Règlement grand-ducal 9 octobre 2019 fixant les modalités d’établissement des tableaux de tri, de destruction d’archives, de versement et de transfert d’archives.

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Règlement grand-ducal 9 octobre 2019 fixant les modalités d’établissement des tableaux de tri, de destruction d’archives, de versement et de transfert d’archives.



Nous Henri, Grand-Duc de Luxembourg, Duc de Nassau,

Vu la loi du 17 août 2018 relative à l’archivage, et notamment ses articles 6 et 7 ;

Vu l’avis de la Chambre de commerce ;

Vu l’avis de la Chambre des métiers ;

Notre Conseil d’État entendu ;

Sur le rapport de Notre Ministre de la Culture et après délibération du Gouvernement en conseil ;

Arrêtons :

Chapitre 1er

- Tableaux de tri et destruction d’archives publiques

Art. 1er.

(1)

Le tableau de tri est établi à l’initiative des Archives nationales. Pour la réalisation du tableau de tri, les Archives nationales mènent des entretiens avec les services du producteur ou détenteur d’archives publiques désignés par le chef d’administration. Les Archives nationales soumettent un projet de tableau de tri au chef d’administration. Le projet de tableau de tri est amendé jusqu’à validation finale commune.

(2)

Le tableau de tri est actualisé à l’initiative du directeur des Archives nationales ou du producteur ou détenteur d’archives publiques.

Art. 2.

(1)

Si le producteur ou détenteur d’archives publiques dispose d’un tableau de tri, une information de destruction des documents, consignés comme tels dans le tableau de tri, accompagnée du bordereau de destruction, comportant une description des archives publiques à détruire, est à adresser aux Archives nationales au minimum trois mois avant la destruction prévue. Les Archives nationales se prononcent dans un délai de deux mois à partir de la date de réception de l’information de destruction sur la compatibilité de l’opération de destruction des documents visés par rapport au tableau de tri. En l’absence de prise de position des Archives nationales dans ce délai, l’opération de destruction des documents visés est censée être compatible avec le tableau de tri.

(2)

Conformément à l’article 28, paragraphe 2, de loi relative à l’archivage, les Archives nationales établissent un bordereau de destruction des archives publiques, dont la durée d’utilité administrative a expiré et qui sont dépourvues d’intérêt historique, scientifique, culturel, économique ou sociétal. Ce bordereau de destruction est envoyé pour information au producteur ou détenteur d’archives trois mois avant la destruction prévue. Si le producteur ou détenteur d’archives publiques s’oppose par écrit à la destruction des archives dans un délai de deux mois à partir de la réception de l’information, les archives lui sont retournées.

Chapitre 2

- Le versement des archives publiques aux Archives nationales

Art. 3.

L’exécution du tri est effectuée par le producteur ou détenteur d’archives publiques et à ses frais.

Art. 4.

Les archives publiques doivent être proposées au versement sous forme d’une demande écrite auprès du directeur des Archives nationales, qui doit être introduite au moins trois mois avant la date de versement souhaitée.

La date définitive du versement est fixée d’un commun accord entre le directeur des Archives nationales et le producteur ou détenteur d’archives publiques.

Art. 5.

Le producteur ou détenteur d’archives publiques veille, à ses frais, à ce que les archives publiques remplissent, au moment de leur versement, les conditions de la loi et soient conditionnées conformément aux recommandations des Archives nationales.

Art. 6.

Les archives publiques sont versées selon un plan de classement. Il y a lieu d’entendre par plan de classement, un ordre systématique et détaillé dans lequel les archives ont été classées et ordonnées. Ce plan de classement est soumis par le producteur ou détenteur d’archives publiques versant aux Archives nationales pour information.

Art. 7.

Chaque versement doit être accompagné d’un inventaire établi conformément aux recommandations des Archives nationales. Par « inventaire », il y a lieu d’entendre une description systématique et détaillée des éléments composant le versement.

Les producteurs ou détenteurs d’archives publiques sont tenus de signaler les archives publiques qui sont susceptibles d’être soumises à des droits d’auteur ou de contenir des données à caractère personnel dans l’inventaire mentionné à l’alinéa 1er.

Art. 8.

Le versement des archives publiques est consigné dans un bordereau de versement, signé par le producteur ou détenteur d’archives publiques et par le directeur des Archives nationales. Dans ce bordereau figure une description succincte des archives publiques visées. Ce bordereau est accessible au public et sert d’accusé de réception.

Art. 9.

(1)

Concernant le versement d’archives publiques numériques, les Archives nationales, en collaboration avec le producteur ou détenteur d’archives publiques, déterminent les modalités techniques des versements, le format des données primaires et des métadonnées, ainsi que la forme du versement.

(2)

Le versement d’archives numériques est définitif et le producteur ou détenteur d’archives publiques peut procéder à la destruction des données qui ont fait l’objet du versement à partir du moment où les Archives nationales accusent réception du bordereau mentionné à l’article 8. 

(3)

Les processus techniques de constitution et de transfert des archives numériques sont documentés dans le bordereau de versement par le producteur ou détenteur d’archives publiques afin d’apprécier le niveau d’authenticité et d’intégrité des archives numériques.

Art. 10.

Les Archives nationales, en collaboration avec le producteur ou détenteur d’archives publiques, déterminent la périodicité des versements.

Chapitre 3

- Le transfert d’archives privées aux instituts culturels

Art. 11.

(1)

En cas de dépôt d’archives privées, tel que prévu par l’article 13 de la loi relative à l’archivage, le directeur de l’institut culturel dresse d’un commun accord avec le déposant un relevé sommaire des archives à transférer. Ce relevé est joint, en annexe, au contrat de dépôt.

(2)

Les retraits éventuels d’archives mises en dépôt sont effectués par les soins et aux frais du déposant. Des frais de conservation préventive, de conditionnement, de classement, d’inventorisation ou de restauration sur ces archives ainsi que les frais de gestion survenus pendant la période du dépôt sont facturés au déposant. Des travaux de restauration ne peuvent être effectués qu’avec l’accord du déposant hormis le cas où les dégâts constatés sur les archives privées déposées présentent un danger à la conservation d’autres archives. Dans ce cas, les frais de l’intervention sont pris en charge par l’institut culturel.

Art. 12.

En cas d’intention de don d’archives privées à un institut culturel, le directeur de l’institut culturel dresse, d’un commun accord avec le donateur, un relevé des archives à transférer. En cas d’accord, le directeur de l’institut culturel envoie au donateur une déclaration d’acceptation du don, accompagnée du relevé susmentionné.

Art. 13.

Lorsqu’un legs d’archives privées est accepté le directeur de l’institut culturel dresse, d’un commun accord avec l’exécuteur testamentaire et dans un délai de dix jours ouvrables, un relevé provisoire des archives transférées.

Chapitre 4

- Dispositions abrogatoires

Art. 14.

Sont abrogés :

le règlement grand-ducal du 15 janvier 2001 sur la consultation des fonds d’archives aux Archives nationales ;
le règlement grand-ducal du 24 mai 1989 portant création d’un Centre d’études et de documentation historiques auprès des Archives nationales.

Art. 15.

Notre ministre de la Culture est chargé de l’exécution du présent règlement qui sera publié au Journal officiel du Grand-Duché de Luxembourg.

La Ministre de la Culture,

Sam Tanson

Palais de Luxembourg, le 9 octobre 2019.

Henri