Règlement grand-ducal du 27 décembre 1974 concernant la procédure de la retenue d'impôt sur les salaires et les pensions.

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Règlement grand-ducal du 27 décembre 1974 concernant la procédure de la retenue d'impôt sur les salaires et les pensions.



Nous JEAN, par la grâce de Dieu, Grand-Duc de Luxembourg, Duc de Nassau,

Vu les articles 136 et 144 de la loi du 4 décembre 1967 concernant l'impôt sur le revenu;

Vu l'avis commun des chambres professionnelles du salariat du 4 novembre 1974;

Vu Notre conseil d'Etat entendu;

Vu la modification apportée au texte examiné par le Conseil d'Etat;

Vu l'article 27 de la loi du 8 février 1961 portant organisation du Conseil d'Etat et considérant qu'il y a urgence;

Sur le rapport de Notre ministre des finances et après délibération du gouvernement en conseil;

Arrêtons:

Section 1 re. - Définitions

Art. 1er.

Au sens du présent règlement on entend

par loi, la loi du 4 décembre 1967 concernant l'impôt sur le revenu, telle qu'elle a été modifiée par la suite;
par retenue ou impôt retenu, la retenue d'impôt sur les traitements et salaires instituée par le titre I, chapitre VIII, section II de la loi et étendue à certaines pensions par l'article 144 de la loi; est également considéré comme retenue, l'impôt afférent aux rémunérations nettes d'impôt;
par salaires ou pensions ou par rémunérations:
a) les salaires qui, aux termes de l'article 136, alinéa 1er de la loi, sont passibles de la retenue à la source au titre de l'impôt sur le revenu,
b)

les pensions passibles de cette retenue en vertu de l'article 144 de la loi.

Pour l'application des articles 2 à 20 sont assimilées aux salaires et pensions sub a et b les rémunérations dispensées de retenue aux termes de l'article 25 et celles qui sont attribuées à des titulaires de fiches de non imposition prévues par le règlement ministériel portant exécution de l'article 143 de la loi;

par salariés ou pensionnés, les contribuables bénéficiant respectivement d'un salaire ou d'une pension visés au numéro 3;
par cotisations légales de sécurité sociale, les cotisations de sécurité sociale légalement obligatoires, pour autant qu'elles font l'objet d'une retenue de la part de l'employeur ou de la caisse de pension (part salariale), et le prélèvement forfaitaire opéré dans le secteur public dans l'intérêt de la péréquation des pensions;
par établissement, l'entreprise, l'exploitation, la partie d'entreprise ou d'exploitation, les caisses de pensions et, en général, tout organe administratif dans lequel l'employeur ou la caisse de pension procède à la liquidation des salaires ou des pensions et à la détermination de la retenue d'impôt et conserve les fiches de retenue ou de non imposition de ses salariés et de ses pensionnés;
par suppléments de salaires pour travail hors horaire normal, les suppléments de salaires payés pour les heures supplémentaires ainsi que pour le travail de nuit, de dimanche et de jour férié dont question à l'article 115, numéro 11 de la loi;
par prestations pécuniaires de maladie, l'indemnité pécuniaire de maladie, l'allocation ménagère, le pécule d'hospitalisation et l'indemnité pécuniaire de maternité prévus par les articles 8, 9 et 13 du code des assurances sociales ainsi que les indemnités analogues dont question aux articles 97 et 107 du même code, pour autant que ces prestations sont considérées comme salaires et ne bénéficient pas de l'exemption prononcée par l'article 115, numéro 7 de la loi;
par avances de prestations pécuniaires de maladie, les prestations versées par les employeurs en conformité du règlement grand-ducal portant exécution de l'article 8, alinéas 7 et 8 du code des assurances sociales, sous réserve de liquidation définitive de ces prestations ainsi que de déclaration et versement de la retenue d'impôt afférente par la caisse de maladie;
10° par administration, l'organe de l'administration compétent au stade considéré de la procédure;
11° par bureau R.T.S., le bureau de la retenue d'impôt sur les salaires compétent pour l'établissement au sens du numéro 6;
12° par bureau de recette, le bureau de recette compétent pour l'établissement au sens du numéro 6.
Section 2. - Enregistrement comptable de la retenue d'impôt
Compte de salaire ou de pension

Art. 2.

(1)

L'employeur ou la caisse de pension doit tenir au lieu de l'établissement un compte de salaire ou de pension pour chaque salarié ou pensionné. Le directeur des contributions ou son délégué peut autoriser, aux conditions qu'il déterminera, l'employeur qui a confié la comptabilité des salaires à une personne étrangère à l'entreprise ou à l'exploitation, à faire tenir et conserver les comptes de salaire hors de l'établissement.

(2)

Les comptes doivent être tenus conformément aux prescriptions des articles 3 à 7 dans un registre spécial ou sur des fiches mobiles qui sont reliées ou brochées et numérotées en fin d'année. En cas de fragmentation d'un compte chaque partie doit signaler l'existence de l'autre.

(3)

Les inscriptions doivent être faites en caractères usuels. Toutefois les employeurs ou caisses de pension disposant d'ensembles électroniques ou électromécaniques peuvent être autorisés par le directeur des contributions ou son délégué à mémoriser l'ensemble ou partie des inscriptions sur supports perforés ou magnétiques, à condition que les possibilités de contrôle par l'administration n'en soient pas affectées et que les données mémorisées soient imprimées à la fin de chaque année d'imposition.

(4)

Les comptes de salaire et de pension doivent être conservés par les employeurs et les caisses de pension pendant un délai de dix ans à compter de la fin de l'année d'imposition dont il s'agit.

Inscriptions liminaires

Art. 3.

(1)

En tête du compte, l'employeur ou la caisse de pension inscrit les nom, prénoms, qualité, date de naissance, domicile ou résidence de l'intéressé ainsi que la date du début ou de la fin de l'emploi ou du service de la pension, si elle se situe en cours d'année. En cas de changement de domicile ou de résidence en cours d'année, l'indication afférente est à redresser.

