Règlement grand-ducal du 23 avril 2021 portant organisation de la formation pendant le service provisoire des fonctionnaires communaux ainsi que du cycle de formation de début de carrière des employés communaux :
1° modifiant :
a) le règlement grand-ducal modifié du 27 octobre 2000 déterminant à l’Institut national d’administration publique 1. l’organisation de la commission de coordination, 2. la collaboration avec les administrations et établissements publics de l’État et 3. la collaboration avec le Ministère de l’Intérieur et les administrations et établissements publics des communes ;
b) le règlement grand-ducal modifié du 13 août 2002 portant institution d’une formation spéciale pour les fonctionnaires communaux ; et
2° abrogeant le règlement grand-ducal modifié du 27 octobre 2000 portant 1. organisation à l’Institut national d’administration publique de la division de la formation pendant le service provisoire du personnel des communes, des syndicats de communes et des établissements publics des communes et 2. modification du règlement grand-ducal modifié du 20 décembre 1990 portant fixation des conditions d’admission et d’examen des fonctionnaires communaux.

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Règlement grand-ducal du 23 avril 2021 portant organisation de la formation pendant le service provisoire des fonctionnaires communaux ainsi que du cycle de formation de début de carrière des employés communaux :

modifiant :
a) le règlement grand-ducal modifié du 27 octobre 2000 déterminant à l’Institut national d’administration publique 1. l’organisation de la commission de coordination, 2. la collaboration avec les administrations et établissements publics de l’État et 3. la collaboration avec le Ministère de l’Intérieur et les administrations et établissements publics des communes ;
b) le règlement grand-ducal modifié du 13 août 2002 portant institution d’une formation spéciale pour les fonctionnaires communaux ; et
abrogeant le règlement grand-ducal modifié du 27 octobre 2000 portant 1. organisation à l’Institut national d’administration publique de la division de la formation pendant le service provisoire du personnel des communes, des syndicats de communes et des établissements publics des communes et 2. modification du règlement grand-ducal modifié du 20 décembre 1990 portant fixation des conditions d’admission et d’examen des fonctionnaires communaux.



Nous Henri, Grand-Duc de Luxembourg, Duc de Nassau,

Vu la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux ;

Vu la loi modifiée du 15 juin 1999 portant organisation de l’Institut national d’administration publique ;

Vu l’avis de la Chambre des fonctionnaires et employés publics ;

Vu l’avis du Syndicat des villes et communes luxembourgeoises ;

Notre Conseil d’État entendu ;

Sur le rapport de Notre Ministre de l’Intérieur et après délibération du Gouvernement en conseil ;

Arrêtons :

Chapitre 1er

Organisation de la formation pendant le service provisoire pour les fonctionnaires communaux

Section 1re

Formations organisées dans le cadre de la formation générale

Art. 1er.

Dans le cadre de la formation générale, les fonctionnaires en service provisoire suivent :

un ensemble de formations appelées « formations du tronc commun », obligatoires pour tous les fonctionnaires en service provisoire, conformément à l’article 3 ;
un ensemble de formations appelées « formations au choix », à déterminer individuellement pour chaque fonctionnaire en service provisoire par le collège des bourgmestre et échevins conformément à l’article 4.

Art. 2.

La formation générale peut être organisée sous forme de :

cours présentiels ;
cours en ligne ;
études personnelles ;
en mode alternant cours présentiels, cours en ligne ou études personnelles.

Art. 3.

(1)

Une formation du tronc commun est organisée par l’Institut national d’administration publique, ci-après « l’Institut », pour chacune des matières suivantes :

Législation communale

15 heures

Connaissances générales de l’État

12 heures

Budget et comptabilité communaux

12 heures

Communication et compétences comportementales

6 heures

Statut et rémunération des agents communaux

9 heures

Politique d’égalité entre les femmes et les hommes

6 heures

La durée totale des formations du tronc commun s’élève à 60 heures.

Pour chaque matière, l’Institut propose au ministre ayant la Fonction publique dans ses attributions, ci-après le « ministre », un programme détaillé et la forme d’organisation de la formation.

Les propositions ainsi élaborées sont approuvées par le ministre et le détail en est publié au Journal officiel du Grand-Duché de Luxembourg.

