Règlement grand-ducal du 22 décembre 1986 pris en exécution des articles 1348 du code civil et 11 du code de commerce.

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Règlement grand-ducal du 22 décembre 1986 pris en exécution des articles 1348 du code civil et 11 du code de commerce.

Nous JEAN, par la grâce de Dieu, Grand-Duc de Luxembourg, Duc de Nassau;

Vu la loi du 22 décembre 1986 sur la preuve des actes juridiques modifiant les articles 1348 du code civil et 11 du code de commerce;

Notre Conseil d'Etat entendu;

Sur le rapport de Notre Ministre de la Justice et après délibération du Gouvernement en Conseil;

Arrêtons:

Art. 1er.

Les reproductions et enregistrements visés à l'article 1348 du code civil et à l'article 11 du code de commerce doivent satisfaire aux conditions suivantes:

a) être la reproduction ou l'enregistrement fidèle et durable du document original ou de l'information à l'origine de l'enregistrement; est réputée durable toute reproduction indélébile de l'original et tout enregistrement qui entraîne une modification irréversible du support;
b) être effectués de façon systématique et sans lacunes;
c) être effectués selon des instructions de travail conservées aussi longtemps que les reproductions ou enregistrements;
d) être conservés avec soin, dans un ordre systématique, et protégés contre toute altération.

Art. 2.

Les règles suivantes doivent être observées pour la reproduction d'un document par micrographie, lorsque l'original est détruit:

les travaux doivent être surveillés par le dépositaire du document ou par une personne désignée comme responsable de l'opération;
la reproduction doit permettre de déterminer l'ordre de prise de vue;
les diverses phases de la reproduction doivent s'opérer strictement selon le schéma arrêté aux instructions de travail;
les principes d'indexage et de repérage des images doivent permettre à un tiers compétent d'accéder à l'image d'un document dans un temps raisonnable;
l'enregistrement doit faire l'objet d'un procès-verbal contenant les indications suivantes:
- nature et sujet des documents microfilmés;
- date de l'opération;
- nom de l'opérateur responsable;
-

déclaration que les documents saisis ont été microfilmés de façon complète, régulière et sans altération.

Cette déclaration est à signer par l'opérateur responsable et doit être conservée, à moins qu'elle ne fasse l'objet d'un enregistrement à la suite des documents microfilmés.

la reproduction doit être parfaitement lisible et techniquement satisfaisante; la fidélité de la reproduction doit être vérifiée avant la destruction de l'original;
la reproduction doit être toujours disponible pour consultation par les personnes ayant droit de regard.

Art. 3.

1.

Les règles suivantes s'appliquent aux programmes d'enregistrement informatiques:

a) la documentation de programme, les descriptions de fichiers et les instructions de programme doivent être directement lisibles et tenues soigneusement à jour sous la responsabilité de la personne en ayant la garde.
b) les documents définis à l'alinéa a) ci-dessus doivent être conservés sous une forme communicable aussi longtemps que les enregistrements auxquels ils se réfèrent.

2.

Si, pour une raison quelconque, les données enregistrées sont transférées d'un support informatique à un autre, la personne en ayant la garde doit démontrer leur concordance.

3.

Les règles suivantes s'appliquent aux systèmes informatiques dans leur ensemble:

a) les systèmes doivent comporter les sécurités nécessaires pour éviter une altération des enregistrements;
b) les systèmes doivent permettre de restituer à tout Instant les informations enregistrées sous une forme directement lisible.

Art. 4.

Notre Ministre de la Justice est chargé de l'exécution du présent règlement qui sera publié au Mémorial.

Le Ministre de la Justice,

Robert Krieps

Château de Berg, le 22 décembre 1986.

Jean


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