Règlement grand-ducal du 14 juin 2015 sur les frais de route et de séjour ainsi que sur les indemnités de déménagement des fonctionnaires et employés de l'État.

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Règlement grand-ducal du 14 juin 2015 sur les frais de route et de séjour ainsi que sur les indemnités de déménagement des fonctionnaires et employés de l’État.



Nous Henri, Grand-Duc de Luxembourg, Duc de Nassau,

Vu l’article 16 de la loi du 22 juin 1963 fixant le régime des traitements des fonctionnaires de l’État, telle qu’elle a été modifiée;

Vu l’avis de la Chambre des Fonctionnaires et Employés publics;

Vu l’article 2, paragraphe (1), de la loi modifiée du 12 juillet 1996 portant réforme du Conseil d’État et considérant qu’il y a urgence;

Sur le rapport de Notre Premier Ministre, Ministre d’État, et après délibération du Gouvernement en Conseil;

Arrêtons:

Chapitre 1 er.- Dispositions générales

Art. 1er.

Le présent règlement fixe les conditions et les modalités du paiement des frais de route et de séjour à l’occasion de voyages de service ainsi que des indemnités de déménagement effectués par les fonctionnaires et les employés de l’Etat ainsi que par les personnes assimilées en vertu de l’article 9, désignés ci-après par le terme «agent»

Art. 2.

Est considéré comme voyage de service tout déplacement hors du lieu de résidence officielle ordonné par l’une des autorités énumérées à l’article 3. Au sens du présent règlement, il faut entendre par lieu de résidence officielle le lieu où l’agent est affecté ou détaché.

Le détachement ou l’affectation d’un agent dans un autre département, administration ou service ne donne pas lieu à remboursement de frais de route entre le lieu de son affectation d’origine et celui de sa nouvelle affectation. L’affectation à des lieux de travail différents ne donne pas lieu à remboursement de frais de route en cas de déplacement entre ces lieux de travail.

Art. 3.

(1)

L’autorisation pour les voyages de service à l’intérieur du pays est délivrée par le ministre du ressort aux agents relevant directement d’un département ministériel. Pour les personnes relevant d’une administration, elle est délivrée par le chef d’administration.

(2)

L’autorisation pour les voyages à l’étranger est délivrée par le ministre du ressort en raison de l’objet de la mission. Toutefois, aux agents faisant partie ou relevant d’une mission luxembourgeoise à l’étranger, l’autorisation est délivrée:

a) par le chef de cette mission, lorsqu’il s’agit d’un voyage de service à l’intérieur du pays où la mission est établie;
b) par le ministre ayant les affaires étrangères dans ses attributions, lorsqu’il s’agit d’un voyage de service à Luxembourg ou dans un pays tiers.

Les conditions de ces autorisations ainsi que les mesures de contrôle des voyages de service font l’objet d’un règlement du Gouvernement en Conseil.

Art. 4.

Le remboursement des frais inhérents au voyage de service n’est accordé que pour autant que les frais de l’agent et la durée du déplacement sont nécessaires à l’accomplissement de la mission, à moins que la prolongation dûment autorisée du séjour à l’étranger ne permette de réduire le total de ces frais.

Les indemnités pour frais de route et de séjour sont à proportionner aux dépenses réelles, elles ne devront en aucun cas constituer un élément de rémunération.

Le déplacement effectué par l’agent pour se rendre de son domicile à sa résidence officielle et pour rentrer de celle-ci à son domicile ne donne pas lieu à indemnisation.

Art. 5.

Les déclarations des frais de route et de séjour sont consignées sur une feuille de déclaration suivant un modèle à fixer par règlement du Gouvernement en Conseil.

Ces déclarations sont signées par la personne appelée à délivrer l’autorisation de voyage conformément à l’article 3.

Art. 6.

Pour le calcul des frais de route et de séjour le lieu de la résidence officielle de l’agent appelé à voyager est considéré comme point de départ de chaque voyage de service, sous réserve des dispositions prévues aux articles 7 et 8.

En cas de détachement, le nouveau lieu de travail est considéré comme point de départ dans le sens des dispositions qui précèdent.

Art. 7.

Les enseignants fonctionnaires et employés assurant des cours préparant à un diplôme de l’enseignement secondaire ou de l’enseignement secondaire technique, qui ne sont pas intégrés dans leur tâche normale ou participant au déroulement d’examens en vue de l’obtention de ces diplômes, ont droit au remboursement des frais de route du lieu du domicile au lieu où se déroulent les cours ou les examens.

Les agents assurant des cours de formation administrative ou participant au déroulement d’examens afférents ont droit au remboursement des frais de route du lieu de la résidence officielle au lieu où se déroulent les cours ou les examens.

