Règlement grand-ducal du 12 mai 1975 portant organisation et fonctionnement du centre d'informatique, d'affiliation et de perception des cotisations commun aux institutions de sécurité sociale.

Adapter la taille du texte :

Règlement grand-ducal du 12 mai 1975 portant organisation et fonctionnement du centre d'informatique, d'affiliation et de perception des cotisations commun aux institutions de sécurité sociale.



Nous JEAN, par la grâce de Dieu, Grand-Duc de Luxembourg, Duc de Nassau;

Vu les articles 8, alinéas 2 et 10 de la loi du 25 avril 1974 portant institution d'une inspection génerale de la sécurité sociale et création d'un centre d'informatique, d'affiliation et de perception des cotisations commun aux institutions de sécurité sociale;

Vu l'article 27 de la loi du 8 février 1961 portant organisation du Conseil d'Etat et considérant qu'il y a urgence;

Sur le rapport de Notre ministre du travail et de la sécurité sociale et après délibération du gouvernement en conseil;

Arrêtons

Chapitre I. - Attributions

Art. 1er.

Le centre d'informatique, d'affiliation et de perception des cotisations commun aux institutions de sécurité sociale, désigné ci-après par centre commun, dont les attributions, conformément à l'article 8 de la loi du 25 avril 1974, ont un caractère essentiellement technique, aura notamment pour mission, dans l'intérêt des différentes institutions de sécurité sociale:

a) de gérer les équipements communs de saisie et de traitement de l'information;
b) d'effectuer sur ordinateur leurs travaux;
c) de promouvoir et d'organiser de façon rationnelle et coordonnée leur automatisation, notamment en ce qui concerne la programmation des applications, la collecte, la transmission et le traitement des données sur ordinateur;
d) de constituer, de gérer et de tenir à jour leurs fichiers communs;
e) d'enregistrer les affiliations aux différents régimes de sécurité sociale;
f) de procéder aux calculs, à la perception, au recouvrement et à la répartition des cotisations;
g) de leur fournir les informations individuelles ou statistiques qui sont nécessaires à l'exécution de leurs tâches;
h) de renseigner et d'informer les assurés;
i) d'être le correspondant dans leurs relations avec les employeurs;
j) de procéder au contrôle des employeurs et des assurés.

Dans l'accomplissement de ses tâches, le centre commun bénéficiera de la collaboration des différentes institutions de sécurité sociale ainsi que de l'inspection générale de la sécurité sociale qui, sur sa demande, bénéficiera de tous travaux et données nécessaires à l'accomplissement de sa mission

Chapitre II. - Organisation

Art. 2.

Le centre commun se compose d'une section informatique et d'une section affiliation et perception des cotisations. Aux fins du présent règlement ces deux sections seront désignées par les termes de respectivement «section informatique» et «section affiliation».

Art. 3.

Sous réserve du droit du comité de gestion de disposer autrement, la section informatique est chargée des attributions visées à l'article 1er lettres a), b) et c) du présent règlement, la section affiliation de celles visées au même article, lettres d), e), f), g), h), i) et j). Celles ayant trait à l'inspection générale de la sécurité sociale sont, suivant le cas, à charge de l'une ou de l'autre des deux sections

Chapitre III. - Fonctionnement de la section affiliation
I. Les affiliations

Art. 4.

Toutes déclarations d'entrée ou de sortie ainsi que tous changements généralement quelconques ayant une influence sur les modalités de l'assurance seront adressés à la section affiliation dans un délai de huit jours, sous peine d'amende d'ordre. Ces déclarations seront faites par les employeurs pour les assurés salariés et par les assurés eux-mêmes s'ils sont ressortissants de professions indépendantes ou affiliés volontaires, continués ou statutaires.

Aux fins de vérification des données recueillies, la section affiliation pourra s'entourer de tous renseignements qu'elle jugera utiles. Elle est autorisée à les recueillir au moyen de questionnaires soit auprès des employeurs, soit auprès des assurés; les questionnaires dûment remplis doivent être retournés à la section affiliation dans le délai prévu à l'alinéa 1er du présent article, sous peine d'amende d'ordre.

