Pour effectuer la transmission par voie électronique, un raccordement au réseau Healthnet¹ avec authentification forte est requis.

L’établissement hospitalier s’engage à se doter des moyens de communication suffisants et à suivre la procédure publiée sur le site Internet de la CNS qui sera notifiée et mise à disposition des établissements hospitaliers² pour accéder au transfert par voie électronique de données structurées et normalisées, de système informatique à système informatique.

Un établissement hospitalier doit disposer d’au moins deux (2) accès personnalisés. La CNS communique à l’établissement hospitalier la décision d’accord ou de refus du droit d’accès à la transmission par voie électronique via le réseau Healthnet. Un refus d’accès est à justifier par la CNS. Les accès nécessaires sont mis à disposition de l’établissement hospitalier sur demande. En cas d’accord, le Centre Commun de la Sécurité Sociale (CCSS), en sa qualité de sous-traitant dans le cadre du traitement de données visé, communique aux collaborateurs de l’établissement hospitalier leur code et leur mot de passe initial pour qu’ils puissent accéder à leur compte personnel.

Leurs identifiant et authentifiant sont strictement personnels et ne doivent pas être divulgués aux tiers, y inclus les proches collaborateurs. Tout changement de fonction ou départ d’un collaborateur de l’établissement hospitalier ayant un accès personnel doit être signalé par ce dernier à la CNS dans les plus brefs délais.

La dénomination des fichiers prévus par la convention et le présent cahier des charges est définie dans les annexes du présent cahier des charges.

Lors de la transmission par voie électronique des fichiers, l’établissement hospitalier s’engage à respecter cette dénomination ainsi que les libellés et le contenu des différentes zones définies dans les fichiers électroniques.

L’accusé de réception d’un fichier électronique prend la forme d’un email automatique envoyé aux adresses email fournies par l’établissement hospitalier immédiatement après la réception et le contrôle du format du fichier. Cette information constitue une simple notification de dépôt et n’a pas de valeur juridique.

Dans le cadre des processus de transmissions électroniques des fichiers de déclarations, de demandes et de facturation, les pièces justificatives numériques sont intégrées et sauvegardées dans les archives électroniques de l’établissement hospitalier et de la CNS. L’intégration et la conservation se font conformément aux conditions et modalités prévues par les lois, règlements et conventions en vigueur. L’établissement hospitalier garantit la mise en place de procédures d’impression des documents numériques.

Tous les formulaires visés par le présent cahier des charges sont échangés par voie électronique sécurisé. La transmission sur support papier des formulaires entre l’établissement hospitalier et la CNS est limitée aux situations découlant d’incidents techniques.

Dans le cadre de la transmission sur support papier, les formulaires doivent respecter les exigences relatives au contenu et au layout telles que définies dans le présent cahier des charges, sous peine de ne pas être opposable à l’assurance maladie (voir annexe V ; annexe VI ; annexe VII ; annexe VIII ; annexe IX ; annexe X ; annexe XI).

En principe l’établissement hospitalier émet un seul original. Exceptionnellement un deuxième original, opposable à l’assurance maladie, peut être émis. Le deuxième original doit être daté à la date de l’émission de l’original qu’il remplace.

Toute rature et modification apportée à un document existant, de quelque nature qu’il soit, est utilement paraphée et authentifiée par l’estampille de l’établissement hospitalier.

Toute évolution technique des règles concernant l’échange de données est signalée par écrit par la CNS à chaque établissement hospitalier qui dispose d’un délai de trois (3) mois pour s’y conformer. Un délai spécifique déviant de trois (3) mois et des modalités transitoires peuvent être décidés par la CTF.

À l’admission d’un patient pour un séjour en milieu hospitalier, l’établissement hospitalier déclare une entrée. À la sortie de ce dernier, l’établissement hospitalier déclare une sortie.

Par dérogation à l’alinéa précédent, si au cours d’un traitement stationnaire la nature du traitement exige un transfert du patient vers un autre hôpital pour y recevoir des soins qui ne peuvent être dispensés dans l’établissement hospitalier d’origine et que le patient réintègre l’établissement hospitalier d’origine avant minuit du même jour l’établissement hospitalier qui reçoit le patient effectue une déclaration de transfert en lieu et place des déclarations d’entrée et de sortie respectives.

Toute déclaration doit être parvenue à la CNS dans les deux (2) jours ouvrables suivant respectivement l’admission, le transfert ou la sortie du patient à l’exception des admissions selon l’article 13 du présent document.