Les agents participant à des cours de formation obligatoires ou facultatifs ou aux examens afférents ont droit au remboursement des frais de route du lieu de la résidence officielle au lieu où se déroulent les cours ou les examens.

Les fonctionnaires stagiaires et les enseignants stagiaires participant à des cours de formation générale à plein temps dans le cadre du stage de formation n’ont pas droit au remboursement des frais de route.

Art. 8.

Si au sens des articles 6. et 7. le domicile est plus proche du lieu de destination que la résidence officielle, les frais de route sont calculés à partir du domicile si le domicile est le lieu de départ.

Art. 9.

Par décision du Ministre d’Etat les personnes étrangères à l’administration effectuant un voyage dans l’intérêt de l’Etat peuvent être assimilées aux fonctionnaires et employés de l’Etat aux fins du remboursement de leurs frais de route et de séjour conformément aux dispositions du présent règlement.

Art. 10.

Les membres du Gouvernement ont droit au remboursement de leurs dépenses réelles pour frais de route et de séjour, sur production d’une déclaration motivée. Cette disposition s’applique également aux membres du Conseil d’Etat voyageant dans l’exercice de leur fonction.

Chapitre 2.- Frais de route

Art. 11.

En principe chaque déplacement pour compte de l’Etat doit se faire aux conditions les moins onéreuses pour le Trésor, excepté dans l’un ou l’autre des cas suivants:

a) lorsque ces conditions ne peuvent raisonnablement pas être imposées à l’intéressé;
b) lorsque l’intérêt du service exige une dérogation à ce principe.

L’appréciation des exceptions visées à l’alinéa 1 est de la compétence des personnes appelées à donner l’autorisation de voyage, conformément à l’article 3, pour autant que ces exceptions ne soient pas précisées par un règlement du Gouvernement en Conseil.

Art. 12.

Les déclarations des frais de route sont accompagnées des pièces justificatives, notamment des titres de transport ou des factures avec preuve de paiement. Pour les voyages en avion, tant les billets que les factures avec preuve de paiement sont requis. Lorsque les titres de transport font l’objet d’une réservation et d’un paiement via Internet, une confirmation imprimée à partir du site Internet est à joindre à la déclaration de frais de route.

Les frais de route comprennent le prix du transport ainsi que tous autres frais inhérents au voyage.

Pour les voyages en chemin de fer les agents ont droit au remboursement des billets de la première classe.

Pour les voyages en avion, les agents n’ont droit à la classe affaires que lorsqu’ils ont obtenu une autorisation formelle. Cette autorisation peut uniquement être délivrée par les personnes appelées à accorder l’autorisation de voyage, conformément à l’article 3, dans les cas suivants:

a) accompagnement d’un membre du Gouvernement lors d’un déplacement à l’étranger;
b) voyage dont la durée de vol ou l’addition de la durée de vol de plusieurs liaisons successives, à l’aller ou au retour, dépasse 4 heures;
c) déplacement des ambassadeurs et des agents qui les accompagnent lors de la remise des lettres de créance respectivement des lettres de rappel;
d) lorsque des billets de la classe économique ne sont pas disponibles. Un certificat ad hoc établi par la compagnie d’aviation concernée est à joindre, le cas échéant, à la déclaration de remboursement.

Art. 13.

Lorsque les frais de route sont assumés par un organisme étranger ou international, il n’y a pas lieu à remboursement de la part de l’Etat.

Art. 14.

(1)

Un règlement du Gouvernement en Conseil fixe une indemnité kilométrique pour les déplacements par un moyen de transport privé.

(2)

Les distances parcourues à l’intérieur du pays sont calculées d’après la carte des distances officielle de l’Administration du cadastre et de la topographie et en prenant pour point de départ le centre des localités. Toutefois, les distances parcourues au lieu de la mission peuvent être mises en compte sur justification dans la déclaration.

(3)

Pour les voyages de service à l’étranger, les frais de transport ne peuvent dépasser les frais qui auraient résulté de l’utilisation du chemin de fer, sauf dans des cas isolés, lorsque le recours à un moyen de transport privé est préalablement autorisé.

(4)

Pour les voyages de service à l’étranger, le déplacement vers le point de départ de l’aéroport ou d’une gare de chemin de fer donne lieu au remboursement des frais en relation avec l’utilisation d’un moyen de transport public ou de l’indemnité kilométrique calculée sur la distance entre le lieu de la résidence officielle et le point de départ précité, ou à partir du lieu du domicile si cette distance est plus courte. Cette règle s’applique à l’aller comme au retour.