(2)

L’inscription du fonctionnaire en service provisoire à une formation du tronc commun est faite par le collège des bourgmestre et échevins, le bureau du syndicat de communes ou le président de l’établissement public placé sous la surveillance de la commune.

(3)

Le collège des bourgmestre et échevins, le bureau du syndicat de communes ou le président de l’établissement public placé sous la surveillance de la commune assure que le fonctionnaire en service provisoire bénéficie, pour le volet de la formation suivi sous forme d’études personnelles ou de cours en ligne, d’une dispense de service considérée comme période d’activité de service équivalent au nombre d’heures de formation suivies avant sa participation à l’épreuve de l’examen de fin de formation générale concernée.

(4)

Lorsque le fonctionnaire en service provisoire est absent lors d’une ou de plusieurs demi-journées de cours présentiel, il est tenu de transmettre à l’Institut, au plus tard le jour ouvrable suivant le début de son absence, un justificatif indiquant la raison dûment justifiée de son absence. Le chargé de direction de l’Institut, ci-après « chargé de direction », en informe le collège des bourgmestre et échevins, le bureau du syndicat de communes ou le président de l’établissement public placé sous la surveillance de la commune, dont relève le fonctionnaire en service provisoire. Le fonctionnaire en service provisoire peut s’inscrire une nouvelle fois au cours présentiel manqué.

À défaut de certificat indiquant la raison dûment justifiée d’absence présenté dans le délai imparti ou de nouvelle inscription, le fonctionnaire en service provisoire est considéré comme ayant suivi intégralement la formation du tronc commun.

Art. 4.

(1)

Les fonctionnaires en service provisoire suivent des formations au choix parmi les matières énumérées à l’annexe du présent règlement pour un nombre minimum de 30 heures de formation, déterminées par le collège des bourgmestre et échevins, le bureau du syndicat de communes ou le président de l’établissement public placé sous la surveillance de la commune. Sont concernés les fonctionnaires suivants :

les fonctionnaires en service provisoire de la catégorie de traitement A, groupe de traitement A1, sous-groupe administratif et sous-groupe à attributions particulières de la rubrique « Administration générale », à l’exception de ceux énumérés à l’article 12, paragraphe 1er, alinéa 7, points 4° à 12° du règlement grand-ducal modifié du 28 juillet 2017 fixant le régime des traitements et les conditions et modalités d’avancement des fonctionnaires communaux et relevant de la rubrique « Administration générale » ;
les fonctionnaires en service provisoire de la catégorie de traitement A, groupe de traitement A1, sous-groupe scientifique et technique et sous-groupe éducatif et psycho-social de la rubrique « Administration générale » ;
les fonctionnaires en service provisoire de la catégorie de traitement A, groupe de traitement A1, sous-groupe enseignement musical de la rubrique « Enseignement » ;
les fonctionnaires en service provisoire de la catégorie de traitement A, groupe de traitement A2, sous-groupe administratif et sous-groupe scientifique et technique de la rubrique « Administration générale » ;
les fonctionnaires en service provisoire de la catégorie de traitement A, groupe de traitement A2, sous-groupe éducatif et psycho-social de la rubrique « Administration générale » ;
les fonctionnaires en service provisoire de la catégorie de traitement B, groupe de traitement B1, sous-groupe administratif et sous-groupe à attributions particulières de la rubrique « Administration générale », à l’exception de ceux qui assument les fonctions de secrétaire ou de secrétaire-rédacteur ;
les fonctionnaires en service provisoire de la catégorie de traitement B, groupe de traitement B1, sous-groupe technique et sous-groupe éducatif et psycho-social de la rubrique « Administration générale » ;
les fonctionnaires en service provisoire de la catégorie de traitement C, groupe de traitement C1, sous-groupe administratif de la rubrique « Administration générale » ;
les fonctionnaires en service provisoire de la catégorie de traitement C, groupe de traitement C1, sous-groupe technique et les fonctionnaires en service provisoire de la catégorie de traitement D.

Pour chaque matière, l’Institut propose, en collaboration avec le ministre de l’Intérieur, au ministre un programme détaillé et la forme d’organisation de la formation.