(2)

L'employeur ou la caisse de pension inscrit ensuite les genre et numéro de la fiche de retenue, la classe d'impôt y compris, s'il y a lieu, le nombre de charges d'enfants et, le cas échéant, les montants annuel, mensuel et journalier de la déduction inscrite sur la fiche ainsi que la période de déduction. En outre, pour les détenteurs d'une fiche de retenue additionnelle, le taux de retenue est indiqué.

(3)

A défaut de fiche de retenue, il y a lieu

a) en ce qui concerne les titulaires touchant un salaire ou une pension qui, en vertu du droit interne ou de conventions internationales, n'est pas imposable au Grand-Duché, d'indiquer le bureau émetteur de la fiche de non imposition.
b) en ce qui concerne les titulaires touchant un salaire ou une pension pour lesquels une fiche de retenue n'est pas requise, de mentionner le revenu en question et, le cas échéant, l'autorisation afférente;
c) en ce qui concerne les titulaires refusant de remettre une fiche de retenue, de signaler le fait et, le cas échéant, la dispense de procéder à la retenue d'après les dispositions tarifaires les plus onéreuses.

(4)

Lorsque la situation faisant l'objet d'une inscription conformément aux deux alinéas qui précèdent survient ou se trouve modifiée ou lorsque plusieurs situations pareilles se succèdent au cours d'une année d'imposition, il y a lieu d'inscrire les dates de début et de fin des situations dont il s'agit.

(5)

L'employeur signale enfin si le titulaire est affilié à un régime de sécurité sociale complémentaire et, dans l'affirmative, si les cotisations ou primes sont imposées forfaitairement selon les dispositions des articles 7 à 10 du règlement grand-ducal portant exécution des articles 95, dernier alinéa et 110, N° 3 de la loi.

Tenue du compte en cours d'année

Art. 4.

(1)

Chaque allocation de rémunération donne lieu, sous réserve des dispenses prononcées par l'article 5, à des inscriptions au compte de salaire ou de pension. Les avances de prestations pécuniaires de maladie faites par des employeurs pour compte des caisses de maladie ne sont pas visées par la phrase qui précède. Pour chaque rémunération à inscrire, le compte de salaire ou de pension doit, pour les besoins fiscaux, présenter, les indications ci-après, pour autant qu'il y a lieu:

le jour de l'attribution;
la période de paie ou de pension;
la nature de la rémunération, en distingant entre
a) salaire,
b) pension,
c) cotisation ou prime de sécurité sociale complémentaire des salariés visée à l'article 6;
le caractère de la rémunération, en distinguant entre rémunération ordinaire, salaire occasionnel, rémunération extraordinaire et rémunération non périodique autre que rémunération extraordinaire;
le montant brut, si la rémunération est versée en espèces; on entend par montant brut l'ensemble des émoluments et avantages attribués avant distraction des éléments visés aux numéros 7 à 10 et 12;
la valeur brute exprimée en francs, si la rémunération est attribuée en nature;
en ce qui concerne les suppléments de salaires pour travail hors horaire normal, le montant exempté, les prestations dans chaque catégorie de taux ainsi que les taux appliqués;
la rémunération ou la partie de rémunération exemptée pour une cause autre que celle visée au numéro 7 et la mention de la disposition d'exemption;
les cotisations légales de sécurité sociale, dans la mesure où elles ne sont pas relatives à la partie exemptée de la rémunération inscrite sous le numéro 8;
10° la déduction inscrite sur la fiche de retenue pour la période de paie ou de pension indiquée au numéro 2; si plusieurs déductions valables pour une même période figurent sur la fiche, le total des différentes déductions est à inscrire;
11° la rémunération servant de base à la retenue, cet élément s'entendant de la différence entre ceux inscrits, d'une part, sous les numéros 5 et 6 et, d'autre part, sous les numéros 7 à 10;
12° la retenue, en tenant compte des prescriptions de l'alinéa 3;
13° en cas de retenue sur des rémunérations non périodiques, extraordinaires ou non, le taux de retenue appliqué;
14° en cas de retenue selon le barème de la retenue d'impôt sur rémunérations extraordinaires, la date de la communication préalable à l'administration exigée par l'article 141 de la loi.

(2)

En cas d'allocation de rémunérations nettes d'impôt, le compte de salaire ou de pension doit indiquer également le montant brut de la rémunération et ses différents composants déterminés selon les dispositions de la section 5 du règlement grand-ducal relatif à la détermination de la retenue d'impôt sur les salaires et les pensions.

(3)

Pour l'inscription de la retenue visée au numéro 12 de l'alinéa 1 er, les prescriptions suivantes doivent être observées:

a) lorsque, malgré leur inscription séparée au compte de salaire, des rémunérations de différents ordres versées pour une même période de paie doivent être réunies pour la détermination de la retenue, le fait que la retenue unique procède de diverses rémunérations doit être signalé de façon apparente;
b) en cas d'imputation, conformément aux dispositions de l'article 23, d'impôt retenu en trop sur des rémunérations antérieures de la même année d'imposition, il y a lieu d'inscrire la retenue effective subsistant après imputation ou, dans l'hypothèse de l'alinéa 4 de l'article 23, la retenue non imputée à rembourser au salarié ou pensionné, et d'indiquer en marge du compte le tropperçu imputé et sa provenance;
c) lorsque, pour compenser un défaut de retenue relatif à une rémunération antérieure de la même année d'imposition, l'employeur ou la caisse de pension retient un impôt plus important que celui qui serait normalement dû eu égard à la rémunération en voie d'enregistrement, il y a lieu d'inscrire tant la retenue normale que le complément de retenue et d'indiquer en marge la rémunération à laquelle le complément se rapporte.

(4)

Les employeurs ou caisses de pension peuvent procéder à l'inscription de données non visées ci-dessus à condition que les rubriques destinées aux enregistrements prescrits par les dispositions de la présente section n'en soient pas perturbées. Ils peuvent en outre remplacer les inscriptions pour lesquelles un seul montant est prévu par leurs différents composants.