Le CCSS met à disposition de l’établissement hospitalier, les accès informatiques nécessaires et en nombre suffisant aux outils leur permettant de saisir directement les déclarations d’entrée et de sortie, ainsi que les transferts entre hôpitaux dans la mesure où les contraintes du système Pen2 le permettent.

Les droits d’accès accordés aux établissements hospitaliers ne permettent que la création d’une admission, la saisie d’un transfert et d’une sortie, ainsi que des recherches sur des enregistrements existants et ce uniquement par l’utilisateur, dont l’accès a été mis à disposition par le CCSS. Toute modification d’une déclaration doit être communiquée à la CNS sur support papier ou par e-mail sécurisé dans les plus brefs délais. La CNS se chargera de la mise à jour.

Les établissements hospitaliers déclarent tout changement de médecin traitant à la CNS par le formulaire prévu à l’annexe IX.

La déclaration doit parvenir à la CNS au plus tard cinq (5) jours ouvrables suivant le changement du médecin traitant.

Le traitement stationnaire au CNRFR ou dans un service de rééducation gériatrique d’un établissement hospitalier requiert une autorisation du Contrôle médical de la sécurité sociale et il est subordonné à la production à la CNS endéans les 3 jours ouvrables suivant l’admission du patient du formulaire de demande défini à l’annexe X du présent cahier des charges dûment rempli et accompagné sous pli fermé à l’adresse du Contrôle médical de la sécurité sociale d’un rapport médical détaillé tel que défini au niveau des dispositions statutaires de la CNS.

Les demandes de prise en charge pour réhabilitation physique ou réhabilitation post-oncologique au Centre de Réhabilitation du Château de Colpach sont réalisées par le formulaire prévu à l’annexe XX. Pour le relevé journalier des entrées et sorties au Centre de Réhabilitation du Château de Colpach, le formulaire prévu à l’annexe XXI est à transmettre sous forme électronique à la CNS.

En cas d’un accord, la CNS transmet à l’assuré et à l’établissement hospitalier demandeur un titre qui certifie la prise en charge du traitement demandé pour une période définie en application des dispositions et conditions définies dans les statuts de la CNS.

En cas de refus, la CNS adressera une décision de refus à l’assuré, à l’établissement hospitalier demandeur ainsi qu’au médecin demandeur. L’établissement hospitalier ayant fait une demande informe le patient ou l’accompagnateur selon la loi modifiée du 24 juillet 2014 relative aux droits et obligations du patient, sans délai, sur le refus et sur les coûts qui seront à sa charge personnelle.

Le traitement ambulatoire au CNRFR ou dans un service de rééducation gériatrique ou dans un service de rééducation cardiaque d’un hôpital est subordonné à la production à la CNS endéans les 3 jours ouvrables suivant l’admission du patient du formulaire de demande défini à l’annexe X du présent cahier des charges dûment rempli et accompagné sous pli fermé à l’adresse du Contrôle médical de la sécurité sociale d’un rapport médical détaillé tel que défini au niveau des dispositions statutaires de la CNS ou d’une ordonnance médicale dans le cas d’une rééducation cardiaque.

En cas d’un accord, la CNS transmet à l’assuré et à l’établissement hospitalier demandeur un titre qui certifie la prise en charge du traitement demandé pour une période définie en application des dispositions et conditions définies dans les statuts de la CNS.

En cas de refus la CNS adressera une décision de refus à l’assuré, à l’établissement hospitalier demandeur ainsi qu’au médecin. L’établissement hospitalier ayant fait une demande informe le patient ou l’accompagnateur selon la loi modifiée du 24 juillet 2014 relative aux droits et obligations du patient, sans délai, sur le refus et les coûts qui seront à sa charge personnelle.

Si l’accord pour le traitement stationnaire ou ambulatoire vient à échéance, le CNRFR ou l’établissement hospitalier fait parvenir, au plus tard quatre (4) jours ouvrables avant l’échéance de la prise en charge, la demande de prolongation, à la CNS. Les informations médicales, tel que définies par les dispositions statutaires de la CNS, sont à envoyer sous pli fermé au CMSS.

Le formulaire à utiliser pour la demande de prolongation fait l’objet de l’annexe XI au présent cahier des charges.

Les décisions d’accord respectivement de refus de prolongation sont communiqués de la même façon que pour les demandes initiales.

Le fichier électronique de facturation comporte obligatoirement les données figurant sur le modèle prévu à l’annexe III du présent cahier des charges.

Le fichier électronique de facturation échangé respecte les règles de nommage définies à l’annexe II.

Le fichier électronique de facturation échangé est un fichier plat respectant les spécifications techniques définies à l’annexe III.

L’établissement hospitalier fait parvenir le fichier de facturation par voie électronique à la CNS selon les modalités définies aux articles 2 à 8 du présent cahier des charges.

