Arrêté royal grand-ducal du 8 février 1878 portant règlement sur l'organisation et le service des bureaux du Gouvernement.

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Arrêté royal grand-ducal du 8 février 1877, portant règlement sur l'organisation et le service des bureaux du Gouvernement.



Nous GUILLAUME III, par la grâce de Dieu, Roi des Pays-Bas, Prince d'Orange-Nassau, Grand-Duc de Luxembourg, etc., etc., etc.;

Vu Nos arrêtés du 29 août 1842 et des 9 juillet et 20 novembre 1857, ainsi que l'art. 76 de la Constitution, et l'art. 1er de la loi du 8 mai 1872;

Notre Conseil d'État entendu;

Sur le rapport de Notre Ministre d'État, Président du Gouvernement, et après délibération du Gouvernement en conseil;

Avons arrêté et arrêtons:

Organisation des bureaux.

Art. 1er.

Il est établi pour l'administration centrale du Grand-Duché cinq Divisions, entre lesquelles se répartissent les affaires de l'administration.

Le Gouvernement en conseil détermine les services qui sont attribués à chacune de ces divisions.

Personnel.

Art. 2.

Le personnel des bureaux se compose d'un archiviste, de chefs de bureau, de sous-chefs et de trois classes de commis.

Le nombre des chefs de bureau, y compris l'archiviste, des sous-chefs et des commis de 1re classe ne peut, pour chaque catégorie, dépasser cinq; celui des commis de 2e classe ne peut excéder huit.

L'archiviste, les chefs de bureau et les sous-chefs sont nommés par Nous; les autres employés sont nommés par Notre Ministre d'État, en suite d'une délibération du Gouvernement en conseil.

A chaque division est attaché le personnel jugé nécessaire pour la prompte et régulière expédition des affaires.

Art. 3.

Le personnel des bureaux du Gouvernement relève de l'autorité directe de Notre Ministre d'État, qui peut toutefois en déléguer la surveillance et la discipline, en tout ou en partie, à un conseiller de Gouvernement ou à tout autre fonctionnaire attaché à l'administration centrale.

Art. 4.

Nul n'est admis en qualité d'employé dans les bureaux du Gouvernement, s'il n'a atteint l'âge de dix-huit ans accomplis et s'il n'a fait preuve, dans un examen, qu'il possède les connaissances et l'aptitude requises.

Art. 5.

L'examen d'admission portera sur les matières suivantes:

Ecriture courante, nette et très lisible;
Connaissance des langues française et allemande. – Indépendamment d'une dictée destinée à constater que les candidats possèdent suffisamment l'orthographe, ils feront dans les deux langues une rédaction sur un sujet déterminé;
Arithmétique: les quatre règles fondamentales en nombres entiers, fractionnaires et décimaux; le système légal des poids et mesures;
La géographie du pays.

Sont dispensés de l'examen sur les matières comprises sous les nos 2, 3 et 4, les postulants porteurs d'un certificat constatant qu'ils ont subi avec succès l'examen de maturité ou de capacité, conformément aux lois sur l'enseignement supérieur et moyen.

Art. 6.

Pour pouvoir être nommé commis de 1re classe, les employés devront avoir satisfait à un examen approfondi sur les matières qui seront déterminées plus spécialement par un programme à arrêter par le Gouvernement en conseil.

Sont dispensés de cet examen, les porteurs d'un diplôme de candidat ou de docteur en droit.

Art. 7.

Les examens prévus par les deux articles qui précèdent ont lieu devant une commission de trois membres, à désigner par le Ministre d'État.

Cette commission déterminera d'avance les questions à poser pour l'examen écrit et l'examen oral, et assigne à chaque question, suivant l'importance de la matière, le nombre de points devant servir à constater les résultats de l'examen.

La commission rédigera, séance tenante, un procès-verbal de ses opérations, et le transmet au Ministre d'État.

Art. 8.

Pour déterminer l'avancement, il sera pris égard non seulement à l'ancienneté et à l'aptitude dont l'employé aura fait preuve dans son travail journalier, mais encore à sa conduite et à son exactitude dans l'accomplissement de ses devoirs.

Art. 9.

Tous les employés du Gouvernement doivent résider dans la commune de Luxembourg, à moins de dispense spéciale accordée par le Ministre d'État.

Cette dispense sera en tout cas restreinte à un rayon maximum de trois kilomètres de la ville.

Art. 10.

Les employés du Gouvernement doivent non seulement remplir exactement leurs devoirs pendant les heures de bureau, mais encore tenir au dehors une conduite irréprochable.

Il leur est sévèrement défendu de s'occuper de la rédaction de pétitions, de réclamations et de soumissions pour le compté de particuliers, ni de travaux incombant à des fonctionnaires ou employés communaux, ni de recevoir, à quelque titre que ce soit, un salaire pour toute démarche qui pourrait leur être demandée.

Art. 11.

Les chefs de bureau et ceux qui en font les fonctions exercent la surveillance directe sur la conduite et l'exactitude des employés auxquels ils sont préposés.