(5)

Pour chaque allocation de rémunérations le compte de salaire ou de pension doit être signé pour acquit par le bénéficiaire à moins qu'il n'y soit renvoyé à la pièce comptable documentant le versement de la rémunération.

(6)

L'employeur est tenu de signaler au compte de salaire les périodes d'interruption de rémunération en raison d'incapacité de travail pour maladie ou accident ou de congé de maternité ouvrant droit au versement de prestations pécuniaires de maladie par les caisses de maladie, que ces prestations soient avancées par l'employeur ou non.

(7)

Les employeurs autorisés par conventions conclues sur la base de l'article 4, alinéa 2 du règlement grand-ducal portant exécution de l'article 8, alinéas 7 et 8 du code des assurances sociales, à procéder à la liquidation des prestations pécuniaires de maladie, de même qu'à la déclaration et au versement des retenues d'impôt afférentes sont, pour l'indication de la nature des rémunérations prévue par le numéro 3 de l'alinéa 1 er, tenus de subdiviser les salaires en salaires proprement dits et prestations pécuniaires de maladie. Pour ces mêmes employeurs l'alinéa 6 n'est pas applicable.

Dispense d'inscription au compte

Art. 5.

(1)

Sous réserve des dispositions dérogatoires des alinéas 2 et 3 et de celles de l'article 6, tous les salaires ou pensions, ou parties de telles rémunérations, alloués sous quelque dénomination que ce soit au titre de l'année d'imposition, sont à inscrire au compte de salaire ou de pension, même s'ils sont exemptés de l'impôt sur le revenu ou dispensés de la retenue d'impôt.

(2)

Ne donnent lieu à aucune inscription au compte de salaire ou de pension, les cotisations à charge des employeurs que ceux-ci versent, en vertu d'une obligation légale, aux établissements et caisses de sécurité sociale (part patronale) ou aux caisses d'allocations familiales des salariés.

(3)

Les employeurs ou caisses de pension pourront, sur demande, être dispensés de l'obligation de procéder à l'inscription au compte de salaire ou de pension des rémunérations ou parties de rémunérations ci-après:

les indemnités allouées aux fonctionnaires et agents de l'Etat, pour autant qu'elles entrent dans les prévisions de l'article 115, numéro 2 de la loi;
les indemnités spéciales et les prestations en nature exemptées en vertu de l'article 115, numéro 3 de la loi;
les rémunérations dispensées de retenue aux termes de l'article 25.

La dispense, qui est de la compétence du directeur des contributions ou de son délégué ne sera accordée que si les indemnités et rémunérations en cause sont de faible importance ou que si la comptabilité du demandeur offre à leur sujet d'autres possibilités de contrôle.

Inscriptions relatives aux cotisations et primes de sécurité sociale complémentaire

Art. 6.

(1)

Le versement par l'employeur de cotisations ou primes de sécurité sociale complémentaire des salariés visées à l'article 1 er du règlement grand-ducal portant exécution des articles 95, dernier alinéa et 110, N° 3 de la loi fait l'objet d'inscriptions au compte de salaire dans les conditions des alinéas qui suivent.

(2)

Si l'employeur retient tout ou partie des cotisations ou primes sur les salaires courants, il y a lieu, pour l'inscription des salaires courants et des cotisations ou primes conformément aux prescriptions respectives de l'article 4 et des alinéas 3 et 4, de procéder comme si l'employeur n'avait attribué qu'un salaire diminué après avoir pris à sa charge les cotisations ou primes retenues. L'employeur doit cependant inscrire en amont de la position réservée à l'inscription de la rémunération brute

a) la rémunération virtuelle, c'est-à-dire le salaire avant déduction des cotisations ou primes retenues,
b) les cotisations ou primes retenues.

(3)

Les cotisations et primes imposées de façon forfaitaire selon les dispositions des articles 7 à 10 du règlement visé à l'alinéa 1 er ne font l'objet d'aucune inscription autre que celles résultant, le cas échéant, des dispositions de l'alinéa 2.

(4)

Les cotisations et primes non imposées de façon forfaitaire donnent lieu aux inscriptions suivantes:

le montant brut de la cotisation ou prime sous la rubrique des rémunérations brutes,
la déduction préférentielle sous la rubrique des rémunérations exemptées visée au numéro 8 de l'article 4, alinéa 1er, sans que la restriction du numéro 9 du même alinéa puisse s'y appliquer,
l'excédent éventuel de la cotisation ou prime sous la rubrique des rémunérations servant de base à la retenue,
la retenue à condition qu'elle ait été déterminée sur la base des seules cotisations ou primes. Si elle a été déterminée sur la base d'une rémunération constituée par un salaire et une tranche de cotisation ou prime, la fraction relative à la tranche de cotisation ou prime n'est ni déterminée ni inscrite séparément.

Par ailleurs, si le compte est ouvert au nom du titulaire d'une fiche additionnelle, mention de l'autorisation spéciale prévue par l'article 5 du règlement précité doit être faite en marge du compte.

Clôture du compte

Art. 7.

(1)

Après l'enregistrement de la dernière attribution de salaire ou de pension de l'année d'imposition, l'employeur ou la caisse de pension clôture le compte de salaire ou de pension en inscrivant, s'il y a lieu:

la période totale au titre de laquelle les rémunérations ont été attribuées;
le total annuel des inscriptions faites au titre des numéros 5 à 12 de l'article 4, alinéa 1er, les totaux des numéros 5 et 6 étant toutefois réunis en un seul montant;
en cas de versement d'un rappel de pension prenant cours avant le début de l'année du versement, le montant du rappel compris dans le total annuel brut des rémunérations et la quote-part afférente aux années antérieures, les cotisations sociales relatives aux deux montants qui précèdent ainsi que la date du début de la période de rappel;
au cas où les cotisations ou primes de sécurité sociale complémentaire des salariés inscrites en vertu de l'article 6 n'ont pas été soumises à l'imposition forfaitaire:
a) le total annuel des cotisations et primes figurant dans le total annuel brut des rémunérations;
b) le montant annuel de la déduction préférentielle.

