Cahier des charges relatif aux documents et formules standardisés ainsi qu'aux moyens de transmission des données entre les masseurs-kinésithérapeutes, les personnes protégées, la Caisse nationale de santé, les caisses de maladie, l'Association d’assurance accident et le Contrôle médical de la sécurité sociale, pris en exécution de l'article 17 de la convention conclue en date du 23 novembre 2016, telle qu’elle a été amendée, entre l’Association luxembourgeoise des kinésithérapeutes et la Caisse nationale de santé.

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Cahier des charges relatif aux documents et formules standardisés ainsi qu'aux moyens de transmission des données entre les masseurs-kinésithérapeutes, les personnes protégées, la Caisse nationale de santé, les caisses de maladie, l'Association d’assurance accident et le Contrôle médical de la sécurité sociale, pris en exécution de l'article 17 de la convention conclue en date du 23 novembre 2016, telle qu’elle a été amendée, entre l’Association luxembourgeoise des kinésithérapeutes et la Caisse nationale de santé.



Vu les articles 61 à 70 du Code de la sécurité sociale,

vu l'article 17 de la convention conclue en date du 23 novembre 2016, telle qu’elle a été amendée, (nommée par la suite « la convention »),

les parties soussignées, à savoir :

L’Association luxembourgeoise des kinésithérapeutes, ci-après nommée « ALK », agissant au titre de groupement professionnel représentatif des masseurs-kinésithérapeutes établie au Luxembourg, représentée par son président, Monsieur Patrick Obertin, déclarant posséder les qualités requises au titre de l'article 62, alinéa 1er du Code de la sécurité sociale

d'une part,

et la Caisse nationale de santé, ci-après nommée « CNS », prévue à l'article 45 du Code de la sécurité sociale, représentée par le président de son Conseil d’administration, Monsieur Christian Oberlé,

d'autre part,

ont convenu de remplacer le cahier des charges comme suit :

I. Généralités
Inventaire des annexes

Art. 1er.

Les documents visés par le présent cahier des charges sont les suivants :

- Formats et standards techniques à utiliser (Annexe 01)
- Titre de prise en charge (Annexe 02)
- Lettre de refus de prise en charge (Annexe 03)
- Mémoire d’honoraires (Annexe 04)
- Formulaire de demande pour le forfait annuel pour frais informatiques (Annexe 05)
- Catégories de lieu de prestation (Annexe 06)

Remarque explicative : Toutes les formules visées par le présent cahier des charges s’appliquent dans les relations entre les personnes protégées, les masseurs-kinésithérapeutes, ci-après nommés « prestataires », le Contrôle médical de la sécurité sociale, les caisses de maladie, la CNS et l’Association d’assurance contre les accidents.

II. Transmission des données par voie électronique
Mise en œuvre de la transmission par voie électronique de données

Art. 2.

Pour effectuer la transmission par voie électronique, un raccordement à un réseau ou une plateforme d’échange déterminé par la CNS est nécessaire. La technologie à utiliser est définie dans l’annexe 01.

Art. 3.

Le prestataire s’engage à se doter des moyens de communication suffisants et à suivre la procédure publiée sur le site Internet de la CNS pour accéder au transfert par voie électronique de données structurées et normalisées, de système informatique à système informatique.

Art. 4.

La CNS communique au prestataire la décision d’accord ou de refus du droit d’accès à la transmission par voie électronique et le cas échéant lui fait part des motifs de refus. En cas d’accord, le Centre commun de la sécurité sociale (CCSS) lui communique son code et son mot de passe pour qu’il puisse accéder à son compte.

Dénomination et structure des fichiers

Art. 5.

La dénomination des fichiers prévus par la convention et le présent cahier des charges est prévue dans l’annexe 01 pour les fichiers d’autorisation et de facturation.

Art. 6.

Lors de la transmission par voie électronique des documents, le prestataire s’engage à respecter les libellés et le contenu des différentes zones définies dans les fichiers d’échange électroniques tels que prévus par les modèles mis à disposition par la CNS.

Notification du dépôt d’un fichier

Art. 7.

Lors de chaque dépôt d’un fichier effectué par un prestataire sur le compte CNS, la CNS en informe le prestataire. Cette information constitue une simple notification de dépôt et n’a pas de valeur juridique.

Conservation des preuves numériques

Art. 8.

Dans le cadre de la transmission électronique des fichiers d’autorisation, de facturation et des ordonnances numérisées, les pièces justificatives numériques sont intégrées et sauvegardées dans les archives électroniques du prestataire et de la CNS. L’intégration et la conservation se font conformément aux conditions et modalités prévues par les lois, règlements et conventions en vigueur.

Fichiers de référence

Art. 9.

La CNS met à disposition des prestataires les fichiers de référence requis pour les échanges liés aux autorisations et à la facturation. La mise à disposition de ces fichiers se fait par publication sur Internet et envoi électronique sur demande.

Les fichiers de référence, énumérés dans l’annexe 01 du présent cahier des charges, définissent les standards techniques applicables, ainsi que les modèles des fichiers d’échange à respecter dans le cadre de l’échange de données électroniques.

