Règlement grand-ducal du 22 décembre 1989 concernant la comptabilité et les comptes annuels des organismes de la sécurité sociale et du fonds national de solidarité.

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Règlement grand-ducal du 22 décembre 1989 concernant la comptabilité et les comptes annuels des organismes de la sécurité sociale et du fonds national de solidarité.



Nous JEAN, par la grâce de Dieu, Grand-Duc de Luxembourg, Duc de Nassau;

Vu les articles 59 et 287 du code des assurances sociales;

Vu l´article 4 de la loi du 29 août 1951 concernant l´assurance maladie des fonctionnaires et employés;

Vu l´article 40 de la loi modifiée du 13 mars 1962 portant création d´une caisse de maladie agricole;

Vu l´article 17 de la loi du 23 avril 1979 portant réforme de l´assurance maladie des professions indépendantes et institution d´une indemnité pécuniaire;

Vu l´article 32 de la loi du 19 juin 1985 concernant les allocations familiales et portant création de la caisse nationale des prestations familiales;

Vu l´article 20 de la loi du 30 juillet 1960 concernant la création d´un fonds national de solidarité;

Vu l´article 2 sub 4 de la loi du 25 avril 1974 portant institution d´une inspection générale de la sécurité sociale et création d´un centre d´informatique, d´affiliation et de perception des cotisations commun aux institutions de sécurité sociale;

Vu les avis de la Chambre de commerce, de la Chambre de travail, de la Chambre des employés privés, de la Chambre des métiers, de la Chambre des fonctionnaires et employés publics et de la Chambre d´agriculture;

Notre Conseil d´Etat entendu;

Sur le rapport de Notre Ministre de la sécurité sociale et de Notre Ministre de la famille et de la solidarité et après délibération du Gouvernement en conseil;

Arrêtons:

Chapitre I - Tenue de la comptabilité

Art. 1er.

Tout organisme de sécurité sociale doit tenir une comptabilité appropriée à la nature et à l´étendue de ses activités, conformément aux règles usuelles de la comptabilité en partie double.

La comptabilité d´un organisme de sécurité sociale doit couvrir l´ensemble de ses opérations, de ses avoirs, de ses créances et droits de toute nature, de ses dettes, obligations et engagements de toute nature.

Les détails sur la tenue de la comptabilité sont précisés dans un plan comptable uniforme des organismes de sécurité sociale arrêté par l´autorité de surveillance sur proposition de la commission prévue à l´article 10.

Les comptes ouverts sont définis par l´organisme dans un plan comptable conforme dans sa teneur, sa présentation et sa numérotation au plan comptable uniforme des organismes de sécurité sociale visé à l´alinéa 3 ci-dessus.

Art. 2.

Toutes les opérations sont inscrites sans retard, de manière fidèle et complète avec l´indication notamment de leur nature et, le cas échéant, de la contrepartie, et par ordre de date, soit dans un livre journal unique, soit dans des journaux spécialisés. La procédure utilisée pour la comptabilisation doit être approuvée préalablement par l´autorité de surveillance.

Aucune inscription se rapportant à un mois donné ne peut être opérée après la troisième semaine du mois subséquent, sauf dérogation à autoriser par l´autorité de surveillance sur demande du comptable. Cette disposition ne s´applique pas aux inscriptions de fin d´année qui sont régies par les articles 8 et 9.

Chapitre II - Présentation annuelle des comptes

Art. 3.

Tout organisme de sécurité sociale doit établir une fois par an un compte annuel comprenant un bilan, un compte de résultat ainsi que l´annexe définie au chapitre IV. Ces documents forment un tout.

Les comptes annuels doivent donner une image fidèle du patrimoine, de la situation financière ainsi que des résultats de l´organisme.

Toute compensation entre les postes d´actif et de passif, ou entre les postes de charges et de produits est interdite sauf dans les cas prévus dans le plan comptable uniforme.