Dans l'accomplissement de sa mission elle bénéficie de l'aide de toutes administrations, les changements d'état civil ou de charge de famille étant recueillis notamment auprès des officiers de l'état civil.

Art. 5.

La section affiliation procédera, suivant les directives des comités-directeurs respectifs, à l'affiliation des assurés et transmettra sans délai toutes les données jugées nécessaires aux institutions de sécurité sociale compétentes.

Les contestations relatives aux affiliations seront vidées par la voie des recours ordinaires en matière de sécurité sociale. Néanmoins l'affiliation sera provisoirement maintenue jusqu'à une décision définitive.

La section affiliation enverra à chaque assuré une carte de légitimation qui vaudra, le cas échéant, accusé de réception de la déclaration d'entrée. En cas de cessation de l'assurance la section affiliation avisera aux moyens devant permettre d'informer les assurés de la cessation de leurs assurances. Elle procédera pour tous les assurés au renouvellement annuel de la carte de légitimation

II. Déclaration et perception des cotisations

Art. 6.

La section affiliation est chargée de la perception et du recouvrement des cotisations pour toutes les institutions de sécurité sociale. Toutefois, la caisse de maladie des fonctionnaires et employés publics, la caisse de maladie des fonctionnaires et employés communaux, les caisses de maladie d'entreprise ainsi que les organismes de sécurité sociale du régime agricole sont autorisés à procéder eux-mêmes, pour le compte du centre commun, à la perception et au recouvrement des cotisations qui leur sont dues.

Art. 7.

Les employeurs sont tenus, pour les personnes qu'ils occupent, de déclarer tous les mois les rémunérations brutes telles qu'elles sont définies aux dispositions légales afférentes. A cet effet il ne sera pas tenu compte des plafonds cotisables le cas échéant prévus.

Par dérogation aux dispositions de l'alinéa précédent le centre commun pourra passer des conventions spéciales avec les employeurs ou certaines catégories d'assurés.

Les employeurs disposant d'équipements informatiques pourront être autorisés à procéder au transfert des données sur support informatique ainsi qu'au calcul des cotisations à condition de se conformer aux normes établies par le centre commun.

Les employeurs qui ne seront pas en mesure de définir la rémunération brute visée à l'alinéa 1er du présent article sont tenus de se procurer à la section affiliation un formulaire sur lequel ils indiqueront tous les renseignements nécessaires au calcul de la rémunération brute. Tous les changements à ces éléments sont à déclarer dans le délai de huit jours prévu à l'article 4 du présent règlement sous peine d'amende d'ordre.

Les revenus professionnels des non-salariés tels que déterminés dans les législations afférentes sont fournis annuellement par l'administration des contributions.

Art. 8.

A moins de convention conclue conformément à l'alinéa 2 de l'article 7 du présent règlement, la section affiliation enverra au début de chaque mois aux employeurs des listes regroupant l'ensemble des ouvriers et des employés qu'ils occupent.

Sur ces listes les employeurs sont tenus d'indiquer pour chaque personne toutes les rémunérations et tous autres avantages et indemnités généralement quelconques, soumis à cotisation en vertu de dispositions légales, dont l'assuré jouit en raison de son occupation soumise à l'assurance. Ils sont tenus en outre d'indiquer les modifications intervenues d'un mois à l'autre, soit par rapport au montant des rémunérations, soit par rapport à la composition du personnel soumis à l'assurance, en y ajoutant le cas échéant les dates d'entrée et de sortie.

Les avantages et indemnités généralement quelconques sont à inscrire séparément.

Les listes sont à retourner dans les dix jours à la section affiliation sous peine d'amende d'ordre.

Les inscriptions prévues par le présent article ne dispensent en aucun cas les employeurs de faire les déclarations prévues à l'article 4.