Ils constatent et signalent les absences des employés, les négligences et les irrégularités dans le service et, en général, toutes les infractions à leurs devoirs qui peuvent leur être reprochées.

Service des bureaux.
Archives.

Art. 12.

L'archiviste a la garde des archives et des sceaux du Gouvernement. Il surveille la publication du Mémorial, l'acquisition du matériel de bureau et des livres, ainsi que les impressions à effectuer pour le Gouvernement. II peut, en outre, être chargé d'autres attributions spéciales.

Art. 13.

La bibliothèque du Gouvernement est placée sous la surveillance immédiate de l'archiviste.

Elle n'est pas publique. Le catalogue des livres sera constamment tenu au courant.

Art. 14.

Les dossiers des affaires terminées, seront versés au dépôt général des archives, sur une décision prise par le Gouvernement en conseil pour une période déterminée, et pour autant qu'ils ne se rattachent pas à des affaires pendantes.

Toutefois, les actes signés par le souverain ou son représentant seront déposés directement aux archives, après qu'il en aura été pris copie pour les dossiers; il en sera de même de tous autres documents importants dont le Gouvernement ordonnerait le dépôt.

Art. 15.

Toute personne peut demander communication des documents historiques déposés aux archives.

Les actes administratifs ne sont communiqués qu'aux personnes qui justifient qu'elles ont intérêt à en prendre connaissance, soit en nom direct, soit à titre d'héritier ou d'ayant-cause.

Cette communication est donnée sans frais et sans déplacement, et avec les précautions de surveillance convenables.

Aucun registre, dossier ou pièce quelconque ne peut sortir des archive sans l'autorisation spéciale de l'archiviste, laquelle n'est accordée que pour des raisons de service public et toujours pour un temps limité.

Art. 16.

L'archiviste s'appliquera à amener le classement le plus rationnel et à faire établir des inventaires complets de tous les papiers, documents et livres appartenant au dépôt central.

Dans l'opération du triage, il distinguera les pièces qui peuvent être anéanties sans inconvénient et, sur son rapport, le Gouvernement en conseil décidera de la destination à donner à cette catégorie de pièces.

Art. 17.

Les expéditions ou extraits de pièces déposées dans les archives seront délivrés sur timbre de grande dimension et à raison de 1 fr. 50 par rôle, de 24 lignes à la page et de 12 syllabes par ligne, - les fractions en dessous d'un demirôle étant à négliger, et celles au-delà comptant pour un rôle entier.

Ces expéditions on extraits sont délivrés sur demande écrite, adressée à l'archiviste, qui les certifie et en taxe le nombre des rôles.

Le produit de celle taxe est versé dans la caisse de l'État.

Les expéditions réclamées dans l'intérêt du service public par les membres du Gouvernement sont délivrées sans frais de timbre et d'expédition; celles de documents historiques sont exemptes des frais de timbre.

Divisions.

Art. 18.

Toutes les pièces adressées au Gouvernement seront revêtues de la date de la pré sentation. et du paraphe du membre du Gouvernement ou du fonctionnaire délégué à cet effet, et après l'accomplissement de cette formalité remises à la division afférente.

Il est tenu, dans chaque division, un registre pour l'inscription sommaire des pièces qui entrent et de celles qui sortent.

Art. 19.

Le chef de bureau veillera spécialement à ce que les dossiers soient régulièrement composés.

Il n'est formé qu'un seul et même dossier pour la même affaire.

Les dossiers volumineux ou importants sont brochés, les pièces se trouvant placées par ordre de date, les plus récentes à la fin.

Art. 20.

Les chefs de bureau présenteront chaque jour les affaires traitées et expédiées aux membres afférents du Gouvernement, à l'heure indiquée par ceux-ci.

Art. 21.

Aucune affaire n'est expédiée qu'après que la minute des pièces aura été paraphée par le membre afférent du Gouvernement, ou le fonctionnaire délégué à cet effet, et consignée dans le registre indicateur.

Toute minute de correspondance indiquera distinctement les pièces à annexer à l'expédition.

Les expéditions sont faites avec le plus grand soin et attentivement collationnées; le collationnement est attesté au moyen des lettres cole portées en marge de la dernière ligne, et du paraphe de l'employé qui a procédé au collalionnement avec l'expéditionnaire.

Les affaires devront être expédiées pour autant que possible dans la journée même où elles auront été paraphées; la préférence sera donnée à celles qui, de leur nature, sont urgentes ou qui sont désignées comme telles.

Les pièces destinées à être publiées par le Mémorial sont expédiées avant toutes autres; les minutes ne doivent pas servir pour l'impression.

Les traductions allemandes de ces mêmes pièces font l'objet, de l'attention particulière des chefs de bureau.

Le collationnement des épreuves se fera dans les bureaux afférents; la révision rentre dans les attributions de l'archiviste.

Art. 22.

Les affaires qui seront adressées aux bureaux avec la mention «à reproduire» sont, après que l'inscription en aura été faite, remises sans retard au membre afférent du Gouvernement; les autres affaires sont préparées par le personnel des divisions.

