Cahier des charges relatif aux documents et formules standardisés ainsi qu’aux moyens de transmission des données entre le Centre thermal et de santé de Mondorf-les-Bains, les personnes protégées, la Caisse nationale de santé, les caisses de maladie, l’Association d’assurance accident et le Contrôle médical de la sécurité sociale, pris en exécution de l’article 13 de la convention conclue entre le Centre thermal et de santé de Mondorf-les-Bains et la Caisse nationale de santé.

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Cahier des charges relatif aux documents et formules standardisés ainsi qu’aux moyens de transmission des données entre le Centre thermal et de santé de Mondorf-les-Bains, les personnes protégées, la Caisse nationale de santé, les caisses de maladie, l’Association d’assurance accident et le Contrôle médical de la sécurité sociale, pris en exécution de l’article 13 de la convention conclue entre le Centre thermal et de santé de Mondorf-les-Bains et la Caisse nationale de santé.



Vu les articles 61 à 70 du Code de la sécurité sociale,

vu l’article 13 de la convention du 13 décembre 2017 (nommée par la suite « la convention »),

les parties soussignées, à savoir :

Le Centre thermal et de santé (ci-après « le Centre ») avec siège à Mondorf-les-Bains, représenté par le directeur général, Monsieur Pierre PLUMER,

d’une part,

et la Caisse nationale de santé (ci-après « la CNS »), représentée par le président de son Comité directeur, Monsieur Paul SCHMIT,

d’autre part,

ont convenu ce qui suit :

I.

- DOCUMENTS ET FORMULES STANDARDISÉS

Art. 1er .

Les documents, formules et fichiers visés par le présent cahier des charges sont les suivants :

- Glossaire (Annexe I) ;
- Dénomination du fichier électronique de facturation (Annexe II) ;
- Descriptif du fichier électronique de facturation (Annexe III) ;
- Justificatif de paiement (Annexe IV) ;
- Relevé des redressements (Annexe V) ;
- Liste des motifs de refus utilisés par la CNS (Annexe VI) ;
- Modèle de facture (Annexe VII) ;
- Relevé des entrées et des sorties des curistes (Annexe VIII) ;
- Règles de comptabilité générale et analytique (Annexe IX) ;
- Format et dénomination des certificats d’interruption (Annexe X).

Remarque explicative : Toutes les formules visées par le présent cahier des charges s’appliquent dans les relations entre les personnes protégées, le Centre, le Contrôle médical de la sécurité sociale, les caisses de maladie, la CNS et l’Association d’assurance accident.

À l’annexe I du cahier des charges, qui fait partie intégrante de la convention conclue entre le Centre et la CNS, un glossaire reprend les termes et expressions utilisés dans le cadre des échanges entre les parties liées par la convention.

II.

- TRANSMISSION DES DONNÉES PAR VOIE ÉLECTRONIQUE

Mise en œuvre de la transmission par voie électronique de données

Art. 2.

Pour effectuer la transmission par voie électronique, un raccordement au réseau Healthnet avec authentification forte est requis.

Art. 3.

Le Centre s’engage à se doter des moyens de communication suffisants et à suivre la procédure publiée sur le site Internet de la CNS pour accéder au transfert par voie électronique de données structurées et normalisées, de système informatique à système informatique.

Art. 4.

La CNS communique au Centre la décision d’accord ou de refus du droit d’accès à la transmission par voie électronique et le cas échéant lui fait part des motifs de refus. En cas d’accord, le Centre Commun de la Sécurité Sociale (CCSS) lui communique son code et son mot de passe pour qu’il puisse accéder à son compte.

Ces droits d’accès sont strictement personnels et ne peuvent pas être transférés d’un employé à un autre. Tout changement de fonction ou départ d’un employé ayant un accès personnel doit être signalé par le Centre à la CNS.

Dénomination du fichier électronique de facturation

Art. 5.

La dénomination du fichier électronique de facturation prévu par la convention et le présent cahier des charges est définie à l’Annexe II.

Art. 6.

Lors de la transmission par voie électronique des fichiers, le Centre s’engage à respecter la dénomination des fichiers ainsi que les libellés et le contenu des différentes zones définies dans les fichiers électroniques tels que prévus aux annexes III et VIII du présent cahier des charges.