La transmission du fichier de facturation vaut demande de paiement des prestations opposables. L’établissement hospitalier est responsable de la conformité des données de facturation.

Pour chaque code prestataire facturier, il ne peut être introduit qu’un seul fichier de facturation par mois de calendrier à la CNS.

La CNS procède au paiement des prestations non contestées au plus tard le trentième (30^ième) jour à partir de la date de réception du fichier de facturation telle qu’elle est renseignée sur l’accusé de réception.

La CNS envoie par voie électronique une information de dépôt des fichiers sur le serveur de l’établissement hospitalier lorsque les données entrées dans le fichier électronique de facturation sont exploitables et conformes à l’annexe III du présent cahier des charges. Dans le cas contraire, le fichier n’est pas traité et est retourné par voie électronique à l’établissement hospitalier avec indication des motifs du retour. La liste des codes refus utilisés est repris à l’annexe IV.

En cas de contestation de prestations, la CNS transmet les motifs de refus prévus à l’annexe IV renseignés sous forme de codes dans les fichiers retournés au plus tard 30 jours après la date de réception par la CNS du fichier de facturation.

Le pharmacien hospitalier ne délivre les fournitures (médicaments et dispositifs médicaux) prévues à l’article 9 du règlement grand-ducal du 1^er mars 2002 relatif à la pharmacie hospitalière et au dépôt hospitalier de médicaments vers le secteur extrahospitalier que sur ordonnance médicale originale nominative. Le fichier de facturation de l’activité extrahospitalière de la pharmacie sera transmis à la CNS par fichier électronique sous le format prévu à l’annexe XII. Les fichiers informatiques sont accompagnés d’un relevé récapitulatif indiquant la période de facturation, le nombre d’enregistrements et la somme des nombres d’emballages (somme de la zone 14 (quantité) du fichier de l’annexe XII).

Dès réception et lecture du fichier informatique, un accusé de réception est transmis à l’hôpital, confirmant la lecture correcte des paramètres ci-dessus.

En cas de non-concordance, le fichier est retourné immédiatement à l’hôpital sans avoir été traité. En cas de conformité des données, le fichier est retourné à l’hôpital dans le délai de 30 jours. Le transfert du fichier de facturation de l’activité extrahospitalière de la pharmacie sera complété par un dépôt mensuel des ordonnances par l’établissement hospitalier concerné à la CNS en vue d’un remboursement des frais engendrés.

Dans le cadre de la prise en charge des médicaments, implants, prothèses, transplants et frais connexes à coût élevé conformément à l’article 21 de la convention, les ordonnances originales avec un relevé récapitulatif sous le format décrit à l’annexe XIII sont à adresser à la CNS par courrier postal sur base semestrielle :

Les établissements hospitaliers doivent obligatoirement utiliser la procédure électronique pour la demande des titres de prise en charge de la kinésithérapie en milieu ambulatoire. La procédure électronique pour la demande d’un titre de prise en charge est décrite dans le cahier des charges de la convention entre la CNS et l’Association luxembourgeoise des kinésithérapeutes diplômés.

La CNS met à la disposition des établissements hospitaliers un accès informatique permettant de vérifier l’affiliation des assurés et le statut d’un accident de travail.

L’accès au système du Centre informatique de la sécurité sociale permet en principe la consultation par télétraitement 24 heures sur 24 heures et 7 jours sur 7. Les données consultables comprennent le numéro matricule de la personne protégée affiliée pour la date de la consultation, du nom, du nom marital, des prénoms et de l’adresse postale de la personne protégée telle que reprise du RNPP, de la date des accidents relevant de la compétence de l’assurance contre les accidents et du numéro de l’accident. Le Centre informatique de la sécurité sociale permettra de faire une recherche du numéro matricule sur base de la date de naissance et sur base du nom et du prénom.

Les établissements hospitaliers et la CNS sont en charge de mettre en place l’infrastructure et les règles de gestion nécessaires au respect de la législation en vigueur concernant la protection des données à caractère personnel.

Dans le cadre de la loi du 1^er août 2018 portant organisation de la Commission nationale pour la protection des données et mise en oeuvre du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données), portant modification du Code du travail et de la loi modifiée du 25 mars 2015 fixant le régime des traitements et les conditions et modalités d’avancement des fonctionnaires de l’État , et à ses mises à jour à venir, et plus généralement conformément au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et à la demande de la CNS, les établissements hospitaliers pourront être amenés à expliquer et justifier l’utilisation faite des données mises à disposition par la CNS.

