Cahier des charges relatif aux documents et formules standardisés ainsi qu’aux moyens de transmission des données entre la Fédération COPAS, les personnes protégées, la Caisse nationale de santé, l’Association assurance accident et le contrôle médical de la sécurité sociale, pris en exécution de l’article 21 de la convention du 15 juillet 2012 conclue entre la Fédération COPAS et la CNS.

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Cahier des charges relatif aux documents et formules standardisés ainsi qu’aux moyens de transmission des données entre la Fédération COPAS, les personnes protégées, la Caisse nationale de santé, l’Association assurance accident et le contrôle médical de la sécurité sociale, pris en exécution de l’article 21 de la convention du 15 juillet 2012 conclue entre la Fédération COPAS et la CNS.

Vu les articles 61 à 67 du code de la sécurité sociale;

Vu l’article 21 de la convention du 15 juillet 2012 (nommée par la suite «la convention»), les parties soussignées, à savoir:

la fédération luxembourgeoise COPAS, représentée par son président, Monsieur Marc FISCHBACH, déclarant posséder les qualités requises au titre de l’article 62, alinéas 1 et 2 du code de la sécurité sociale,

et la CNS, prévue à l’article 45 du code des assurances sociales, représentée par son président, Monsieur Paul Schmit, demeurant à Luxembourg, d’autre part, ont convenu ce qui suit:

Cahier des charges

La fédération COPAS

et

la Caisse nationale de santé

VERSION Novembre 2016

1) IDENTIFICATION DU

PRESTATAIRE DE SOINS DE SANTE

2) CODE DU PRESTATAIRE DE SOINS DE

SANTE

30 0000 – 00

3)

MATRICULE

NOM PRENOM

DU PATIENT

4)

NOM

PRENOM

RUE

PAYS CODE POSTAL LOCALITE


5) DATE ACCIDENT

……………….

6) N° ACCIDENT

……………….

7) MEMOIRE D’HONORAIRES N° 0000000000000     8) DU 00 00 0000

9) NUM TITRE

10) PRESTATION

11) DATE

12) NOMBRE

13) BRUT

14) NET

15) HEURE

16) P.PERS.

17) EXECUTANT

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

18) SOUS- TOTAL:

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

19) SOUS-TOTAL:

20) TOTAL:

21) Suivant article 16 de la convention du 16 juillet 2016 entre la fédération COPAS et la CNS, le système de Tiers payant est obligatoire

22) Signature et cachet

23) coordonnées bancaires (données de la case 1)

24) La loi modifiée du 03 août 2002 est appliquée

1)

Identification du prestataire de soins de santé: les réseaux d’aides et de soins visés à l’article 389 du Code de la sécurité sociale, les établissements d’aides et de soins visés aux articles 390 et 391 du Code de la sécurité sociale

Nom, prénom, rue, pays, code postal et localité du prestataire de soins de santé

2)

Code du prestataire de soins de santé libellé sous 1)

3)

Numéro matricule, nom et prénom de la personne protégée

4)

Nom, prénom, rue, pays, code postal et localité de la personne protégée, du représentant légal ou de l‘organisme auquel le mémoire d’honoraires est adressé

5)

Date accident: date de l’accident en relation avec l’association assurance accident. A compléter uniquement si le numéro de l’accident n’est pas encore connu. Cette possibilité est limitée pour une durée maximale de deux ans. Pour toute prestation délivrée après ce délai (date prestation par rapport à la date accident) l’indication du numéro accident est obligatoire

6)

N° accident: numéro de l’accident en relation avec l’association assurance accident

UAAAA00000 pour l’assurance - accidents - section industrielle
LAAAA00000 pour l’assurance - accidents - section agricole et forestière

7)

Mémoire d’honoraires: numéro (libre)

8)

Date d’établissement du mémoire d’honoraires

9)

Num.titre : numéro du titre de prise en charge

10)

Prestation: code de la prestation d’après la nomenclature officielle

11)

DATE: date de la prestation

12)

NOMBRE: nombre de prestations (toujours 1)

13)

BRUT: montant du tarif de la nomenclature des actes et services des soins palliatifs

14)

NET: montant du tarif de la nomenclature des actes et services des soins palliatifs

15)

