Loi du 18 mars 2013 relative aux traitements de données à caractère personnel concernant les élèves

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Loi du 18 mars 2013 relative aux traitements de données à caractère personnel concernant les élèves.

Nous Henri, Grand-Duc de Luxembourg, Duc de Nassau,

Notre Conseil d'État entendu;

De l'assentiment de la Chambre des Députés;

Vu la décision de la Chambre des Députés du 28 février 2013 et celle du Conseil d'État du 12 mars 2013 portant qu'il n'y a pas lieu à second vote;

Avons ordonné et ordonnons:

Art. 1er.

Au sens de la présente loi, on entend par:

1. élève: toute personne inscrite à un établissement d'enseignement établi sur la base des lois régissant l'enseignement fondamental, secondaire, secondaire technique, la formation professionnelle, l'éducation différenciée, la logopédie, la formation des adultes, l'enseignement supérieur de type court ainsi que sur la base de la loi modifiée du 13 juin 2003 concernant les relations entre l'État et l'enseignement privé, de même que toute personne résidant au Luxembourg et recevant un enseignement de ce niveau au Luxembourg ou à l'étranger;
2. administration de l'Éducation nationale: l'ensemble des administrations, services, écoles ou institutions qui sont placés sous l'autorité du ministre ayant l'Éducation nationale dans ses attributions, appelé par la suite «le ministre»;
3. traitement de données à caractère personnel: toute opération ou ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés, et appliquées à des données, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, ainsi que le verrouillage, l'effacement ou la destruction.

Art. 2.

(1)

Le ministre met en oeuvre les traitements des données à caractère personnel concernant les élèves et leurs représentants légaux qui sont nécessaires à la réalisation des finalités énoncées à l'article 3. Les dispositions de la loi modifiée du 2 août 2002 relative à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel s'appliquent également aux traitements de données à caractère personnel prévus par la présente loi.

(2)

Le ministre a la qualité de responsable du traitement. Il peut faire exécuter sous sa responsabilité tout ou partie des obligations qui lui incombent en vertu de la loi par un membre du cadre supérieur de son ministère.

(3)

Le ministre désigne parmi les fonctionnaires du cadre supérieur de son ministère un chargé de la protection des données.

Art. 3.

(1)

Les finalités à réaliser au moyen du traitement de données visé à l'article 2 sont les suivantes:

1. le contrôle du respect de l'obligation scolaire;
2. le contrôle de l'assiduité de l'élève;
3. l'organisation et le fonctionnement de l'École;
4. la gestion du parcours scolaire de l'élève;
5. la mise en oeuvre d'analyses et de recherches à des fins de planification et d'évaluation de la qualité de l'enseignement après dépersonnalisation des données afférentes conformément aux dispositions de l'article 8;
6. l'identification et l'authentification de l'élève moyennant une carte d'élève dont le modèle ainsi que les modalités de délivrance, d'utilisation et de retrait sont arrêtés par règlement grand-ducal.

(2)

Les données concernant les élèves, à soumettre au traitement visé à l'article 2, sont relatives à l'identification et l'authentification des élèves dans l'intérêt des missions définies à l'article 3 (1) sous les points 1 à 4 et 6, ainsi qu'à l'identification et l'authentification des représentants légaux dans l'intérêt des missions définies à l'article 3 (1) sous les points 1 et 3.

Il s'agit des informations suivantes:

1. concernant les élèves:
a) données obligatoires: nom, prénom, sexe, date de naissance, matricule, ville et pays de naissance, nationalité, photographie, adresse privée du domicile;
b) données facultatives: adresse électronique, numéros de téléphone;
2. concernant les représentants légaux de l'élève:
a) données obligatoires: nom, prénom, sexe, matricule, état civil, nationalité, adresse privée du domicile, numéros de téléphone;
b) donnée facultative: adresse électronique.

Les photographies ne sont conservées que pendant une durée de deux mois après la délivrance de la carte d'élève électronique et sont, à l'expiration de ce délai, automatiquement et irréversiblement supprimées.

(3)

Outre les données mentionnées au paragraphe (2), sont également traitées des données relatives

a)

à l'inscription, l'admission, la fréquentation, la répartition dans les classes, dans l'intérêt des missions définies à l'article 3 (1) sous les points 1 à 4.