Art. 23.

Les chefs de bureau font la répartition du travail entre les employés sous leurs ordres, d'après les indications des membres du Gouvernement, et en tenant compte des aptitudes individuelles des employés, ils donnent, en général, à ceux-ci des instructions qui doivent être suivies.

Art. 24.

Les affaires dont la solution est en retard sont signalées à la fin de chaque mois, pour le mois précédent, au membre du Gouvernement qu'elles concernent.

Art. 25.

Les chefs de bureau veilleront particulièrement à ce que les travaux périodiques à fournir au Gouvernement lui parviennent régulièrement.

A cet effet, il est établi par chaque division et pour les différentes branches de service, un tableau de ces travaux.

Il est établi, dans les mômes conditions, un tableau des travaux périodiques qui incombent à l'administration centrale.

Art. 26.

Les chefs de bureau s'attacheront à réunir les éléments nécessaires pour la rédaction de l'Exposé de la situation administrative; ils disposeront à cet effet des tableaux dans lesquels seront portés tous les renseignements nécessaires pour former une bonne statistique; les tableaux sont tenus constamment à jour.

Pendant le deuxième trimestre de chaque année, les chefs de bureau soumettront aux membres afférents du Gouvernement un résumé des résultats constatés pendant l'année écoulée.

Art. 27.

Les demandes de renseignements faites dans les bureaux par des particuliers devront être adressées au chef de bureau, auquel seul il est permis d'avoir des relations avec le public pour affaires de service.

Le chef de bureau en référera, s'il y a lieu, au membre afférent du Gouvernement pour être autorisé à communiquer le contenu des pièces.

Art. 28.

Toute demande tendante à obtenir extrait ou expédition de pièces déposées dans les divisions, doit être formulée par écrit et adressée au directeur général afférent, lequel décidera s'il pourra y être déféré. Ces extraits ou expéditions seront délivrés sous l'observation des formalités prévues par l'art. 1 ci-dessus.

Art. 29.

Les employés des bureaux ne peuvent emporter les pièces d'une affaire pour s'en occuper à domicile, sans la permission expresse du membre du Gouvernement ou du chef de bureau.

Art. 30.

Le matériel nécessaire au service des bureaux est demandé à l'archiviste, au commencement de chaque mois, par les chefs de bureau au moyen d'un bulletin revêtu de leur signature.

Art. 31.

Il est interdit au personnel des bureaux de divulguer les décisions ou les faits et renseignements dont ils obtiennent connaissance par suite de leur position; ils sont tenus, en général, à la plus grande discrétion.

Art. 32.

Les bureaux du Gouvernement sont ouverts tous les jours non fériés, pendant six heures au moins et huit heures au plus. Néanmoins, si les besoins du service l'exigent, les fonctionnaires et employés peuvent être tenus à prolonger exceptionnellement leur travail.

Ils pourront aussi être requis à concourir temporairement à l'expédition des affaires d'une autre division que celle à laquelle ils se trouve ni attachés.

Les dimanches et jours de fête légale un employé au moins, à désigner par le chef de bureau, sera présent au bureau dans la matinée de dix heures à midi, afin de vacquer aux occupations urgentes qui peuvent se présenter.

Art. 33.

Aucune personne étrangère à l'administration ne peut être admise dans les bureaux pendant les heures de fermeture.

Il est interdit aux employés d'entrer dans les bureaux auxquels ils ne sont pas attachés, si ce n'est pour affaires de service. L'interdiction est absolue pendant les heures de fermeture et lorsque les bureaux ne sont pas occupés.

Art. 34.

Aucun membre du personnel des bureaux ne peut s'absenter pendant les heures de travail sans motifs graves et sans en avoir obtenu préalablement la permission, laquelle est accordée, pour les chefs de bureau, par le Ministre d'État, et pour les autres employés, par le chef de bureau afférent.

Les employés empêchés de se rendre à leur poste par maladie ou par suite de circonstances imprévues, en feront informer de suite le chef de bureau.

En cas d'absence, le chef de bureau est remplacé par un sous-chef et éventuellement par l'employé qui le suit en rang.

Art. 35.

En cas d'incendie dans les bâtiments de l'Hôtel du Gouvernement ou des maisons avoisinantes, tout le personnel des bureaux doit se rendre immédiatement à son posté, pour coopérer, s'il y a lieu, à l'exécution des mesures de sauvetage.

Dispositions générales.

Art. 36.

Le titre et les fonctions de secrétaire général, tels qu'ils sont prévus par Notre arrêté du 9 juillet 1857, sont supprimés.

Les dispositions antérieures, contraires à celles du présent arrêté, sont abrogées.

Art. 37.

Notre Ministre d'État, Président du Gouvernement, est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera inséré au Mémorial.

Walferdange, le 8 février 1878.

Pour le Roi Grand-Duc:

Son Lieutenant-Représentant dans le Grand-Duché,

HENRI,

PRINCE DES PAYS-BAS

Le Ministre d'État,

Président du Gouvt,

F. DE BLOCHAUSEN.


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