A la fin de chaque année les employeurs indiqueront pour chaque ouvrier le total de toutes les rémunérations réalisées, l'ensemble des journées de travail prestées y comprises les journées de repos complémentaire visées à l'article 197 alinéa 2 du code des assurances soiales; en outre ils indiqueront le total des salaires et mois cotisables auprès des régimes supplémentaires obligatoires.

Art. 9.

La section affiliation procédera au calcul des cotisations en se basant sur les lois et règlements applicables à chaque institution de sécutiré sociale.

Art. 10.

La perception des cotisations dues aux institutions de sécurité sociale s'opérera tous les mois.

Toutefois en cas de convention conclue en application des dispositions de l'alinéa 2 de l'article 7 du présent règlement, les employeurs pourront être autorisés à ne verser mensuellement que des avances dont le mode de calcul sera fixé dans la convention.

Art. 11.

La section affiliation surveille les délais de paiements et procède au lancement des rappels et des sommations ainsi qu'au calcul des intérêts moratoires. Elle transmet aux différents comités-directeurs un état de situation et propose les amendes d'ordre à infliger en application des dispositions légales en vigueur.

La section affiliation fait la perception des amendes d'ordre prononcées et des intérêts moratoires échus.

Au fur et à mesure de la rentrée des fonds, la section affiliation adressera à chaque institution des avances appropriées par rapport aux montants dus.

Les institutions pourront charger la section affiliation du recouvrement forcé des prestations que la loi, les règlements et les statuts mettent à charge des employeurs et des assurés.

Art. 12.

Avant la fin de chaque année civile la section affiliation adressera à chaque assuré un relevé de compte annuel indiquant respectivement les journées ou les mois d'assurance, ainsi que les montants des rémunérations ou cotisations inscrits à son compte pour l'année précédente.

L'assuré qui n'aura pas reçu de relevé de compte dans le délai prévu ci-dessus devra le réclamer dans les trois mois.

Art. 13.

A la fin de chaque mois la section affiliation transmettra aux différentes institutions un état comptable renseignant notamment sur les cotisations payées, les cotisations dues, les avances, les arriérés, les amendes d'ordre, les intérêts moratoires ainsi que les redressements, restitutions et transferts. Cet état sera accompagné d'un relevé statistique sur l'évolution des effectifs des assurés et des masses de salaires.

Art. 14.

La section affiliation fournira également aux différentes institutions et à l'inspection générale de la sécurité sociale les statistiques, nécessaires tant au niveau national qu'international, relatives aux nombres et mouvements des assurés et des coassurés ainsi qu'aux rémunérations déclarées. Les données ainsi établies serviront, entre autre, de base à l'élaboration des tables actuarielles de la sécurité sociale, ainsi qu'à l'étude de l'évolution générale des salaires, traitements ou revenus des assurés.

Ces renseignements porteront, notamment, sur une répartition par sexe, par âge, par état civil, par nationalité, par classe socio-professionnelle, par tranche de revenus et par nombre de journées de travail.

Les critères selon lesquels seront établies ces statistiques et leurs périodicités seront fixés par le comité de gestion sur avis de l'inspection générale de la sécurité sociale

Chapitre IV. - Fonctionnement de la section informatique.
I. Relations entre la section informatique et les institutions de sécurité sociale

Art. 15.

Chaque institutions de sécurité sociale faisant appel à la section informatique pour le traitement de ses données, de même que la section affiliation visée à l'article 2 du présent règlement, désignera auprès de la section informatique un ou plusieurs responsables, appelés correspondants informatiques.

Ces correspondants devront posséder des connaissances approfondies de leurs services ainsi que des notions générales en informatique et analyse.

Ils feront la liaison entre leur institution et la section informatique tant pour les applications courantes et leurs modifications éventuelles que pour l'élaboration et la réalisation de nouvelles applications.

La centralisation des données et leur communication à la section informatique avec les paramètres des travaux à exécuter se feront par l'intermédiaire de ces correspondants. A ces fins ils disposeront d'un pouvoir de décision pour engager leur institution pour toutes les questions pratiques se rattachant aux travaux à effectuer par le centre pour le compte de l'institution qu'ils représentent,

Lors de la réception des résultats et avant de les faire parvenir aux différents services de leurs institutions, les correspondants procéderont à la vérification de leur conformité avec les paramètres demandés

II. Responsabilité du centre commun

Art. 16.