Les propositions ainsi élaborées sont approuvées par le ministre et le détail en est publié au Journal officiel du Grand-Duché de Luxembourg.

(2)

L’inscription du fonctionnaire en service provisoire à des formations au choix est faite par le collège des bourgmestre et échevins, le bureau du syndicat de communes ou le président de l’établissement public placé sous la surveillance de la commune ou leur délégué.

(3)

Pour la mise en compte intégrale des heures de formation d’une formation au choix, le fonctionnaire en service provisoire est obligé de participer à l’ensemble des heures de formation.

Lorsque, dans le cadre d’une formation au choix, le fonctionnaire en service provisoire a suivi un nombre d’heures de formation supérieur ou égal à soixante-quinze pour cent par rapport à la durée totale de cette formation, les demi-journées, déterminées à l’article 5, réellement suivies sont prises en compte pour le calcul du nombre total d’heures de formation au choix.

Lorsque, dans le cadre d’une formation au choix, le fonctionnaire en service provisoire a suivi un nombre d’heures de formation inférieur au pourcentage précité, aucune heure de formation n’est prise en compte pour le calcul du nombre total d’heures de formation au choix.

(4)

Le collège des bourgmestre et échevins, le bureau du syndicat de communes ou le président de l’établissement public placé sous la surveillance de la commune peut demander que des formations organisées par une entité communale soient assimilées à des formations au choix dans les matières énumérées à l’annexe. Il en est de même pour les formations organisées par des organismes agréés par le ministre ayant l’Éducation nationale dans ses attributions ou par des services ou administrations relevant du ministre précité.

La demande d’assimilation est faite par écrit et adressée au ministre. Ce dernier prend une décision après avoir entendu le ministre ayant les Affaires intérieures dans ses attributions et le chargé de direction en leur avis.

La demande mentionne :

le sujet de la formation, accompagné d’un bref descriptif ;
l’organisme ayant assuré la formation ;
la date et le lieu du déroulement de la formation ;
la durée effective de la formation.

La demande doit en outre être accompagnée d’une attestation émise par l’organisme ayant assuré la formation, qui atteste que le fonctionnaire en service provisoire a effectivement participé à la formation en question.

Art. 5.

Une journée de formation de 6 heures est considérée comme une journée d’activité de service de 8 heures.

Une demi-journée de formation de 3 heures de formation est considérée comme une demi-journée d’activité de service de 4 heures.

Art. 6.

Le temps de formation générale est considéré comme période d’activité de service.

Art. 7.

Sur demande du collège des bourgmestre et échevins, le bureau du syndicat de communes ou le président de l’établissement public placé sous la surveillance de la commune, une dispense de la participation à une ou plusieurs formations du tronc commun ou d’un certain nombre d’heures de formation au choix peut être accordée au fonctionnaire en service provisoire par le chargé de direction pour des raisons exceptionnelles dûment motivées.

Art. 8.

(1)

Le chargé de direction certifie le nombre d’heures de formation suivies par le fonctionnaire en service provisoire.

(2)

Ce certificat est communiqué au président de la commission de coordination de l’Institut, au fonctionnaire en service provisoire, à son patron de stage et au délégué à la formation de l’administration ou de l’établissement public concerné, et est inséré par le patron de stage au carnet de stage du fonctionnaire en service provisoire.

Section 2

Examen d’admission définitive

Art. 9.

L’examen d’admission définitive des fonctionnaires en service provisoire comprend un examen de fin de formation générale organisé par l’Institut et un examen de fin de formation spéciale organisé par le ministre de l’Intérieur.

Section 3

Examen de fin de formation générale

Art. 10.

(1)

L’examen de fin de formation générale sanctionne les formations du tronc commun et comprend pour chaque formation une épreuve d’examen écrite.

(2)

L’inscription du fonctionnaire en service provisoire aux épreuves d’examen est faite par le collège des bourgmestre et échevins, le bureau du syndicat de communes ou le président de l’établissement public placé sous la surveillance de la commune ou leur délégué.

L’inscription du fonctionnaire en service provisoire à la formation du tronc commun, organisée sous forme de cours présentiel, de manière intégrale ou le combinant avec un cours en ligne ou des études personnelles, vaut d’office inscription du fonctionnaire en service provisoire à l’examen de fin de formation générale.