(2)

En cas d'attribution, au cours d'une même année d'imposition, de salaires, de pensions et de cotisations ou primes de sécurité sociale complémentaire, les totaux annuels dont question au numéro 2 de l'alinéa qui précède sont à établir et à inscrire séparément pour les rémunérations de chacune des trois natures précitées.

(3)

Les employeurs ou caisses de pension procédant au décompte annuel dans les conditions fixées par l'article 145 de la loi et le règlement d'exécution afférent inscrivent sous le total annuel de l'impôt retenu l'impôt annuel se dégageant du barème de l'impôt annuel ainsi que la différence entre ces deux montants, cette différence constituant l'excédent de retenues à restituer au salarié ou pensionné dans les cas où le total des retenues excède l'impôt annuel. En cas d'imputation de l'excédent de retenues sur la retenue relative à la dernière attribution de salaire ou de pension de l'année, cette imputation est à signaler de façon apparente. En cas de restitution directe, la date de cette restitution est à indiquer et la quittance est à annexer au compte de salaire ou de pension de l'année d'imposition donnant droit à restitution.

Section 3. - Communication des données enregistrées aux comptes de salaire ou de pension
Extrait de compte

Art. 8.

(1)

L'employeur ou la caisse de pension est tenu de délivrer un extrait de chaque compte de salaire ou de pension. Cet extrait porte obligatoirement sur l'ensemble des salaires et des pensions versés durant l'année d'imposition par l'employeur ou la caisse de pension au titulaire du compte.

(2)

L'extrait est établi sur la fiche de retenue conformément à l'article 9:

a) en cas de changement d'employeur ou de caisse de pension en cours d'année, avant la remise de la fiche de retenue au salarié ou au pensionné, sous réserve des dispositions des alinéas 6 et 7;
b) dans les autres cas, après la fin de l'année et avant la remise de la fiche à l'administration des contributions.

(3)

A défaut de fiche de retenue d'impôt, l'extrait de compte est établi sur des fiches spéciales conformément à l'article 10.

(4)

Toute altération des extraits de compte est interdite.

(5)

Les fiches de retenue d'impôt comportant les extraits de compte doivent être remises d'office au bureau compétent avant le 1 er mars de l'année qui suit l'année d'imposition à laquelle le compte se rapporte. Il en est de même des fiches spéciales, sauf que celles-ci doivent être transmises sans délai en cas de cessation en cours d'année de l'occupation salarié ou du service de la pension.

(6)

La prise en charge d'un salarié par une caisse de maladie durant une période d'incapacité de travail pour maladie ou accident ou durant un congé de maternité ne donne lieu ni à un transfert de la fiche de retenue, ni à l'établissement par l'employeur d'un extrait de compte. L'extrait est établi, conformément à l'alinéa 2, soit après la fin de l'année, soit lors d'un changement d'employeur autre que la prise en charge par la caisse de maladie.

(7)

Dès la fin de l'année, les caisses de maladie établissent pour les prestations pécuniaires liquidées par elles des extraits de compte sur des imprimés spéciaux élaborés par l'administration, étant entendu qu'il n'est établi par salarié qu'un seul extrait comportant, en ce qui concerne les données à indiquer, le détail par période de maladie et le total annuel. La présente disposition ne s'applique pas en ce qui concerne les prestations pécuniaires de maladie liquidées par les employeurs visés à l'article 4, alinéa 7.

Art. 9.

(1)

L'extrait du compte de salaire ou de pension est établi sur la fiche de retenue d'impôt selon le tracé prévu au verso de la fiche. Il peut toutefois être établi sous une forme différente à spécifier par l'administration des contributions aux employeurs et caisses de pension munis d'équipements électroniques ou électromécaniques qui en font la demande.

(2)

En cas d'attribution, au cours d'une même année d'imposition, de rémunérations de nature différente (salaires, pensions, cotisations ou primes de sécurité sociale complémentaire non imposées forfaitairement), les rémunérations dont il s'agit sont indiquées séparément et affectées des signes distinctifs respectifs S, P ou C.

(3)

L'extrait mentionne, s'il y a lieu, les données énumérées ci-après, les chiffres entre parenthèses indiquant les numéros sous lesquels ces mêmes données figurent à l'alinéa 1 er de l'article 4 relatif aux inscriptions périodiques aux comptes de salaires ou de pension:

le début et la fin de la période d'attribution de la rémunération, dont question à l'article 7, alinéa 1er, numéro 1;
la rémunération brute (5 et 6);
les cotisations légales de sécurité sociale (9);
la déduction inscrite sur la fiche de retenue (10);
les suppléments de salaires exemptés pour travail hors horaire normal (7);
les autres montants exemptés (8);
la rémunération servant de base à la retenue (11);
la retenue (12) éventuellement redressée à la suite du décompte annuel, conformément aux dispositions de l'article 7, alinéa 3;
les désignation, adresse et numéro fiscal de l'établissement;
10° au cas où la rémunération brute visée au numéro 2 comprend un rappel de pension prenant cours avant le début de l'année de versement, les indications portées au compte de pension en vertu de l'article 7, alinéa 1er, numéro 3;
11° au cas où des cotisations ou primes de sécurité sociale complémentaire non imposées forfaitairement figurent à l'extrait, le montant correspondant à la déduction préférentielle visée à l'article 7, alinéa 1er, numéro 4b;
12° le fait qu'en cours d'année la rémunération a été interrompue une ou plusieurs fois en raison d'une incapacité de travail pour maladie ou accidents ou d'un congé de maternité, que les prestations pécuniaires de maladie afférentes aient été avancées ou non par l'employeur; la présente disposition ne s'applique pas en ce qui concerne les interruptions qui ont donné lieu à une liquidation de prestations pécuniaires de maladie par les employeurs visés à l'article 4, alinéa 7.

(4)

Les employeurs ou caisses de pension indiquent en outre s'ils ont ou non procédé au décompte annuel.

Art. 10.