Les frais de déplacement en taxi sur ces trajets ne donnent pas lieu à remboursement.

Les frais relatifs à l’utilisation, pendant la durée du voyage de service, d’un parking payant sont remboursés sur présentation d’une pièce justificative et sur base d’un tarif normal adapté à la durée du voyage.

Art. 15.

Lorsqu’en cas d’accident survenu à un véhicule privé utilisé dans les conditions ci-dessus, le résultat de l’instruction permet d’exclure toute responsabilité personnelle majeure de l’agent, tout ou partie des dégâts occasionnés au véhicule seront remboursés par l’Etat, sur décision du Ministre d’Etat, sous condition que l’agent subroge l’Etat dans les droits qui, du chef de l’accident, peuvent lui revenir contre un tiers responsable.

Chapitre 3.- Frais de séjour à l’intérieur du pays

Art. 16.

L’indemnité de jour ainsi que l’indemnité de nuit pour voyages à l’intérieur du pays sont adaptées pour le 1er janvier de chaque année par règlement du Gouvernement en Conseil.

Aucune indemnité de jour n’est accordée lorsque le voyage de service peut s’effectuer pendant les heures de service normales et lorsqu’il ne comporte aucun repas.

Art. 17.

(1)

Des indemnités de séjour peuvent être payées aux agents astreints au service de nuit.

(2)

Ces indemnités sont fixées par règlement du Ministre d’Etat. Elles ne peuvent être supérieures aux taux fixés en vertu de l’article 18.

Art. 18.

Par dérogation à l’article 16, un règlement du Gouvernement en Conseil fixe les indemnités forfaitaires par repas principal ou en cas de découcher auxquelles ont droit,

a) les agents qui font, à titre principal, le service de chauffeurs d’automobiles, de camions ou d’autres véhicules de l’Etat,
b) les artisans dont le service ordinaire à l’intérieur du pays entraîne normalement l’accomplissement de prestations en dehors du lieu de résidence officielle,
c) les fonctionnaires de la carrière du cantonnier.
Chapitre 4.- Frais de séjour à l’étranger

Art. 19.

Les frais de séjour à l’étranger comprennent une indemnité de jour et une indemnité de nuit.

Art. 20.

(1)

Les montants plafonds de l’indemnité de jour et de l’indemnité de nuit pour voyages de service à l’étranger sont adaptés pour le 1er janvier de chaque année par règlement du Gouvernement en Conseil.

(2)

En cas de transit sans arrêt prolongé par un ou plusieurs pays, le taux applicable est celui du pays de destination, à l’aller comme au retour.

(3)

En cas de mission à l’étranger dépassant six semaines, l’indemnité de séjour est fixée forfaitairement par arrêté du Ministre d’Etat, sur proposition du ministre compétent, sur la base de pièces justificatives fournies par l’intéressé. En l’absence de présentation de pièces justificatives relatives à l’indemnité de jour, celle-ci est fixée à 75% de l’indemnité établie en vertu du paragraphe (1) du présent article.

(4)

En cas de voyage à l’étranger pour une mission temporaire dépassant la durée de cinq mois, l’agent peut être autorisé par le Ministre d’Etat à se faire accompagner par son conjoint ou partenaire et ses enfants.

L’indemnité de séjour est fixée forfaitairement par arrêté du Ministre d’Etat, sur proposition du ministre du ressort.

Les dispositions du présent paragraphe s’appliquent également à l’agent en poste à l’étranger, appelé à assumer au Luxembourg une mission temporaire dépassant la durée de cinq mois.

(5)

En cas de séjour prolongé à l’étranger, l’agent peut être autorisé par le ministre visé à l’article 3 (2) à rejoindre sa famille suivant les modalités ci-après:

pour les séjours prolongés en Europe, en Afrique du Nord et au Proche-Orient dépassant 3 semaines, le retour en famille peut être autorisé tous les quinze jours;
pour les séjours prolongés en dehors de cette zone, dépassant deux mois, le retour en famille peut être autorisé toutes les six semaines.

Le retour en famille peut être remplacé par le remboursement des frais de route du conjoint ou partenaire sur le lieu de détachement suivant les modalités décrites ci-dessus.

Art. 21.

(1)

L’indemnité de jour qui ne peut dépasser le montant plafond fixé par règlement du Gouvernement en Conseil couvre forfaitairement les frais de bouche de l’agent en mission, à l’exception des frais mentionnés au paragraphe (2) ci-après. Aucune justification n’est requise pour l’allocation des taux forfaitaires de l’indemnité de jour. L’indemnité de jour est allouée pour chaque journée entière et/ou entamée au cours de laquelle l’agent se trouve en mission.