HEURE : en cas de délivrance de plusieurs prestations par jour, on utilise des heures fixes (et non l’heure effective) pour documenter qu’une prestation a été délivrée (toujours 0)

16)

P.PERS. : montant de la participation personnelle à charge de la personne protégée (toujours 0)

17)

EXECUTANT: code de l’infirmier ou kinésithérapeute ayant délivré les actes et services de la nomenclature des soins palliatifs avec check - digit: 300000-00 (obligatoirement 0)

18)

+ 19) SOUS-TOTAL : situations dans lesquelles il y a lieu de faire des sous-totaux : a) en cas de changement du prestataire ou b) pour un même prestataire lorsque le nombre d’actes dépasse 10 séances. Les sous-totaux ne peuvent pas être cumulatifs

20)

TOTAL : somme des sous-totaux

21)

Citation de l’article 16 de la convention du 16 juillet 2016 sur les obligations du Tiers payant

22)

Signature et cachet attestant le paiement ou l’établissement de la facture

23)

Coordonnées bancaires : données du prestataire de soins de santé. Cette inscription est obligatoire en cas de remboursement des actes et services par la caisse de maladie compétente, mais superfétatoire en cas d’application du système du tiers payant

24) PROTECTION DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL : Les renseignements concernant la personne protégée, tels que recueillis par les présentes, feront l’objet d’un enregistrement informatique.

L’usage en est exclusivement réservé, dans la limite de leurs attributions, au masseur-kinésithérapeute et la caisse de sécurité sociale compétente. Ces données pourront être traitées, de façon totalement anonyme, à des fins statistiques professionnels.

Conformément aux dispositions de la loi modifiée du 2 août 2002 relative à la protection des personnes à l’égard du traitement des données à caractère personnel, la personne protégée peut obtenir communication des informations la concernant et, le cas échéant, en demander la modification pour raison légitime en adressant sa demande à son masseur-kinésithérapeute ou au chargé de la protection des données de la CNS, notamment via : dataprotection.cns@secu.lu

RELEVE DES NOTES D’HONORAIRES DES

ACTES ET SERVICES DE LA NOMENCLATURE DES SOINS PALLIATIFS

Identification du prestataire de

soins de santé

réservé à la Caisse nationale de santé


Coordonnées bancaires :


Code prestataire:

Récapitulation des notes d’honoraires du chef de la prestation de soins de santé dispensés aux personnes protégées relevant de l’assurance maladie / assurance accidents ou de l’assurance dépendance.

Pendant la période du:

au:

Nombre des mémoires d’honoraires ou

d’enregistrements du support informatique:


Montant total des honoraires à charge de

l’organisme assureur (montant net cf. zone 14) du

mém. d’honoraires):

Certifié sincère et véritable, mais non encore acquitté:

, le




Signature

Transmission informatique des données dans le cadre du tiers payant
Transmission manuscrite des données dans le cadre du tiers payant

* Cette page est à joindre aux mémoires d’honoraires, soit envoyée séparément à la CNS lors d’un échange informatique.

Modalités de liquidation et de paiement des honoraires dans le cadre du tiers payant

Remarques relatives à la transmission sur support informatique

1.

En cas d’utilisation d’un support informatique, les ordonnances, titres de prise en charge et relevés sont présentés dans le même ordre que sur le fichier informatique.

2.

Il y a lieu d’introduire un seul relevé par mois par prestataire de soins de santé.

Remarques relatives à la transmission manuscrite

1.

Chaque mémoire d’honoraires doit obligatoirement porter le numéro matricule du patient pour être opposable à l’assurance maladie.

2.

Pour l’inscription des notes d’honoraires il ne sera utilisé qu’une seule ligne du relevé.

3.

Les notes d’honoraires, accompagnées des ordonnances ou copie des ordonnances ainsi que des titres de prise en charge ou copie des titres afférents sont à présenter dans l’ordre de leur inscription sur le relevé.

4.

Il y a lieu d’introduire un seul relevé par mois par prestataire de soins de santé.

No d’ordre

Note

no*

Nom et prénom

Montant

réservé à la CNS

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

à reporter

* inscription facultative

No

d’ordre

Note no*

Nom et prénom

Montant

réservé à la CNS

1

Report......................