Si la fiche de retenue d'impôt fait défaut, en raison, soit d'une disposition légale ou réglementaire (dispense de présentation d'une fiche de retenue), soit du refus du salarié ou du pensionné de présenter la pièce en question, l'extrait du compte de salaire ou de pension est à établir sur des fiches spéciales élaborées par l'administration et tenues à la disposition des employeurs et des caisses de pension par les bureaux R.T.S. Les conditions générales des alinéas 2 et 3 de l'article précédent doivent être observées lors de l'établissement des fiches spéciales.

Certificat de salaire ou de pension et de retenue d'impôt

Art. 11.

(1)

L'employeur ou la caisse de pension est tenu de délivrer au bureau R.T.S. un certificat de salaire ou de pension et de retenue d'impôt avant le 1 er mars de l'année qui suit l'année d'imposition, si le salaire ou la pension de l'année d'imposition dépasse la limite générale d'imposition par voie d'assiette fixée en vertu de l'article 3, numéro 1 du règlement grand-ducal portant exécution de l'article 153 de la loi. Pour l'application de la disposition qui précède le salaire ou la pension allouée pendant une période d'attribution inférieure à douze mois est converti en un montant annuel; il en est de même si la rémunération a été interrompue pendant une ou plusieurs périodes pour maladie, accident ou maternité dans des conditions ouvrant droit à des prestations pécuniaires de maladie, sauf si la liquidation a eu lieu par un employeur visé à l'article 4, alinéa 7.

(2)

L'employeur ou la caisse de pension délivrera le même certificat sur demande

a) au salarié ou au pensionné pour lui servir de pièce à l'appui d'une déclaration pour l'impôt sur le revenu,
b) à tout intéressé dans les cas où une disposition légale ou réglementaire prévoit la délivrance d'une telle pièce.

(3)

Les certificats de salaire ou de pension et de retenue d'impôt sont établis sur des imprimés spéciaux fournis par l'administration des contributions ou agencés selon ses directives.

(4)

Les prestations pécuniaires de maladie sont à comprendre dans le salaire et ses composantes certifiés uniquement si elles ont été liquidées par un employeur visé à l'article 4, alinéa 7. Les autres employeurs doivent cependant signaler si des indemnités ont été versées, qu'elles aient ou non été avancées par l'employeur.

(5)

Le certificat de salaire et de retenue d'impôt établi au nom d'un salarié par une caisse de maladie en raison des prestations pécuniaires de maladie liquidées et versées par elle doit comprendre toutes les indemnités versées en cours d'année du chef de ce salarié, même si ces indemnités ont été avancées par l'employeur.

Autres communications

Art. 12.

Les employeurs, tant du secteur public que du secteur privé, qui allouent des pensions ou autres allocations, même bénévoles, à leurs anciens salariés, ainsi que les caisses de pension doivent fournir au bureau R.T.S. Luxembourg II avant le 15 décembre de chaque année un relevé indiquant par ordre alphabétique ou par ordre des numéros d'immatriculation les bénéficiaires des pensions, le montant brut et le montant semi-net de la pension versée ou à verser pour le mois de décembre et les allocations non périodiques ou extraordinaires servies au cours de l'année. Dans la mesure où ils en ont connaissance, les employeurs et caisses de pension indiquent en outre si le pensionné ou son épouse touchent une ou plusieurs pensions auprès d'un ou de plusieurs autres des employeurs ou caisses de pension dont question ci-dessus et indiquent les numéros d'immatriculation desdites pensions. Les dispositions du présent article ne s'appliquent pas aux gratifications soumises à une imposition forfaitaire conformément au règlement grand-ducal portant exécution de l'article 137, alinéa 3 de la loi.

Section 4. - Déclaration et versement de la retenue d'impôt
Périodes de déclaration et de versement

Art. 13.

(1)

L'employeur ou la caisse de pension est tenu de déclarer et de verser l'impôt retenu dans les conditions fixées aux articles 14 et 15. Une déclaration et, le cas échéant, un versement doivent intervenir au titre de chacune des périodes de déclaration et de versement définies à l'alinéa 2.

(2)

La période de déclaration et de versement correspond

a) au mois lorsque la somme des retenues de l'année précédente s'est élevée en moyenne mensuelle à au moins 3.000 francs;
b) au trimestre lorsque la somme des retenues de l'année précédente s'est élevée en moyenne mensuelle à au moins 150 francs, tout en restant inférieure à 3.000 francs;
c) à l'année lorsque la somme des retenues de l'année précédente a été inférieure en moyenne mensuelle à 150 francs.

Pour l'appréciation de l'importance mensuelle des retenues, celles-ci sont mises en compte avant déduction éventuelle de remboursements d'excédents de retenues suite à un décompte annuel.

(3)

En cas de création d'un établissement ou de premier engagement de salariés en cours d'année, la somme des retenues faites jusqu'à la fin du mois suivant celui de la création ou du premier engagement se substitue à la moyenne mensuelle considérée pour l'exécution de l'alinéa 2.

(4)

Le ministre des finances peut

a) majorer les limites de retenue prévues par l'alinéa 2, sans que ces limites puissent toutefois excéder les moyennes mensuelles respectives de 10.000 francs et 1.000 francs.
b) dans des cas individuels ou pour une pluralité de cas individuels, modifier la fréquence des périodes de déclaration résultant de l'alinéa 2 en prévoyant des périodes annuelles, semestrielles ou trimestrielles pour des employeurs ou caisses de pension astreints, selon l'alinéa 2, à une fréquence plus élevée des déclarations, à condition que soit maintenue la fréquence des versements qui, s'ils ne font pas suite à une déclaration, sont qualifiés de provisionnels.
Déclaration de la retenue d'impôt

Art. 14.

(1)

Sans égard aux obligations relatives au versement des retenues, l'employeur ou la caisse de pension est tenu de déclarer ces dernières au bureau de recette dans les dix jours qui suivent la fin de la période de déclaration.