Notification du dépôt d’un fichier

Art. 7.

Lors de chaque dépôt d’un fichier effectué par le Centre sur le compte de la CNS, la CNS en informe le Centre. Cette information constitue une simple notification de dépôt et n’a pas de valeur juridique.

Conservation des preuves numériques

Art. 8.

Dans le cadre des processus de transmissions électroniques, les pièces justificatives numériques sont intégrées et sauvegardées dans les archives électroniques du Centre et de la CNS. L’intégration et la conservation se font conformément aux conditions et modalités prévues par les lois, règlements et conventions en vigueur.

III.

- FACTURATION

Contenu de la facture

Art. 9.

Le fichier électronique de facturation comporte obligatoirement les données figurant sur le modèle prévu à l’Annexe III du présent cahier des charges.

Art. 10.

Dans le cadre d’une matérialisation d’une facture, elle est établie conformément au modèle prévu à l’annexe VII du présent cahier des charges.

Formats des fichiers

Art. 11.

Le fichier électronique de facturation échangé est un fichier plat respectant les spécifications techniques définies à l’Annexe III.

Toute évolution technique du modèle est signalée au Centre qui dispose d’un délai de trois mois pour s’y conformer.

Entrée des données à la CNS

Art. 12.

Le Centre fait parvenir le fichier électronique de facturation par voie électronique à la CNS tel que défini aux articles 2 à 8 du présent cahier des charges.

La transmission du fichier électronique de facturation vaut demande de paiement des montants opposables. Le Centre est responsable de l‘exactitude des données.

Art. 13.

Le Centre ne peut introduire qu’un seul fichier électronique de facturation par mois de calendrier à la CNS.

Le fichier électronique de facturation introduit à la CNS au cours du mois MM porte le nom du mois précédent (MM-1) ainsi que l’année correspondante (AAAAMM-1). À défaut le fichier est retourné au Centre sans être traité. Il est loisible au Centre de présenter les prestations sur un fichier électronique de facturation subséquent.

Art. 14.

Le délai de paiement est calculé selon les dispositions prévues à l’article 18 de la convention.

Art. 15.

Si des cures reprises dans le fichier de facturation sont concernées par une interruption, le Centre transmet à la CNS en même temps que le fichier de facturation et pour chaque interruption de cure, un certificat d’interruption respectant les spécifications techniques définies à l’Annexe X.

Les certificats d’interruption de cure peuvent être regroupés dans un fichier unique compressé respectant les spécifications définies à l’annexe X.

Retour des données au Centre

Art. 16.

La CNS envoie par voie électronique une information de dépôt des fichiers sur le serveur du Centre lorsque les données entrées sur le fichier électronique de facturation sont exploitables et conformes à l’Annexe III du présent cahier des charges. Dans le cas contraire, le fichier est retourné sans être traité par voie électronique au Centre avec indication des motifs du retour.

Art. 17.

L’accusé de réception du fichier électronique de facturation prend la forme d’un email automatique envoyé à l’adresse email fournie par le Centre. L’accusé de réception renseigne expressément la date qui sert de point de départ au calcul du délai de paiement prévu à l’article 18 de la convention.

Art. 18.

Avec le paiement la CNS transmet au Centre un justificatif de paiement sur support papier. Ce justificatif de paiement prend la forme prévue à l’Annexe IV.

Contestation des prestations

Art. 19.

En cas de contestation de prestations, la CNS transmet les motifs de refus prévus à l’annexe VI renseignés sous forme de codes sur le relevé des redressements figurant à l’annexe V du cahier des charges. Ce relevé des redressements est joint au justificatif de paiement.

Valeur comptable des pièces justificatives sur support « papier »

Art. 20.

Dans le cadre des échanges entre le Centre et la CNS, le justificatif de paiement fait office de pièce justificative des écritures comptables.

En foi de ce qui précède les soussignés, dûment autorisés par leurs mandants, ont signé le présent cahier des charges.

Fait à Luxembourg, le 13 décembre 2017 en deux exemplaires.

Pour la Caisse Nationale de Santé,

le président,

Paul Schmit

Pour le Centre thermal et de santé de
Mondorf-les-Bains,

le directeur,

Pierre Plumer


Annexes

Pour visualiser les annexes, veuillez consulter le Journal officiel.


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