2

3

4

5

6

7

8

9

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

0

à reporter

* inscription facultative

TRANSMISSION SUR SUPPORT INFORMATIQUE DANS LE CADRE DU TIERS PAYANT

Supports acceptés:

Les données sont encodées en ASCII. Le fichier a une longueur d’enregistrement fixe de 147 octets. Chaque enregistrement est terminé par un carriage - return et un line - feed. Le fichier peut être comprimé au format gzip (extension .gz). Les zones numériques sont ajustées à droite avec les zéros non significatifs présents. Ces zéros non significatifs peuvent être remplacés par des blancs. Les zones alphanumériques ou alphabétiques sont ajustées à gauche.

Layout du fichier:

Position

Nbr.

de bytes

Alphabétique

ou

numérique

Libellé

1

1

N

Version du layout (2)

2 – 9

8

N

Date du décompte sous forme AAAAMMJJ

10

1

A

Organisme payeur : U = CNS

11 – 16

6

N

Code prestataire du facturier

17 – 29

13

N

Matricule du patient AAAAMMJJ00000

30 – 39

10

A/N

Numéro de l’accident (UAAAA00000) ou (LAAAA00000),

si la prestation est à charge de l’association assurance accident

40 –54

15

A/N

Numéro mémoires d’honoraires (= facultatif)

55 – 62

8

N

Date ordonnance (AAAAMMJJ) = obligatoirement 0

63 – 71

8

N

Date validité de l’ordonnance(AAAAMMJJ) = obligatoirement 0

72 – 76

6

N

Code du médecin prescripteur = obligatoirement 0

77 – 82

6

N

Code prestataire exécutant =obligatoirement 0

83 – 92

10

A/N

Code de la prestation

93 – 100

8

N

Date de la prestation (AAAAMMJJ) (jour effectif de la prestation)

101 – 108

8

N

Date fin de la prestation (AAAAMMJJ) = toujours 0 ou blanc

109 - 112

4

N

Heure début de la prestation sous forme de HHMM

Cette zone est à compléter au cas où le nombre de séances par jour > 1. Il y a lieu

d’indiquer l’heure effective du début de la prestation

113 – 116

4

N

Heure fin de la prestation sous forme HHMM = toujours 0 ou blanc

117 – 119

3

N

Nombre de fois que la position de la nomenclature a été exécutée.

Pour les actes et services dans le domaine des soins palliatifs le nombre est toujours 1

120 – 126

7

N

Montant de la prestation sans déduction de la participation (Brut)

127 – 128

2

N

Décimales du montant brut

129 – 135

7

N

Montant de la prestation après déduction de la participation (montant à charge de la CNS) (Net)

136 – 137

2

N

Décimales du montant net

138 – 141

4

N

Numéro du titre de prise en charge (actuellement désempli)

142 – 144

3

N

Code du refus de la prestation (donnée chargée par la CNS en cas de retour du fichier)

Ordonnances/Titres de prise en charge:

Le fichier est accompagné des ordonnances, des titres de prise en charge respectifs et des décomptes récapitulant les notes d’honoraires. Ils sont à présenter dans l’ordre des enregistrements du fichier informatique.

Relevé des notes d’honoraires:

Le relevé est présenté en double exemplaire, dont un est retourné au prestataire de soins lors de la liquidation et renseigne sur les redressements de factures. Il doit renseigner sur le numéro matricule, le nom et prénom de la personne protégée, le numéro du tire de prise en charge, le numéro de la facture, le montant net par facture.

Remarques générales:

Les encadrements des zones 1) - 8) des mémoires d’honoraires sont tout à fait facultatifs. Ils ne servent qu’à documenter la délimitation des différentes inscriptions.

L’enregistrement des actes se fait ligne par ligne.

En présence d’un même prestataire mais au cas où le nombre d’actes > 10 et en cas de changement de prestataire, il est nécessaire de faire un sous-total. Il s’ensuit que ces factures ne peuvent avoir une suite chronologique.

En foi de ce qui précède, les soussignés, dûment autorisés par leurs mandants, ont signé le présent cahier des charges.

Fait à Luxembourg, le 23 décembre 2016, en double exemplaire.

Pour la Fédération COPAS,
Le Président,

Marc Fischbach

Pour la Caisse nationale de santé,
Le Président,

Paul Schmit


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