(2)

La déclaration doit être établie sur des imprimés mis à la disposition par l'administration et signés par l'employeur ou le président de la caisse de pension ou par une personne mandatée par ces derniers. Elle comporte obligatoirement, outre la désignation de l'établissement, la période de déclaration et l'affirmation de sincérité, l'indication, s'il y a lieu,

a) de l'impôt retenu durant la période de déclaration, compte tenu des remboursements effectués conformément aux dispositions de l'article 23, alinéa 4,
b) des excédents de retenues se dégageant des décomptes annuels auxquels a procédé l'employeur ou la caisse de pension, pour autant qu'il a restitué ces excédents aux salariés ou pensionnés au cours de la période dont il s'agit.
c) le solde à verser correspondant à la différence entre les montants déclarés selon les lettres a et b.

(3)

L'absence de retenue au cours d'une période déterminée ne dispense pas l'employeur ou la caisse de pension de l'obligation de déposer une déclaration qui, dans ce cas, doit signaler qu'aucun impôt n'a été retenu.

(4)

L'employeur ou la caisse de pension qui ne verse plus de salaire ni de pension soumis à retenue peut, sur demande, être déchargé de l'obligation de déposer des déclarations périodiques de retenue.

(5)

Le versement de cotisations ou de primes de sécurité sociale complémentaire soumises à l'imposition forfaitaire prévue par les articles 7 à 10 du règlement grand-ducal portant exécution des articles 95, dernier alinéa, et 110, N° 3 de la loi fait l'objet de déclarations spéciales indiquant la retenue forfaitaire.

Ces déclarations spéciales sont établies et transmises selon la fréquence applicable, aux termes de l'alinéa 2, aux déclarations ordinaires du même employeur.

(6)

Le bureau de recette surveille la rentrée ponctuelle des déclarations de retenue d'impôt sur salaires et pensions. Tout retard dans la remise des déclarations peut être sanctionné par l'application du supplément prévu par le § 168, alinéa 2 de la loi générale des impôts, sans préjudice des astreintes pouvant être prononcées en vertu du ß 202 de la même loi générale.

Versement de la retenue d'impôt

Art. 15.

(1)

Dans les dix jours qui suivent la fin de chaque période de versement, l'employeur ou la caisse de pension est tenu de verser au bureau de recette l'impôt retenu non compensé et déclaré conformément aux dispositions de l'article 14.

(2)

Le document de versement doit indiquer le numéro fiscal de l'établissement, la mention «retenue sur salaires (pensions)», la période de versement et, le cas échéant, l'indication que le versement a trait aux retenues résultant d'impositions forfaitaires visées à l'article 14, 5 e alinéa.

(3)

Une remise ou une modération d'impôt retenu sur les salaires ou les pensions mais non versé ne peut pas être accordée au bénéfice de l'employeur.

Section 5. - Révision comptable

Art. 16.

(1)

Le bureau R.T.S. contrôle la régularité des opérations relatives à la retenue d'impôt sur les salaires et les pensions et à sa déclaration en procédant à des revisions périodiques des pièces comptables documentant les opérations précitées accomplies par les établissements situés dans son rayon de compétence. La cadence des revisions devrait être au moins trisannuelle sans préjudice de revisions extraordinaires, notamment en cas d'irrégularités de la déclaration et du versement de la retenue d'impôt.

(2)

Les résultats des revisions sont consignés dans un rapport de revision.

Art. 17.

(1)

La revision a essentiellement pour but de constater si tous les salariés et pensionnés, même occasionnels, et tous les salaires et pensions passibles de retenue, sous quelque forme qu'ils aient été attribués, ont été soumis à la retenue d'impôt selon les dispositions légales et réglementaires en vigueur au moment de la retenue et si les montants retenus ont été déclarés aux bureaux de recette ou, en cas d'application de l'article 13, alinéa 4, lettre b, ont fait l'objet de versements provisionnels.

(2)

La revision englobe les opérations relatives aux décomptes annuels effectués par les employeurs et les caisses de pension.

Art. 18.

(1)

Les employeurs ou caisses de pension sont tenus, lorsqu'ils en sont requis par un reviseur de l'administration justifiant de sa qualité par la présentation de la carte d'identité de service

a) d'autoriser ce reviseur à pénétrer dans les locaux de l'établissement durant les heures usuelles de service,
b) de mettre à sa disposition un local approprié et les installations nécessaires pour l'accomplissement de sa mission.

(2)

Les employeurs ou caisses de pension, ainsi que leurs employés sont tenus de communiquer au reviseur les fiches de retenue d'impôt conservées par eux, les comptes de salaires ou de pensions visés à l'article 2 ainsi que tous autres documents comptables, dans la mesure où le reviseur estime cette communication nécessaire pour la constatation des rémunérations de toute nature allouées aux salariés ou pensionnés.

(3)

Les employeurs et caisses de pension sont, par ailleurs, tenus

a) de fournir au reviseur toutes explications permettant d'interpréter de façon exacte les écritures comptables,
b) de donner, sur demande du reviseur, tous renseignements nécessaires pour l'appréciation de la situation fiscale des personnes dont la qualité de salarié dans l'établissement est douteuse.

(4)

Les obligations prévues aux trois alinéas qui précèdent incombent également aux personnes étrangères à l'établissement dans l'hypothèse visée à la seconde phrase de l'alinéa 1 er de l'article 2.

Art. 19.

(1)

Les salariés d'un établissement doivent, sur demande du reviseur, renseigner celui-ci sur la nature et le montant de leurs rétributions et lui communiquer tous documents, tels que fiche de retenue d'impôt ou de non imposition et fiches de paie pouvant se trouver en leur possession.

(2)

Le reviseur est également autorisé à requérir des personnes visées à l'alinéa 3b de l'article 18 des renseignements propres à éclaircir leur situation fiscale.

Art. 20.

Les organismes de sécurité sociale et d'allocations familiales sont tenus de prêter leur concours aux services de l'administration chargés de la surveillance et de la revision des opérations relatives à la retenue d'impôt sur les salaires et les pensions sans qu'ils puissent leur opposer les dispositions des lois sociales interdisant aux organismes en question de divulger les faits et installations qu'ils parviendront à connaître dans l'accomplissement de leur mission.

Section 6. - Fixation de l'impôt par l'administration

Art. 21.