Le centre commun n'est responsable des données qui lui seront confiées qu'à partir du moment où elles entrent effectivement en sa possession et au plus jusqu'au moment où elles sont récupérées par les correspondants informatiques. Les modalités de transmission et les mesures de sécurité y relatives feront l'objet de conventions particulières à conclure entre le centre commun et les différentes institutions.

Le centre commun n'est responsable de la conduite des travaux que dans la mesure où les données et les spécifications des traitements mises à la disposition de sa section informatique permettent l'exécution correcte des travaux dans les délais impartis.

En période de fonctionnement normal, la section informatique exécute les travaux dans les délais prévus par le plan établi à cet effet; le centre commun n'est responsable ni des retards dus à des pannes de matériel ou d'alimentation électrique, ni des retards des fournisseurs de supports informatiques. En cas d'incidents spécifiés ci-dessus, il sera procédé conformément aux dispositions prévues à l'article 20 du présent règlement.

La responsabilité du bon fonctionnement de programmes réalisés par les différentes institutions ellesmêmes sera entièrement assumée par ces dernières

III. Protection des données, des programmes et des installations

Art. 17.

Ne pourront en aucun cas être enregistrées d'autres données que celles qui sont strictement nécessaires à la réalisation des objectifs du centre commun, définis à l'article 8 de la loi du 25 avril 1974.

Le centre commun devra établir pour sa section informatique un règlement d'ordre intérieur ayant notamment pour objet de définir les mesures à prendre en vue d'éviter les risques de pertes, de mutilation, de vol, d'indiscrétion, de détournement ou de toutes destructions abusives du matériel et des installations.

Art. 18.

La protection des données détenues, transmises ou élaborées par la section informatique s'étend à tous les fichiers établis en vue d'un traitement informatique des données, à toutes les données stockées et aux résultats du traitement de ces fichiers et données ainsi qu'aux programmes de traitment et s'applique quels que soient leur stade d'élaboration, la nature du support sur lequel elles se trouvent enregistrées et l'endroit où elles sont gardées.

Cette protection implique notamment que ces données ne puissent être consultées, modifiées, extraites, détériorées ou détruites par quiconque ne serait habilité à le faire.

Art. 19.

Le secret des données confiées au centre est inviolable.

Sans égard au statut, à sa fonction, au degré ou à la durée d'occupation, le personnel du centre est tenu à la stricte observation du secret informatique, tel qu'il découle de la protection des données définie au n° III du présent chapitre et veille au respect rigoureux des dispositions du présent règlement ainsi que des mesures d'exécution, des notes et prescriptions de service prises ou à prendre en vue de son exécution et devant régler entre autres la protection physique des données et des installations, les accès aux locaux du centre ainsi que la mise en oeuvre détaillée des contrôles internes et externes des chaînes et programmes de traitement informatique.

Les dispositions relatives au secret professionnel propres aux différentes institutions de sécurité sociale sont applicables de plein droit au personnel de la section informatique du centre pour autant qu'il traite les données couvertes par un tel secret.

Par ailleurs quiconque est appelé à collaborer à des travaux du centre ou à des travaux effectués pour son compte, notamment par un constructeur, expert ou conseiller informatique, est tenu au secret informatique au même titre que le personnel du centre.

IV. Organisation des travaux

Art. 20.

Toutes les entrées et sorties de documents, bordereaux et supports informatiques seront consignées et datées sur un registre spécial par la section informatique.

La section informatique établira tous les mois un calendrier des travaux à réaliser au cours du mois suivant; pour l'établissement de ce calendrier toutes les institutions bénéficieront concurremment du même rang. Toutefois le calendrier devra tenir compte d'une liste de priorité des applications établies par le comité de gestion.