(3)

Sur demande du collège des bourgmestre et échevins, le bureau du syndicat de communes ou le président de l’établissement public placé sous la surveillance de la commune, une dispense d’une ou de plusieurs épreuves de l’examen de fin de formation générale peut être accordée au fonctionnaire en service provisoire par le ministre pour des raisons exceptionnelles dûment motivées.

Dans ce cas, une dispense de participation de ce fonctionnaire en service provisoire aux formations correspondantes peut également être accordée par le ministre pour des raisons exceptionnelles dûment motivées.

(4)

Le maximum de points à attribuer s’élève pour chaque épreuve de l’examen de fin de formation générale à 60 points. Est considérée comme une note suffisante un nombre total de points supérieur ou égal à 30.

Art. 11.

Lors des différentes épreuves de l’examen de fin de formation générale, il peut être procédé à un contrôle d’identité des fonctionnaires en service provisoire.

Art. 12.

Au cours des épreuves de l’examen de fin de formation générale, toute communication entre les fonctionnaires en service provisoire, les employés visés au chapitre 2 et avec le dehors, de même que toute utilisation d’ouvrages, d’outils électroniques ou de notes autres que ceux qui ont été autorisés préalablement par le chargé de direction, sont interdites.

Le fonctionnaire en service provisoire qui contrevient à l’une de ces interdictions au cours d’une épreuve de l’examen de fin de formation générale est considéré comme ayant échoué à l’examen de fin de formation générale.

Art. 13.

(1)

A réussi à l’examen de fin de formation générale, le fonctionnaire en service provisoire qui a obtenu au moins les deux tiers du nombre total des points pouvant être obtenus dans le cadre de cet examen et une note suffisante dans chacune des épreuves de l’examen de fin de formation générale.

A échoué à l’examen de fin de formation générale, le fonctionnaire en service provisoire qui n’a pas obtenu au moins les deux tiers du nombre total des points pouvant être obtenus dans le cadre de cet examen ou qui a obtenu une note insuffisante dans plus d’une épreuve de l’examen de fin de formation générale.

(2)

Est ajourné à une épreuve de l’examen de fin de formation générale, le fonctionnaire en service provisoire qui a obtenu au moins les deux tiers du nombre total des points pouvant être obtenus dans le cadre de cet examen et une seule note insuffisante dans l’épreuve de l’examen de fin de formation générale concernée.

A échoué à l’examen de fin de formation générale, le fonctionnaire en service provisoire qui n’a pas obtenu une note suffisante dans la matière dans laquelle il a été ajourné.

Un échec à l’examen de fin de formation générale entraîne pour le fonctionnaire en service provisoire la possibilité de se présenter une seconde fois à cet examen.

(3)

Le fait pour le fonctionnaire en service provisoire de ne pas se présenter une seconde fois à l’examen de fin de formation générale ou de subir un deuxième échec à l’examen de fin de formation générale est éliminatoire.

(4)

Lorsque le fonctionnaire en service provisoire est absent lors d’une épreuve de l’examen de fin de formation générale, il est tenu de transmettre à l’Institut, au plus tard le jour ouvrable suivant, un certificat indiquant la raison dûment justifiée de son absence. Le chargé de direction en informe le collège des bourgmestre et échevins, le bureau du syndicat de communes ou le président de l’établissement public placé sous la surveillance de la commune dont relève le fonctionnaire en service provisoire, qui l’inscrit à une nouvelle épreuve de l’examen de fin de formation générale de la formation du tronc commun concernée.

À défaut de certificat indiquant la raison dûment justifiée d’absence présenté dans le délai imparti, le fonctionnaire en service provisoire obtient d’office seulement 1 point pour cette épreuve de l’examen de fin de formation générale.

Art. 14.

(1)

Le ministre constitue une ou plusieurs commissions d’examen et y nomme au moins quatre chargés de cours des formations du tronc commun.

Chaque membre de la commission d’examen ne peut assurer la responsabilité que d’une seule formation du tronc commun.

(2)

L’arrêté de nomination du ministre désigne le président de la commission d’examen, le secrétaire et leurs suppléants respectifs.