Il s'agit des informations suivantes:

1. établissement d'enseignement et classe d'origine;
2. ordre d'enseignement, année d'études ou cycle;
3. auditoires, options, modules et cours suivis, activités périscolaires;
4. statut d'inscription, date de sortie.
b)

à l'évaluation et à la certification des résultats scolaires ainsi qu'à la documentation des décisions pédagogiques et administratives à travers les différents ordres d'enseignement, dans l'intérêt des missions définies à l'article 3 (1) sous les points 4 et 5.

Il s'agit des informations suivantes:

1. résultats scolaires, notes, bilans de compétences;
2. décisions de promotion et avis d'orientation;
3. résultats obtenus à des épreuves organisées au niveau national et aux épreuves d'examen;
4. mesures de remédiation, aménagements particuliers, régime linguistique spécifique, dispenses et absences;
5. certifications et diplômes avec les compléments obtenus à l'école ou reconnus par le ministre;
6. contrat d'apprentissage et données relatives à l'organisme de formation;
7. équivalence du niveau des études suivies dans une école privée, dans l'École européenne, dans une école transfrontalière ou à l'étranger.
c)

au milieu culturel, familial et professionnel dans l'intérêt des missions définies à l'article 3 (1) sous le point 5.

Il s'agit des informations suivantes:

1. première langue et, le cas échéant, autres langues parlées au domicile;
2. rang des frères et soeurs;
3. pays d'origine et date d'entrée au pays;
4. niveau d'études, catégorie professionnelle et niveau de revenus des représentants légaux de l'élève.
d)

au passage à la vie active dans l'intérêt de la mission définie à l'article 3 (1) sous le point 5.

Il s'agit des informations suivantes:

1. date d'entrée au lycée;
2. relevé des classes fréquentées;
3. date de sortie du lycée;
4. certifications et diplômes obtenus à tous les niveaux;
5. occupation(s) professionnelle(s).

Art. 4.

(1)

Dans la poursuite des finalités décrites à l'article 3, paragraphe (1), le ministre peut accéder aux traitements de données suivants:

1. pour les finalités 1 à 4 et 6, le registre général des personnes physiques et morales créé par la loi du 30 mars 1979 organisant l'identification numérique des personnes physiques et morales, afin d'obtenir les informations d'identification des élèves et de leurs représentants légaux;
2. pour les finalités 3 et 5, le fichier exploité pour le compte de l'Agence pour le développement de l'emploi, pour l'attribution de postes d'apprentissage et l'organisation de stages en entreprise;
3. pour la finalité 5, le fichier d'une aide financière de l'État pour études supérieures exploité pour le compte du ministre ayant l'Enseignement supérieur dans ses attributions, en vue d'obtenir les informations sur la transition des élèves de l'enseignement secondaire et secondaire technique vers l'enseignement supérieur;
4. pour les finalités 2 à 4, les fichiers exploités pour le compte des chambres professionnelles aux fins de suivi des élèves faisant un apprentissage dans le cadre de la formation professionnelle;
5. pour les finalités 3 et 4, les fichiers exploités pour le compte des écoles privées, de l'École européenne et des écoles transfrontalières, aux fins de l'accueil des élèves qui en proviennent, ainsi que de la prise en considération de leur parcours scolaire antérieur;
6. pour les finalités 4 et 5, les fichiers exploités pour le compte des administrations étrangères ainsi que des écoles dans les régions limitrophes, aux fins d'avoir des données sur les élèves résidant au Grand-Duché et scolarisés à l'étranger;
7. pour la finalité 3, les fichiers exploités pour le compte des administrations communales, aux fins de la planification de l'organisation scolaire;
8. pour les finalités 3 et 4, les fichiers exploités pour le compte du ministre ayant la Famille dans ses attributions, aux fins de suivi des élèves fréquentant un centre socio-éducatif de l'État ou pensionnaires d'une maison d'enfants de l'État ou d'un internat conventionné, ainsi que des élèves pris en charge par des structures d'accueil;
9. pour la finalité 5, le fichier exploité pour le compte de l'Inspection générale de la sécurité sociale, renseignant exclusivement sur la catégorie professionnelle des représentants légaux de l'élève;
10. pour la finalité 5, le fichier des bénéficiaires d'allocations familiales exploité pour le compte de la Caisse nationale des Prestations familiales, aux fins d'avoir des informations sur les élèves âgés de plus de 18 ans poursuivant des études non universitaires à l'étranger;
11. pour les finalités 1 à 3, le fichier des demandeurs de protection internationale exploité pour le compte du Service des Immigrés, aux fins de la scolarisation des élèves dont les représentants légaux ont introduit une demande de protection internationale.