En cas de mise à jour des fichiers de référence, la CNS s’engage à en informer les prestataires dans les meilleurs délais. Les prestataires disposent ensuite d’un délai de 3 mois pour s’y conformer.

III. Processus de transmission des données
1. Demande d’autorisation
Entrée des données à la CNS

Art. 10.

Le fichier d’autorisation est en format prévu dans l’annexe 01 et respecte les modèles des fichiers d’échanges mis à disposition par la CNS. La structure du fichier et les données à intégrer sont expliquées dans un descriptif détaillé mis à disposition par la CNS.

Toute évolution technique de la structure du fichier et toute mise à jour des données à intégrer sont signalées aux prestataires au moyen d’une mise à jour des fichiers de référence, conformément à l’article 9 du présent cahier des charges.

Art. 11.

Les demandes d’autorisation sont obligatoirement accompagnées par les ordonnances y associées, numérisées au format prévu dans l’annexe 01 et intégrées dans un fichier d’archivage conformément à l’annexe 01.

Art. 12.

La demande d’autorisation prévue à la convention est transmise par voie électronique tel que défini aux articles 2 à 8 du présent cahier des charges.

Retour des données au prestataire

Art. 13.

Après traitement du dossier de demande d’autorisation, la CNS communique sa décision par voie électronique au prestataire demandeur sous le format prévu dans l’annexe 01.

- En cas d’accord, cette communication de la décision sous forme numérique est à considérer comme l’émission d’un titre de prise en charge.
- En cas de refus, le motif sera communiqué sous forme d’un code anomalie complété par un texte explicatif.

Il incombe au prestataire d’informer la personne protégée de la décision qui lui a été communiquée par la CNS.

Sur demande de la personne protégée, le prestataire matérialise le titre de prise en charge, respectivement une lettre de refus, en imprimant une version papier sur base des données émanant de la CNS. Ce document doit correspondre exactement au modèle prévu aux annexes 02, respectivement 03 du présent cahier des charges. Le prestataire est responsable de l’exactitude des données qui figurent sur le titre de prise en charge, respectivement sur la lettre de refus.

Le titre de prise en charge est défini par un identifiant unique permettant de l’identifier lors de la facturation.

2. Facturation
Contenu du mémoire d’honoraires

Art. 14.

Indépendamment du support sur lequel il est présenté, le mémoire d’honoraires comporte obligatoirement les données figurant sur le modèle prévu à l’annexe 04 du présent cahier des charges.

Art. 15.

Dans le cadre d’une matérialisation d’un mémoire d’honoraires, il est établi conformément au modèle prévu à l’annexe 04 du présent cahier des charges.

Définition des fichiers entrants et sortants

Art. 16.

Le fichier de facturation est en format prévu dans l’annexe 01 et respecte les modèles des fichiers d’échanges mis à disposition par la CNS. La structure du fichier et les données à intégrer sont expliquées dans un descriptif détaillé mis à disposition par la CNS.

Toute évolution technique de la structure du fichier et toute mise à jour des données à intégrer sont signalées aux prestataires au moyen d’une mise à jour des fichiers de référence, conformément à l’article 9 du présent cahier des charges.

Entrée des données à la CNS

Art. 17.

Le fichier de facturation prévu à la convention est transmis par voie électronique tel que défini aux articles 2 à 8 du présent cahier des charges.

La transmission du fichier de facturation vaut demande de paiement des montants opposables. Le prestataire est responsable de l‘exactitude des données.

Art. 18.

Chaque facturier peut introduire au maximum deux fichiers de facturation par mois de calendrier à la CNS.

Retour des données au prestataire

Art. 19.

La CNS envoie par voie électronique une information de dépôt des fichiers sur le serveur lorsque les données d’entrée du fichier de facturation sont exploitables et conformes aux modèles des fichiers d’échanges mis à disposition par la CNS. Dans le cas contraire, une information indiquant les motifs de non-traitement est retournée.

Art. 20.

L’information de dépôt sert comme accusé de réception et renseigne expressément la date qui sert de point de départ au calcul du délai de paiement prévu à l’article 25 de la convention.

Art. 21.

Après vérification des données, la CNS dépose le fichier électronique de retour du décompte mensuel de facturation sur le serveur. Conformément aux modèles des fichiers d’échanges mis à disposition par la CNS, ce fichier indique le montant pris en charge et, le cas échéant, les motifs de contestation sous forme de codes anomalies complétés par des textes explicatifs.

IV. Processus de transmission des données

Art. 22.

Pour les documents suivants prévus par la convention, le format et le contenu définis dans les annexes respectives du présent cahier des charges sont à respecter :

- Titre de prise en charge (Annexe 02)
- Lettre de refus de prise en charge (Annexe 03)
- Mémoire d’honoraires (Annexe 04)
- Formulaire de demande pour le forfait annuel pour frais informatiques (Annexe 05)

Fait à Luxembourg, le 5 juin 2019 en deux exemplaires.

Pour l’Association luxembourgeoise des
kinésithérapeutes,

Le président,

Patrick Obertin

Pour la Caisse nationale de santé,

Le directeur,

Christian Oberlé

Annexes

Pour visualiser les annexes, veuillez consulter la version pdf du Journal officiel.


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