(3)

Aucun parent ou allié d’un candidat jusqu’au quatrième degré inclus, ni son partenaire au sens de la loi modifiée du 9 juillet 2004 relative aux effets légaux de certains partenariats, ne peut siéger comme président, membre ou secrétaire à une commission d’examen.

(4)

Pour chaque commission d’examen, le ministre nomme, sur proposition de la Chambre des fonctionnaires et employés publics, un observateur. L’observateur est convoqué aux réunions et séances de la commission d’examen dans les mêmes formes et dans les mêmes délais que les membres de la commission d’examen.

Il a le droit de participer aux travaux de la commission d’examen et cela avec voix consultative.

Les décisions de la commission d’examen sont valablement prises et ses actes régulièrement posés même si l’observateur dûment convoqué n’a pas pris part aux délibérations.

L’observateur obtient la parole s’il la demande pour présenter des remarques en relation avec l’organisation de l’examen. Toutefois, il ne peut d’aucune façon s’immiscer dans la détermination et le choix des questions à poser, ni dans la pondération des points à attribuer aux différentes questions, ni dans l’appréciation des réponses par les membres de la commission d’examen.

Pendant les épreuves de l’examen de fin de formation générale, l’observateur ne peut communiquer d’aucune manière avec les candidats.

Lors des interruptions qui séparent les différentes épreuves de l’examen de fin de formation générale, l’observateur peut recueillir les remarques et les doléances éventuelles des candidats.

Au cas où l’observateur croit avoir constaté une insuffisance ou une irrégularité dans l’organisation matérielle des épreuves de l’examen de fin de formation générale, il informe incessamment le président de la commission d’examen, en lui parlant seul à seul.

Il peut faire acter au procès-verbal de la commission d’examen ses remarques relatives à l’organisation de l’examen de fin de formation générale et au déroulement des épreuves de l’examen de fin de formation générale.

Si l’observateur ne présente pas de remarque particulière, le procès-verbal en fait mention.

L’observateur peut également informer directement le ministre par une note écrite s’il a constaté un fait grave pouvant mettre en cause la validité de l’examen.

Art. 15.

(1)

Le président de la commission d’examen fixe l’ensemble des dates des épreuves de l’examen de fin de formation générale et les délais en rapport avec l’organisation pratique de l’examen. Il en informe les membres de la commission d’examen et l’observateur.

(2)

Pour chaque épreuve de l’examen de fin de formation générale, le chargé de cours respectif établit un questionnaire qu’il fait parvenir au président de la commission d’examen.

Le secret des questions est à observer jusqu’au début de l’épreuve de l’examen de fin de formation générale concernée. Toute violation de ce secret équivaut à une violation de l’article 13 de la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux.

Art. 16.

Le président de la commission d’examen convoque la commission d’examen.

Les délibérations des commissions d’examen sont secrètes.

Chaque commission d’examen prend ses décisions à la majorité des voix, l’abstention n’étant pas admise. En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.

La commission d’examen détermine le déroulement des épreuves de l’examen de fin de formation générale.

Pour chaque candidat, la commission d’examen arrête le nombre total de points obtenus dans les différentes épreuves de l’examen de fin de formation générale.

Sur base du nombre total de points obtenus par le candidat dans toutes les épreuves de l’examen de fin de formation générale, la commission d’examen prononce soit la réussite, soit l’ajournement, soit l’échec du candidat à l’examen de fin de formation générale.

Un procès-verbal est dressé, qui renseigne :

le nombre total de points pouvant être obtenus par chaque candidat pour chaque épreuve de l’examen de fin de formation générale ;
le nombre de points obtenus par chaque candidat pour chaque épreuve de l’examen de fin de formation générale ;
le nombre total de points pouvant être obtenus par chaque candidat dans le cadre de l’examen de fin de formation générale ;
le nombre total des points obtenus par chaque candidat dans le cadre de l’examen de fin de formation générale ;
pour chaque candidat le prononcé de la commission d’examen concernant la réussite, l’ajournement ou l’échec à l’examen de fin de formation générale.

Ce procès-verbal est signé par au moins trois membres de la commission d’examen.

