi qu'il est prescrit par l'art. 19 ci-dessus. Ils peuvent disparaître seulement de ces documents le premier jour du mois qui suit celui pendant lequel des versements auront, à leur égard, rétabli l'équilibre de caisse, soit pour une seule de ces rubriques, soit pour toutes.

La régularisation définitive de ces sommes se fait par le compte mensuel pour le mois précédent, et par le compte supplémentaire pour l'exercice antérieur.

Art. 28.

Afin d'assurer la plus grande exac- litude à la confection de la situation comptable de chaque jour, il est enjoint aux préposés des bureaux de transcrire les «totaux» de la situation achevée sur la situation du jour suivant dans la colonne des «jours antérieurs», et ce avant l'expédition de la situation achevée.

Cette prescription est motivée par la circonstance que le livre de caisse ne peut pas tenir compte des détails des jours antérieurs.

Art. 29.

La situation comptable une fois établie, le comptable comptera chaque jour son numéraire et les valeurs en caisse, et constatera ainsi si sa situation à l'égard du Trésor public est régulière ou non.

En cas de doute ou d'irrégularité dans celte situation, le comptable est obligé d'en informer immédiatement le directeur de l'administration, en indiquant aussi clairement que possible les points douteux ou irréguliers. Si l'irrégularité à signaler est d'une certaine importance, celte information est faite par voie télégraphique, et le directeur avise s'il y a lieu de faire procéder à une vérification de caisse immédiate.

Art. 30.

Le présent arrêté sera inséré au Mémorial. Il entrera en vigueur le 1er novembre prochain.

Nous nous réservons de statuer sur toutes questions d'interprétation et d'exécution non prévues par les dispositions qui précèdent.

Luxembourg, le 28 août 1885.

Le Directeur général des finances,

M. MONGENAST.


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