(1)

A défaut de déclaration ou en cas de détermination inexacte de la retenue, l'impôt en souffrance est fixé par l'administration qui, conformément aux dispositions des alinéas 4 et 5 de l'article 136 de la loi et à celles de la loi générale des impôts, en réclame le paiement au moyen d'un bulletin écrit, soit de l'employeur ou de la caisse de pension, soit du salarié ou du pensionné, soit de toute autre personne responsable du paiement de l'impôt. Les dispositions du présent alinéa ne font pas obstacle aux autres possibilités de récupération des insuffisances de retenue, telles que le décompte annuel spécial donnant lieu à recouvrement complémentaire prévu par l'article 19 du règlement grand-ducal portant exécution de l'article 145 de la loi.

(2)

Le bulletin de la retenue d'impôt sur les salaires et les pensions doit contenir:

a) le montant de l'impôt à verser;
b) les éléments de la détermination de l'impôt àverser, pour autant qu'ils n'ont pas été communiqués au destinataire du bulletin;
c) l'indication que la fixation est complémentaire si elle ne porte pas sur l'ensemble des retenues dues au titre de la période de fixation;
d) l'indication des modalités de versement de l'impôt;
e) une instruction relative aux voies et moyens de recours.

(3)

L'émission d'un bulletin de la retenue d'impôt peut être omise à l'encontre d'un salarié ou d'un pensionné imposable par voie d'assiette ou passible du décompte annuel à condition, pour ce dernier, qu'il soit établi selon la procédure de l'article 19 du règlement cité à l'alinéa 1 er et donne lieu au recouvrement d'un éventuel supplément d'impôt annuel.

(4)

Un bulletin de la retenue d'impôt ne peut être émis à l'encontre d'une personne autre que le salarié ou le pensionné en cause, pour autant que cette personne établit que l'impôt en souffrance a fait l'objet de la part du salarié ou pensionné d'un versement à la suite soit d'un décompte annuel, soit d'une imposition par voie d'assiette. L'émission d'un bulletin de la retenue d'impôt peut également être omise pour autant que l'employeur ou la caisse de pension souscrit soit une déclaration de retenue d'impôt, soit une reconnaissance du supplément d'impôt dû sur le rapport de revision, cette dernière étant, quant à ses effets, assimilée à la déclaration de retenue d'impôt.

(5)

Pour autant que, au moment de la notification d'un bulletin de la retenue d'impôt émis à l'encontre de l'employeur ou de la caisse de pension, le compte de salaire ou de pension contenant le défaut ou l'insuffisance de retenue n'est pas encore clôturé, l'impôt versé par l'employeur ou la caisse de pension est inscrit comme retenue au compte de salaire ou de pension, Si, toutefois, l'impôt versé ne peut être récupéré par l'employeur ou la caisse de pension de la part du salarié ou du pensionné, il doit également être inscrit comme allocation de salaire ou de pension à ce dernier.

Section 7. - Restitution de l'indu
Principe

Art. 22.

(1)

Tout impôt indûment retenu est susceptible de restitution, indépendamment des droits au remboursement, à la compensation ou à l'imputation d'excédents de retenues pouvant résulter du décompte annuel institué par l'article 145 de la loi ou de l'imposition par assiette prévue par l'article 153 de la loi.

(2)

La restitution de l'indu a lieu sur demande conformément aux dispositions de l'article 24, à moins que l'employeur ou la caisse de pension n'y procède dans les cas et sous les conditions prévues à l'article 23.

(3)

Est irrecevable toute demande en restitution portant sur une retenue mise en compte lors d'un décompte annuel ou d'une imposition par voie d'assiette.

(4)

Une demande en restitution peut être tenue en suspens si le montant à restituer est inférieur à 500 francs ou s'il résulte d'une erreur ou d'une négligence du salarié ou du pensionné, à condition que ce dernier puisse faire valoir ses droits lors du décompte annuel ou d'une imposition par voie d'assiette.

Restitution par l'employeur ou la caisse de pension

Art. 23.

(1)

L'employeur ou la caisse de pension est, dans les conditions et modalités des alinéas qui suivent, autorisé à restituer au salarié ou pensionné l'impôt retenu en trop au titre de périodes de paie ou de pension antérieures de l'année d'imposition en cours, dès lors que l'excès de retenue est imputable à l'une des situations suivantes:

retenue déterminée par application inexacte des indications de la fiche de retenue d'impôt ou de non imposition ou des dispositions réglementant la retenue dans ces circonstances;
retenue faite durant le mois de janvier sur la base des indications de la fiche de retenue de l'année antérieure, conformément aux dispositions de l'article 27, alinéa 3 du règlement ministériel portant exécution de l'article 143 de la loi;
retenue faite durant la période de rétroaction sur la base des indications antérieures de la fiche de retenue en cas de conversion, de correction ou d'autre modification de la fiche de retenue avec effet rétroactif.

(2)

La restitution a lieu soit par imputation de l'indu sur la retenue relative à la première période de paie qui suit la constatation de l'excès de retenue et, en cas d'insuffisance, sur les retenues des périodes suivantes jusqu'à entière compensation, soit par versement direct dans les conditions de l'alinéa 4.

(3)

La restitution par l'employeur ou la caisse de pension est exclue

si une partie ou l'ensemble de l'impôt retenu en trop l'a été du fait d'un autre employeur ou caisse de pension,
si une demande en restitution a été déposée au bureau R.T.S.,
si le bureau R.T.S. avise l'employeur ou la caisse de pension de ne pas procéder à une restitution,

(4)

Si l'imputation risque de ne pas aboutir à une compensation intégrale à court terme en raison soit de l'insuffisance des retenues à venir du même salarié ou pensionné, soit de la cessation de l'occupation du salarié ou du service de la pension, l'employeur ou la caisse de pension est autorisé à verser directement au salarié ou pensionné l'excès de retenue.

(5)

En cas d'application des dispositions du présent article, l'employeur ou la caisse de pension procède aux inscriptions au compte de salaire ou de pension comme prévu à l'article 4, alinéa 3, lettre b.

Remboursement par l'administration

Art. 24.