La CNS met à disposition des établissements hospitaliers :

En cas de mise à jour de l’un des documents mentionnées sous b) ou c), la CNS s’engage à transmettre un nouveau référentiel aux établissements hospitaliers dans un délai d’une semaine après publication au Journal officiel sous format Excel.

La liste actualisée des codes prestataires des médecins prescripteurs sera transmise dans des intervalles mensuels. La description et la dénomination du fichier d’échange reprenant cette liste de codes prestataires est reprise à l’annexe XIX. La CNS tient à disposition des établissements hospitaliers le fichier électronique correspondant à la description complète du layout du fichier reprenant la liste des médecins prescripteurs.

Lorsque le séjour à l’hôpital d’une personne est qualifié de simple hébergement au sens de l’article 17, alinéa 2 du Code de la sécurité sociale, les frais de séjour à l’hôpital ne sont pas opposables à l’assurance maladie. Dans ce cas l’établissement hospitalier informe le patient sur les coûts qui lui incombent et qui ne sont pas pris en charge par l’assurance maladie. Les séjours sont à indiquer dans le fichier de facturation (annexe III). La CNS tiendra compte de ces séjours au niveau des unités d’œuvre non opposables dans le cadre du décompte de fin d’exercice prévu à l’article 37 de la convention.

Dans le cadre du suivi budgétaire les établissements hospitaliers transmettent trimestriellement à la CNS le suivi budgétaire mensuel des frais variables.

La description et la dénomination du fichier reprenant les données du suivi budgétaire mensuel des frais variables figurent à l’annexe XVI. Les données du trimestre précédent doivent être transmis à la CNS avant la fin du trimestre subséquent.

Dans le cadre du suivi budgétaire les établissements hospitaliers transmettent trimestriellement à la CNS, le suivi budgétaire du nombre d’ETP sous forme de la moyenne mensuelle.

La description et la dénomination du fichier reprenant les données du suivi budgétaire du nombre d’ETP est reprise à l’annexe XVII.

Dans le cadre du suivi budgétaire les établissements hospitaliers transmettent à la CNS, le suivi budgétaire trimestriel des frais fixes. Les données du trimestre précédent sont transmises à la CNS avant la fin du trimestre subséquent moyennant un fichier électronique.

La description et la dénomination du fichier reprenant les données du suivi budgétaire des frais fixes est reprise à l’annexe XVIII.

Pour les trois fichiers de suivi budgétaires repris aux art. 31, 32 et 33, la CNS tient à disposition des établissements hospitaliers le fichier électronique correspondant à la description complète de ces fichiers.

En vertu de l’article 47bis de la convention, les établissements hospitaliers communiquent sur une base semestrielle le relevé individuel des séjours stationnaires et de jour à la CNS. Les délais à respecter sont le 15 octobre de l’année n pour la transmission des données relatives aux séjours du 1^er semestre de l’année n et le 15 avril de l’année n+ 1 pour la transmission des données relatives aux séjours du 2^ème semestre de l’année n.

Les modalités de codage pour les données sur les séjours hospitaliers sont publiées sur le site internet (www.dcsh.lu).³ La dénomination ainsi que la structure du fichier d’échange reprenant les données du relevé individuel des séjours stationnaires sont repris à l’annexe II. Les variables à transmettre à la CNS sont repris à l’annexe XXII.

La CNS tient à disposition des établissements hospitaliers le fichier électronique correspondant à la description complète du fichier reprenant relevé individuel des séjours stationnaires.

Un fichier XML est utilisé pour le transfert de la documentation hospitalière des établissements hospitaliers spécialisés avec les variables suivantes :

La CNS tient à disposition des établissements hospitaliers le fichier électronique correspondant.

Les catalogues des classifications à utiliser seront mis à disposition des établissements hospitaliers par la société qui fournit l’outil de codage et de groupage.

Pour que la CNS puisse mettre à disposition de chaque établissement hospitalier le relevé des actes prestés aux patients par les médecins y agréés conformément à l’article 74 alinéa 10 du CSS, l’établissement hospitalier transmet à la CNS une liste de ses médecins agréés avec code prestataire, date début de l’agréation et date fin de l’agréation des médecins agréés pendant le semestre concerné. La CNS transmet par la suite le relevé des actes prestés aux patients par les médecins y agréés à l’établissement hospitalier.

Les délais à respecter pour le transfert sont les suivants :

La dénomination ainsi que la structure du fichier d’échange reprenant la liste des médecins agréés sont repris à l’annexe XIV.

La dénomination ainsi que la structure du fichier d’échange reprenant le relevé des actes prestés aux patients par les médecins y agréés sont repris à l’annexe XV.