Version consolidée applicable au 02/04/2021 : Règlement grand-ducal du 17 mars 2020 fixant le contenu et les modalités du contrat de coopération type visé par l’article 4 paragraphe 4 de la loi du 17 août 2018 relative à l’archivage.

Acte consolidé

Type : règlement grand-ducal

Prise d'effet : 02/04/2021

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Texte consolidé


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Version consolidée applicable au 02/04/2021 : Règlement grand-ducal du 17 mars 2021 fixant le contenu et les modalités du contrat de coopération type visé par l’article 4 paragraphe 4 de la loi du 17 août 2018 relative à l’archivage.

Art. 1er.

Le contrat de coopération que l’État peut conclure avec les communes, les syndicats de communes et les établissements publics des communes concernant leurs archives en application des dispositions de l’article 4, paragraphe 4, de la loi du 17 août 2018 relative à l’archivage doit contenir au moins les clauses reprises au contrat type annexé.

Art. 2.

Notre ministre ayant la Culture dans ses attributions et Notre ministre ayant les Affaires communales dans ses attributions sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’exécution du présent règlement qui sera publié au Journal officiel du Grand-Duché de Luxembourg.

Contrat de coopération conclu en application de l’article 4, paragraphe 4, aliénas 2 et 3, de la loi du 17 août 2018 relative à l’archivage

entre

la/le nom de la commune, du syndicat des communes ou de l’établissement public communal, représenté(e) par noms des personnes concernées,

ci-après « le producteur d’archives communales »

et

l’État du Grand-Duché de Luxembourg, représenté par la Ministre de l’Intérieur, d’une part, et, par la Ministre de la Culture, d’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Chapitre 1er

- Objet

Art. 1er.

Le présent contrat a comme objet de fixer les modalités de la coopération entre le producteur d’archives communales et les Archives nationales en vue de régler l’archivage des archives communales dans l’intérêt public, c’est à dire tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées que pour assurer, par le biais de la sauvegarde d’un patrimoine archivistique national et dans un esprit de transparence démocratique, l’accès à la documentation d’intérêt historique, scientifique, culturel, économique ou sociétal du Grand-Duché de Luxembourg.

Chapitre 2

- Les engagements du producteur d’archives communales

Art. 2.

Le producteur d’archives communales s’engage à respecter le principe établi par l’article 11 de la loi du 17 août 2018 relative à l’archivage, ci-après « la loi », en vertu duquel les archives communales en tant qu’archives publiques sont inaliénables.

Art. 3.

Le producteur d’archives communales s’engage à conserver les archives communales de sorte que la pérennité, l’authenticité, l’intégrité, le classement, l’accessibilité et la lisibilité des informations soient garantis tout au long de leur cycle de vie.

Art. 4.

Le producteur d’archives communales s’engage à établir un tableau de tri, tel que défini dans l’article 2, point 7, de la loi et à procéder à la destruction des archives communales uniquement si ces archives ont été destinées à cette fin dans le tableau de tri. Lorsque les archives communales comportent des données à caractère personnel collectées dans le cadre de traitements régis par le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et par la loi du 1er août 2018 portant organisation de la Commission nationale pour la protection des données et du régime général sur la protection des données, ces données font l’objet, à l’expiration de la durée de la conservation, d’une sélection pour déterminer les données destinées à être conservées et celles, dépourvues d’utilité administrative ou d’intérêt scientifique, statistique ou historique, destinées à être éliminées.

Art. 5.

Le producteur d’archives communales s’engage à permettre aux Archives nationales d’exercer auprès du producteur d’archives communales la mission d’encadrement définie par l’article 9 de la loi.

Art. 6.

Le producteur d’archives communales s’engage à demander l’avis des Archives nationales lors de l’introduction de systèmes techniques de création, de stockage et de conservation de documents numériques, ou de modifications de ces systèmes impactant le cycle de vie des documents numériques, afin de contribuer à la systématisation des systèmes informatiques en place et de permettre d’analyser la compatibilité desdits systèmes avec une préservation à long terme des données numériques.

Art. 7.

En ce qui concerne les archives privées qui entrent en possession du producteur d’archives communales par don, legs ou acquisition, le producteur d’archives communales s’engage à conclure avec les personnes physiques ou morales privées un contrat déterminant les conditions du transfert, de communication, de reproduction et de publication de ces archives. Il accorde aux archives privées le régime de protection défini aux articles 2 et 3 du présent contrat.

Chapitre 3

- Les engagements des Archives nationales

Art. 8.

Les Archives nationales s’engagent à fournir au producteur d’archives communales dans le cadre de leur mission d’encadrement des conseils et des recommandations quant à la gestion et à la conservation des archives communales. Les Archives nationales informent le producteur d’archives communales sur les bonnes pratiques en la matière.

Art. 9.

Les Archives nationales s’engagent à élaborer en collaboration avec le producteur d’archives communales un projet de tableau de tri conformément à l’article 6, paragraphe 1 de la loi, basé sur un tableau de tri modèle pour les archives communales en vue de faciliter l’engagement pris par le producteur d’archives communales à l’article 4.

Art. 10.

Les Archives nationales s’engagent à accepter les versements d’archives communales désignées à être définitivement conservées selon le tableau de tri à l’expiration de leur durée d’utilité administrative, conformément aux procédures et aux recommandations des Archives nationales.

Art. 11.

Pour le producteur d’archives communales qui souhaite verser ses archives communales, les Archives nationales s’engagent à fournir gratuitement du matériel de conditionnement pour conserver de manière adéquate les archives communales désignées à être définitivement conservées selon leur tableau de tri.

Art. 12.

Les Archives nationales s’engagent à inclure le ou les agent(s) du producteur d’archives communales chargé(s) de l’archivage au réseau de professionnels de l’archivage, coordonné par les Archives nationales. Elles s’engagent à mettre à disposition de la documentation et des publications en rapport avec l’archivistique au producteur d’archives communales et de proposer aux agents communaux en collaboration avec l’Institut national d’administration publique des formations en archivistique.

Chapitre 4

- Clause de résiliation

Art. 13.

En cas de résiliation du contrat de coopération de la part du producteur d’archives communales, celui-ci doit en donner avis, par lettre recommandée, à la direction des Archives nationales qui en informe les ministres de la Culture et de l’Intérieur. Les archives communales versées aux Archives nationales jusqu’au moment de la résiliation ne sont pas restituées au producteur d’archives communales, mais continuent à faire partie intégrante des fonds d’archives des Archives nationales.

Fait à __________________, le ________________ en autant d’exemplaires que de parties.

Signatures :


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