Ce calendrier déterminera les dates et les heures limites avant lesquelles les données et les paramètres devront être parvenus à la section informatique; passés ces délais le traitement des données en question se fera conformément aux dispositions de l'alinéa suivant.

La section informatique pourra exécuter des travaux urgents ou non prévus au calendrier. Au cas où ces travaux nécessiteraient le déplacement de délais initialement prévus l'accord des correspondants informatiques est requis.

Art. 21.

Les horaires de travail des personnes occupées à la section informatique et des correspondants informatiques seront fixés par un règlement d'ordre intérieur. Ils seront déterminés par les nécessités de l'exploitation et ne coïncideront pas nécessairement avec les heures de bureau normales. Si les besoins du service l'exigent, les travaux seront effectués la nuit ou en dehors des jours ouvrables. La rémunération des heures supplémentaires prestées se fera d'après les dispositions légales et réglementaires afférentes

V. Prise en charge d'une application nouvelle

Art. 22.

Tout service qui voudra modifier une application existante ou faire développer une application nouvelle, devra le faire par l'intermédiaire de son correspondant informatique. A cet effet le correspondant informatique élaborera, en commun avec les services d'études de la section informatique, un cahier des charges de l'application. Après accord du service concerné et de la section informatique sur le cahier des charges, l'application sera programmée sur la base du cahier des charges et soumise aux services compétents pour vérification et application.

Art. 23.

La section informatique est chargée de développer et d'optimiser le système informatique de la sécurité sociale et peut proposer aux institutions des changements et des applications nouvelles.

Chapitre V. - Répartition des charges

Art. 24.

Le centre commun dresse un inventaire sur toutes les prestations fournies aux différents utilisateurs. Il établit le coût global de l'ensemble des charges et détermine la part incombant à chaque utilisateur suivant une clef de répartition.

Cette clef de répartition est établie sur la base de la moyenne annuelle du nombre des assurés recensés au dernier de chaque mois auprès des différentes institutions.

On entend par assuré:

- les assurés actifs, obligatoires et volontaires, ainsi que les bénéficiaires de pension, affiliés auprès des caisses de maladie;
- les assurés actifs, obligatoires et volontaires des institutions de pension ainsi que les bénéficiaires de pension relevant de leur compétence en vertu des dispositions légales régissant l'assurance migratoire;
- les salariés occupés dans les entreprises assurées auprès de l'association d'assurance contre les accidents, section industrielle, y compris les personnes ayant contracté une assurance statutaire, ainsi que les bénéficiaires de rentes de la même association;
- les entreprises assurées auprès de l'association d'assurance contre les accidents, section agricole et forestière, de même que les bénéficiaires de rentes de la même association;
- les personnes dont les rémunérations ou revenus ont servi de base au calcul des cotisations des caisses d'allocations familiales.

Lors de la détermination de la clef de répartition il pourra être tenu compte d'un coefficient de pondération, établi par le comité de gestion, reflétant l'importance des travaux à assumer par le centre commun pour les différentes institutions.

Tous les ans le centre commun soumet un rapport financier aux utilisateurs.

Chapitre VI. - Rétribution des membres du comité de gestion du centre commun

Art. 25.

Les membres effectifs et suppléants du comité de gestion jouiront des mêmes jetons de présence que ceux fixés pour les membres des différents organes de l'office des assurances sociales.

Des indemnités fixes pourront être accordées par le gouvernement en conseil sur proposition du ministre du travail et de la sécurité sociale.

Chapitre VII. - Disposition transitoire et finale

Art. 26.

En attendant l'inventaire à dresser par le centre commun en application de l'article 24 du présent règlement, l'établissement de la clef de répartition des charges se fera d'après les critères en usage entre les institutions groupées au sein de l'office des assurances sociales.

Art. 27.

Notre ministre du travail et de la sécurité sociale est chargé de l'exécution du présent règlement qui sera publié au Mémorial.

Le Ministre du Travail et de la Sécurité sociale,

Benny Berg

Palais de Luxembourg, le 12 mai 1975

Jean


Retour
haut de page