(1)

Les demandes en remboursement de l'impôt indûment retenu sont à présenter dans les délais prévus par les §§ 151 à 154 de la loi générale des impôts.

(2)

Dans les cas visés à l'article 23, alinéa 1 er, le bureau R.T.S. ne peut rembourser le trop perçu qu'au vu d'une affirmation écrite de l'employeur ou de la caisse de pension que ce dernier n'a pas procédé ni ne procédera à une restitution comme il y serait autorisé par l'article 23. Si le salarié ou pensionné en cause a, au cours de la période sur laquelle porte la demande en remboursement, changé d'employeur ou de caisse de pension, il doit produire une affirmation de chaque employeur ou caisse de pension. Au cas où l'employeur ou la caisse de pension a restitué une partie de l'indu par compensation et que la demande ne porte que sur le solde, l'affirmation de l'employeur ou de la caisse de pension doit indiquer quelle fraction de l'indu a été restituée par ses soins.

(3)

Le bureau R.T.S. procédant au remboursement d'une retenue indue est tenu d'en informer le bureau chargé, selon le cas, du décompte annuel ou de l'imposition par assiette du salarié ou du pensionné bénéficiant de la restitution.

Section 8. - Dispense et report de la retenue d'impôt
Dispense de la retenue

Art. 25.

(1)

Sont dispensés de la retenue

le casuel des écclésiastiques,
le casuel et les indemnités similaires des greffiers et des personnes exerçant des fonctions comparables,
les rémunérations extraordinaires allouées en l'absence de toute rémunération ordinaire ou non périodique autre qu'extraordinaire de la part du même employeur ou de la même caisse de pension.

(2)

Le directeur des contributions peut dispenser de la retenue certains salaires, pour autant qu'ils sont basés sur des éléments à caractère aléatoire.

(3)

Tout salarié ou pensionné bénéficiant de rémunérations dispensées de retenue est soumis à l'imposition par voie d'assiette.

Report de la retenue

Art. 26.

Lorsqu'une même période de paie ou de pension donne lieu à l'attribution d'un ou de plusieurs acomptes prévisionnels et à un décompte définitif, la retenue d'impôt peut être reportée au décompte définitif et opérée sur la base de toutes les attributions faites au titre de la période de paie. Toutefois, l'administration peut, dans des cas particuliers, obliger l'employeur ou la caisse de pension à procéder à une retenue d'impôt lors de chacune des attributions précitées.

Section 9. - Sollicitation d'avis

Art. 27.

(1)

Le bureau R.T.S. est, sur demande écrite émanant soit de l'employeur ou de la caisse de pension, soit du salarié ou du pensionné, tenu de donner son avis sur l'application des dispositions relatives à la retenue d'impôt sur les salaires ou les pensions dans un cas déterminé.

(2)

L'avis sollicité n'est pas injonctif. Il peut être limité à une certaine période et est révocable. Aucune action en réclamation en vertu de l'article 21 ne peut être exercée à l'égard d'un employeur ou caisse de pension qui, en se conformant à l'avis sollicité, a effectué une retenue insuffisante.

Section 10. - Dispositions diverses
Employeurs et caisses de pension établis à l'étranger

Art. 28.

(1)

Le présent règlement ne s'applique pas aux employeurs et caisses de pension non résidents.

(2)

Toutefois les employeurs établis à l'étranger et occupant des salariés au Grand-Duché sont, pour autant que les rémunérations sont imposables au Grand-Duché, tenus de procéder à la retenue dans les conditions fixées par les lois et règlements,

a) s'ils possèdent un établissement stable au Grand-Duché,
b) s'ils y ont un représentant permanent, ou
c) s'ils y exercent le colportage ou une profession ambulante.

(3)

Les employeurs et caisses de pension non résidents et non visés à l'alinéa 2 qui, sur une base volontaire, procèdent à la retenue sur les rémunérations imposables au Grand-Duché doivent se conformer aux dispositions légales et réglementaires relatives à la retenue de l'impôt et notamment à celles de l'article 2 relatives à la tenue des comptes de salaire ou de pension.

Administrations publiques

Art. 29.

(1)

L'Etat et les communes ainsi que les autres collectivités de droit public sont tenus, à l'instar des autres employeurs ou caisses de pension, de procéder, selon les dispositions de la loi et des règlements pris pour son exécution, à la retenue sur les salaires et les pensions qu'ils versent. Les caisses publiques versant des salaires ou des pensions ont les droits et les devoirs accordés ou imposés aux employeurs et aux caisses de pension par les dispositions précitées.

(2)

Les caisses publiques sont tenues de communiquer tous les ans avant le 31 janvier au bureau R.T.S. une liste des salariés et pensionnés non résidents auxquels elles ont versé des salaires ou des pensions relatifs à des prestations de service ou à une occupation actuelle ou antérieure.

Section 11. - Dispositions finales

Art. 30.

(1)

Le présent règlement est applicable à partir de l'année d'imposition 1975.

(2)

Sont abrogés avec effet à partir de la même année d'imposition

1. les textes suivants, pour autant qu'ils ont été maintenus en vigueur par l'article 187, alinéa 1er de la loi et qu'ils n'ont pas été abrogés par les règlements pris après la mise en vigueur de la loi:
a) l'ordonnance d'exécution de la retenue sur salaires du 10 mars 1939,
b) les directives de 1940 relatives à l'ordonnance précitée,
c) l'arrêté ministériel du 28 mars 1943,
d) l'arrêté ministériel du 16 novembre 1950 concernant la retenue d'impôt sur les pensions,
e) l'article 6, alinéa 6 à 9,et l'article 12 de l'arrêté grand-ducal du 21 novembre 1960 déterminant les modalités du décompte annuel.
2. Les articles 1er et 2 du règlement grand-ducal du 3 décembre 1969 portant exécution des articles 136, alinéa 1er et 153, alinéa 3, phrase 2, de la loi.

Art. 31.

Notre ministre des finances est chargé de l'exécution du présent règlement qui sera publié au Mémorial.

Le Ministre des Finances,

Raymond Vouel

Crans, le 27 décembre 1974

Jean


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