(2)

Les frais ci-dessous qui ne sont pas couverts par le plafond dont question au paragraphe (1) font l’objet d’un remboursement sur présentation de pièces justificatives:

a) les frais de déplacement au lieu d’exécution de sa mission;
b) les frais de télécommunications exposés dans l’intérêt de la mission;
c) les dépenses exceptionnelles et justifiées que l’agent a dû exposer, soit en vertu d’instructions spéciales reçues, soit en cas de force majeure et dans l’intérêt du service et qui ont eu pour effet de rendre nettement insuffisantes les indemnités allouées.

(3)

Les frais de représentation ne sont pas remboursés en vertu du présent règlement.

Art. 22.

L’indemnité de nuit comporte le remboursement, sur présentation de pièces justificatives, du prix de la chambre d’hôtel, du petit déjeuner ainsi que du service et des taxes y relatives.

La note d’hôtel est remboursée chaque fois que l’intéressé s’est vu dans l’obligation de loger hors de son lieu de résidence officielle. L’obligation de loger hors de son lieu de résidence officielle et de prendre le petit déjeuner est établie lorsque l’intéressé s’est trouvé en mission pendant la totalité de la période comprise entre 0.00 et 5.00 heures.

Si une note d’hôtel n’est pas présentée, une indemnité forfaitaire équivalent à 20% de l’indemnité de nuit est allouée à l’intéressé, sous réserve que les frais de séjour ne sont pas supportés par un organisme tiers ou que l’agent ait voyagé à bord d’un avion pendant la totalité de la période précitée.

Art. 23.

(1)

Les taux de l’indemnité de nuit fixés par pays par règlement du Gouvernement en Conseil sont à considérer comme des maxima à ne pas dépasser. Un éventuel dépassement du seuil applicable devra être pris en charge par l’agent.

(2)

Des remboursements au-delà des taux plafond précités peuvent être exceptionnellement autorisés dans les cas ci-après:

a) lorsque l’agent accompagne un membre du Gouvernement lors d’un déplacement à l’étranger;
b) lorsque dans le cadre de rencontres, conférences ou réunions internationales, la réservation d’hôtels est effectuée par l’intermédiaire de l’organisateur et qu’aucun établissement correspondant au tarif autorisé n’est proposé aux participants. Cette circonstance particulière est à documenter au moyen d’une pièce justificative établie par l’organisateur;
c) lorsque dans des circonstances particulières le choix d’un établissement de standing plus élevé s’impose pour des raisons de représentation de la délégation luxembourgeoise dans le cadre de rencontres à haut niveau. Une motivation précise est à joindre à la feuille de route;
d) lorsque, en raison de circonstances particulières liées au lieu du déplacement, les prix pratiqués pour l’hébergement subissent en général une hausse exceptionnelle. Le prix surfait sera remboursé dès lors qu’il est établi que dans les circonstances habituelles le tarif pratiqué est compatible avec le taux de l’indemnité de nuit fixé par règlement du Gouvernement en Conseil;
e) lorsque, en raison de l’existence de graves problèmes sanitaires et/ou sécuritaires sur le lieu de destination, il est nécessaire de loger l’agent dans un hôtel au standard élevé.

Les dérogations sub a) à e) doivent faire l’objet d’une autorisation formelle préalable de la part du ministre du ressort.

Art. 24.

Les voyages à l’étranger qui se font dans un périmètre ne dépassant pas de 25 km la limite frontière, sont assimilés aux voyages à l’intérieur du pays.

Art. 25.

Les sommes revenant à des délégués étrangers qui représentent le Luxembourg lors de négociations ou de conférences internationales sont fixées par arrêté du Ministre d’Etat, sur proposition du ministre du ressort en raison de l’objet de la mission.

Chapitre 5.- Assurances

Art. 26.

Les agents en mission de service au Luxembourg et à l’étranger sont couverts par une assurance contractée par l’Etat qui couvre les accidents corporels, les soins médicaux et le rapatriement pour les besoins assurés pendant leur mission.

L’indemnisation de l’agent du vol, de la perte ou de la détérioration de ses bagages est prise en charge par l’Etat, à condition que l’instruction permette d’exclure toute responsabilité personnelle majeure de l’agent. L’indemnité est fixée par décision du Ministre d’Etat.

En cas d’annulation d’une réservation (vol, hôtel, train), les frais afférents sont remboursés via déclaration des frais de route au vu des pièces à l’appui.

L’Etat ne rembourse pas les charges relatives à d’éventuelles assurances contractées personnellement par les agents pour les besoins de leur déplacement.