La structure du bilan et du compte de résultat ou d´exploitation est arrêtée par l´autorité de surveillance sur proposition de la commission prévue à l´article 10. Le bilan est établi sur la base d´un inventaire complet des avoirs et droits ainsi que des dettes, obligations et engagements au 31 décembre.

Chapitre III - Conservation des documents

Art. 4.

Toute écriture s´appuie sur une pièce justificative et porte un indice de référence à celle-ci.

Art. 5.

Les livres comptables et les pièces comptables doivent être conservés pendant dix ans à partir de la clôture de l´exercice auquel ils se rapportent. Toutefois pour les sous-pièces, telles notes d´honoraires et factures, le délai de conservation est égal au délai de prescription ou de renouvellement augmenté d´une année.

Art. 6.

Les documents et informations visés aux articles 2 et 5, à l´exception du bilan et du compte de résultat, peuvent être conservés sur support informatique, à condition que les reproductions ou les enregistrements correspondent au contenu des documents ou des informations à conserver et qu´ils peuvent être produits pendant la durée de la conservation.

Chapitre IV - Contenu de l'annexe

Art. 7.

L´annexe comporte, suivant les modalités inscrites au plan comptable uniforme des organismes de sécurité sociale:

1) les statistiques concernant le fonctionnement de l´assurance;
2) les modes d´évaluation appliqués à divers postes des comptes annuels ainsi que les méthodes utilisées pour le calcul des corrections de valeur;
3) le détail des frais d´administration et de gestion de l´organisme de sécurité sociale en distinguant les frais avec participation de l´Etat de ceux sans participation de l´Etat;
4) un état des titres et valeurs détenus et des prêts accordés;
5) un état des constructions immobilières, suivant leur valeur à l´origine et leur valeur nette comptable, et des terrains et forêts suivant leur valeur d´acquisition.
Chapitre V - Clôture de l'exercice

Art. 8.

Aucune inscription de fin d´année ne peut être opérée après le 31 mars sauf dérogations prévues au plan comptable uniforme et à l´article 9 ci-après.

L´autorité de surveillance est informée de la clôture d´exercice par la réception de la balance définitive arrêtée et des comptes annuels: bilan, compte de résultat et annexe sans préjudice des opérations prévues à l´article 9.

La saisine des organes chargés de l´approbation des comptes annuels ne peut se faire, compte tenu des délais légaux prévus, au plus tôt six semaines après la remise à l´autorité de surveillance des documents comptables.

La clôture des documents comptables est constatée par la formule d´arrêté de comptes, prévue au plan comptable uniforme des organismes de sécurité sociale, apposée sur la balance définitive de l´exercice.

Art. 9.

Dans le cadre d´une communauté des risques entre plusieurs organismes les comptes annuels visés à l´article 8 alinéa 2 ne tiennent pas compte des écritures finales concernant les effets de cette communauté des risques.

Les livres sont ouverts à nouveau par l´autorité de surveillance pour la comptabilisation des écritures finales suite à l´exécution des opérations de transfert ou de compensation dans le cadre d´une communauté des risques et suite à une décision émanant d´un organe de l´institution.

Art. 10.

Il est institué une commission consultative chargée d´aplanir les difficultés d´application du plan comptable uniforme prévu à l´article 1er ci-avant, de proposer des adaptations de ce plan et d´élaborer un plan statistique uniforme pour toutes les institutions de sécurité sociale. Cette commission est composée de comptables des différents organes de la sécurité sociale et de deux délégués de l´inspection générale de la sécurité sociale.

Suivant la nature des questions à étudier la commission peut s´adjoindre des experts.

Les membres de la commission bénéficient de jetons de présence à fixer par arrêté spécial.

Art. 11.

Le présent règlement qui est publié au Mémorial entre en vigueur le 1er janvier 1990.

Pr. le Ministre de la Sécurité sociale,

Le Secrétaire d´Etat,

Mady Delvaux-Stehres

Le Ministre de la Famille et de la Solidarité,

Fernand Boden

Château de Berg, le 22 décembre 1989.

Jean


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