(2)

Les données des fichiers accessibles en vertu du paragraphe (1) sont déterminées par règlement grand-ducal.

(3)

Les données établies par l'administration de l'Éducation nationale sont celles énoncées à l'article 3, paragraphe (3), sous les points a), b), c) et d).

(4)

Les données à recueillir directement auprès de l'élève ou de ses représentants légaux sont des données non fournies par le registre général des personnes physiques et morales, les données énoncées à l'article 3, paragraphe (3), sous le point c), à l'exception de la catégorie professionnelle, ainsi que celles relatives au premier emploi.

(5)

Le système informatique par lequel l'accès ou le traitement des données à caractère personnel sont opérés doit être aménagé de la manière suivante:

a) l'accès aux fichiers est sécurisé moyennant une authentification forte;
b) les informations relatives aux personnes ayant procédé au traitement ainsi que les informations traitées, la date et l'heure du traitement sont enregistrées et conservées pendant un délai de 3 ans, afin que le motif du traitement puisse être retracé. Les données à caractère personnel traitées doivent avoir un lien direct avec la finalité à laquelle participe la personne ayant procédé au traitement dans le cadre de ses attributions et qui a motivé le traitement.

(6)

Seules peuvent être traitées les données à caractère personnel strictement nécessaires selon le principe de proportionnalité.

(7)

À l'entrée de l'élève dans une école de l'enseignement fondamental, au moment de son inscription dans un lycée de l'enseignement secondaire ou secondaire technique, ainsi que lors de la collecte de données dans d'autres contextes, les représentants légaux et l'élève majeur sont informés individuellement par écrit:

1. des finalités du traitement des données;
2. des destinataires des données;
3. de leur droit d'accès aux données;
4. de leur droit de rectification des données;
5. des modalités d'exercer les droits visés aux points 3 et 4;
6. des conséquences du refus de fournir les renseignements obligatoires demandés à l'article 3, paragraphe (2), du refus de les fournir dans le délai prescrit, ainsi que du fait de fournir intentionnellement des renseignements inexacts ou incomplets.

Art. 5.

L'accès aux données et la possibilité de les traiter sont gérés par un système de gestion des identités et des droits d'accès. Ce système constitue la base de la gestion des droits d'accès, de leur attribution à leur suppression, à l'échelle de toutes les données, pour tous les membres de l'administration de l'Éducation nationale ainsi que pour les partenaires de l'École appelés à intervenir sur des données en vertu de la législation scolaire.

Les critères et conditions d'accès aux données, les modalités d'octroi et de retrait des autorisations d'accès, la périodicité de la révision des accès et la durée de leur validité sont déterminés par règlement grand-ducal.

Art. 6.

Le ministre est autorisé à communiquer, par des procédés informatisés ou non, des données à caractère personnel relatives aux élèves, aux autorités et aux entités suivantes:

1. à l'Agence pour le développement de l'emploi, aux fins de mettre les élèves en contact avec des organismes de formation dans le cadre de l'attribution de postes d'apprentissage offerts;
2. au ministre ayant l'Enseignement supérieur dans ses attributions, aux fins de suivi des élèves poursuivant des études supérieures;
3. aux conseillers à l'apprentissage, aux fins de suivi des élèves faisant un apprentissage dans le cadre de la formation professionnelle;
4. aux écoles privées, à l'École européenne et aux écoles transfrontalières, aux fins de l'accueil des élèves provenant de l'enseignement public;
5. à l'Institut national pour le développement de la formation professionnelle continue, aux fins de constitution d'un échantillon représentatif de profils et de parcours scolaires d'élèves pour suivre ceux-ci au passage de la formation initiale à la formation continue ou à la vie active;
6. au ministre ayant les Transports dans ses attributions, aux fins de l'organisation des transports scolaires individualisés;
7. aux administrations communales, aux fins de vérification de l'obligation scolaire;
8. à la Caisse nationale des Prestations familiales, aux fins de permettre à celle-ci de décider de la continuation ou de l'interruption du versement d'allocations familiales pour les enfants qui ne sont plus dans l'obligation de fréquenter l'école;
9. au Centre commun de la Sécurité sociale, aux fins de permettre la prise en charge des accidents scolaires par l'assurance-accidents;
10. au ministre ayant la Famille dans ses attributions, aux fins de suivi des élèves fréquentant un centre socio-éducatif de l'État ou une maison d'enfants de l'État et de la prise en charge socio-éducative des élèves par les structures d'accueil et des enfants et jeunes adultes bénéficiant ou étant susceptibles de bénéficier d'une mesure d'aide suivant l'article 11 de la loi modifiée du 16 décembre 2008 relative à l'aide à l'enfance et à la famille;
11. au ministre ayant la Santé dans ses attributions, aux fins de la mise en oeuvre de la médecine scolaire et pour des analyses portant sur la santé des élèves;
12. à la Fondation Restena, aux fins de la constitution d'adresses électroniques des élèves;
13. à l'Inspection générale de la sécurité sociale et au CEPS-INSTEAD, aux fins de l'établissement de l'indice socio-économique et socioculturel en vue de l'attribution de contingents de leçons d'enseignement aux communes et syndicats intercommunaux pour l'organisation de l'enseignement fondamental.

Les données relatives à la nationalité et au pays d'origine, celles relatives à l'éventuel statut de protection internationale et au placement d'un mineur dans une structure d'accueil ne peuvent être communiquées à des tiers.

Les données qui peuvent être communiquées aux destinataires énumérés ci-dessus sont déterminées par règlement grand-ducal.

La communication se fait directement par interconnexion entre systèmes informatiques ou par voie électronique. Le système informatique par lequel un accès direct est accordé à un tiers doit être aménagé de sorte que les informations relatives à la personne bénéficiant de la communication, les informations communiquées, la date, l'heure, ainsi que le motif précis de la communication puissent être retracés.

Art. 7.

Les supports informatiques ou autres contenant des données à caractère personnel sont conservés dans un lieu sûr dont l'accès est sécurisé.

Le ministre prend toutes les mesures pour assurer la confidentialité et la sécurité des données conformément aux articles 21 à 23 de la loi modifiée du 2 août 2002 relative à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel.

En vue de la réalisation d'études longitudinales, les données peuvent être conservées au maximum sept ans après la fin du cursus scolaire ou l'obtention du diplôme de fin d'études secondaires ou secondaires techniques.

Les données concernant les mesures de remédiation, les aménagements particuliers, le régime linguistique spécifique, les dispenses et absences ne sont pas conservées au-delà du cursus scolaire.

Les dispositions qui précèdent ne préjudicient pas à l'archivage des informations relatives aux diplômes et bulletins scolaires qui poursuit une finalité de certification.

Art. 8.

Le traitement ou la communication à des tiers, à l'aide de procédés informatisés ou non, de données concernant les élèves à des fins d'analyses et de recherches statistiques ne peut se faire que moyennant des données dépersonnalisées afin que celles-ci ne permettent pas l'identification des personnes auxquelles elles s'appliquent.

Le ministre peut s'associer avec des partenaires luxembourgeois ou étrangers, du secteur public ou privé, pour mener des recherches et des analyses scientifiques qui prennent en compte des données de la présente base. Les données à caractère personnel sont traitées de manière à ce qu'il ne soit plus possible d'identifier ultérieurement les personnes concernées, soit à travers une solution logicielle, soit par un tiers intermédiaire.

Art. 9.

Le refus de fournir les renseignements obligatoires demandés à l'article 3, paragraphe (2), le refus de les fournir dans le délai prescrit ainsi que le fait de fournir intentionnellement des renseignements inexacts ou incomplets sont passibles d'une amende de 25 euros à 250 euros.

Mandons et ordonnons que la présente loi soit insérée au Mémorial pour être exécutée et observée par tous ceux que la chose concerne.

La Ministre de l'Éducation nationale et de la Formation professionnelle,

Mady Delvaux-Stehres

Château de Berg, le 18 mars 2013.

Henri

Doc. parl. 6284; sess. ord. 2010-2011, 2011-2012 et 2012-2013.


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