Chapitre 6.- Frais de déménagement

Art. 27.

(1)

Les agents qui sont déplacés pour des raisons de service et dont le déplacement nécessite un changement de résidence ou de logement à l’intérieur du pays, ont droit au remboursement des frais de déménagement proprement dits ainsi qu’à l’allocation de l’indemnité forfaitaire visée à l’alinéa 7 ci-dessous, destinée à couvrir tous les autres frais accessoires.

(2)

Les agents qui sont envoyés en mission prolongée à l’étranger ont droit au remboursement des frais réels occasionnés par le déménagement ainsi que des autres frais accessoires, sur production d’une déclaration appuyée de pièces justificatives.

(3)

Les raisons de service sont présumées si le déménagement a été effectué dans un délai de six mois suivant le déplacement. Passé ce délai, le remboursement ne peut être accordé que par une décision du Ministre d’Etat, sur proposition motivée de l’administration ou du service concerné.

(4)

Les frais de déménagement proprement dits comprennent: les frais de démontage, de chargement, de transport, de déchargement et de montage du mobilier, y compris l’emballage et le déballage ainsi que les frais résultant de la transformation inévitable d’appareils électriques et à gaz.

(5)

Ces frais sont remboursés sur présentation, par le titulaire déplacé, d’une déclaration suivant un modèle à fixer par arrêté du Ministre d’Etat, appuyée de factures quittancées, vérifiées et certifiées exactes par le chef de l’administration.

(6)

Le choix de l’entrepreneur de transport a lieu d’un commun accord entre l’administration et le fonctionnaire ou employé déplacé sur le vu d’au moins trois offres de prix.

(7)

Une indemnité forfaitaire à fixer par règlement du Gouvernement en Conseil est allouée pour couvrir les frais accessoires du déménagement. Cette indemnité est majorée pour chaque enfant qui vit au foyer du bénéficiaire et qui doit effectivement déménager avec ce dernier.

(8)

Chaque membre du ménage a droit, en outre, à des frais de transport conformément au chapitre 2 du présent règlement.

(9)

L’indemnité de déménagement, les frais de déménagement et les frais de route ne sont pas dus si le déplacement a eu lieu pour des convenances personnelles à la demande du fonctionnaire ou employé ou s’il résulte de l’application d’une mesure disciplinaire.

Chapitre 7.- Dispositions spéciales

Art. 28.

Les cas non prévus par le présent règlement dans lesquels des frais de route, de séjour ou de déménagement laissés à charge d’un agent constitueraient pour lui une rigueur, peuvent être réglés, conformément aux principes généraux régissant la matière, par décision du Ministre d’Etat, sur proposition du ministre du ressort.

Art. 29.

Par dérogation à l’article 3 du règlement grand-ducal modifié du 17 septembre 2004 fixant les conditions et modalités de l’octroi des avances temporaires de fonds pour le paiement de dépenses de l’Etat, les avances consenties par application des dispositions de l’article 63 de la loi du 8 juin 1999 concernant le budget, la comptabilité et la trésorerie de l’Etat, doivent être régularisées budgétairement ou remboursées jusqu’au 31 janvier de l’année subséquente et au plus tard à la clôture de l’année budgétaire.

Aucune nouvelle avance ne pourra être accordée aux retardataires.

Les avances non régularisées à la clôture définitive de l’exercice auquel elles se rapportent feront l’objet d’un rôle de restitution.

Chapitre 8.- Dispositions finales

Art. 30.

Le présent règlement entrera en vigueur trois jours francs après sa publication au Mémorial.

A partir de cette date toutes les dispositions antérieures contraires au présent règlement sont abrogées, notamment le règlement grand-ducal modifié du 5 août 1993 sur les frais de route et de séjour ainsi que sur les indemnités de déménagement des fonctionnaires et employés de l’Etat et le règlement grand-ducal modifié du 28 juillet 2000 portant fixation de l’indemnité kilométrique pour les voitures utilisées pour voyages de service.

Sans préjudice des dispositions de l’alinéa 2 du présent article, les dispositions réglant actuellement les matières devant faire l’objet de nouveaux règlements, en vertu du présent texte, restent provisoirement en vigueur, en attendant que lesdits règlements soient pris.

Il n’est pas dérogé, par ce qui précède, aux dispositions spéciales qui réglementent les voyages de service des membres du collège médical et des fonctionnaires commis experts par les tribunaux.

Art. 31.

Les membres du Gouvernement sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’exécution du présent règlement qui sera publié au Mémorial.

Le Premier Ministre,

Ministre d’État

Xavier Bettel

Château de Berg, le 14 juin 2015

Henri


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