Les points obtenus dans chacune des épreuves de l’examen de fin de formation générale et le prononcé de la commission d’examen concernant la réussite, l’ajournement ou l’échec y relatif sont communiqués au candidat, à son patron de stage et au délégué à la formation de l’administration ou de l’établissement public concerné, et sont insérés par le patron de stage au carnet de stage du candidat.

Section 4

Examen de fin de formation spéciale

Art. 17.

La formation spéciale prévue à l’article 7 de la loi modifiée du 15 juin 1999 portant organisation de l’Institut national d’administration publique est organisée par le ministre de l’Intérieur.

La formation s’adresse aux fonctionnaires en service provisoire énumérés à l’article 4, paragraphe 1er, points 1°, 4°, 6° et 8°. Les cours en question ont trait à l’organisation personnelle du travail des agents en question et à leur rôle au sein de leur administration.

Pour ces agents, l’examen de fin de formation spéciale est organisé conformément aux dispositions du règlement grand-ducal modifié du 13 août 2002 portant institution d’une formation spéciale pour les fonctionnaires communaux.

Art. 18.

Pour les fonctionnaires en service provisoire énumérés à l’article 4, paragraphe 1er, points 2°, 3°, 5°, 7° et 9°, l’examen de fin de formation spéciale porte sur les épreuves prévues à l’article 51 du règlement grand-ducal modifié du 20 décembre 1990 portant fixation des conditions d’admission et d’examen des fonctionnaires communaux.

Les conditions de réussite à l’examen en question sont celles prévues à l’article 13.

Section 5

Mise en compte des résultats des deux parties de l’examen d’admission définitive

Art. 19.

(1)

Au moins deux mois avant la fin du service provisoire du fonctionnaire en service provisoire, les procès-verbaux des commissions d’examen, établis dans le cadre de l’examen de fin de formation générale et dans le cadre de l’examen de la fin de formation spéciale, sont communiqués par les commissions d’examen respectives au président de la commission de coordination de l’Institut.

(2)

Après avoir obtenu la communication des procès-verbaux prévus au paragraphe 1 er, ainsi que du certificat du chargé de direction prévu à l’article 8, la commission de coordination de l’Institut procède à la mise en compte des nombres totaux de points obtenus dans le cadre de l’examen de fin de formation générale et de l’examen de fin de formation spéciale. Pour ce calcul, l’examen de fin de formation générale et l’examen de fin de formation spéciale ont une pondération égale.

Pour tout calcul, les fractions de points sont arrondies en faveur du fonctionnaire en service provisoire.

(3)

Le procès-verbal de la commission de coordination de l’Institut est communiqué au fonctionnaire en service provisoire, à son patron de stage et au délégué à la formation de l’administration ou de l’établissement public concerné, et est inséré par le patron de stage dans le carnet de stage du fonctionnaire en service provisoire.

Section 6

Plan d’insertion professionnelle

Art. 20.

Le plan d’insertion professionnelle prévu à l’article 4, paragraphes 4 et 5 de la loi modifiée du 24 décembre 1985 fixant le statut général des fonctionnaires communaux comprend pour chaque fonctionnaire en service provisoire :

la désignation d’un patron de stage ;
la remise d’un livret d’accueil ;
l’établissement d’un carnet de stage pour les fonctionnaires en service provisoire des carrières visées à l’article 4.

Art. 21.

(1)

Le collège des bourgmestre et échevins, le bureau du syndicat de communes ou le président de l’établissement public placé sous la surveillance de la commune, désigne un patron de stage pour chaque fonctionnaire en service provisoire nouvellement recruté dans l’une des carrières visées à l’article 4.

En principe, le patron de stage est choisi parmi les fonctionnaires appartenant à la même carrière que le fonctionnaire en service provisoire qu’il est appelé à superviser.

L’identité du patron de stage ainsi que celle du fonctionnaire en service provisoire qu’il supervise sont communiquées à l’Institut au moment de l’entrée en service provisoire du ou des fonctionnaires.

(2)

Le patron de stage est chargé de guider le fonctionnaire pendant toute la période de son service provisoire. Cette mission consiste :

à introduire le fonctionnaire en service provisoire dans son administration et à le familiariser avec son environnement administratif et avec le personnel en place ;
à initier le fonctionnaire en service provisoire dans ses fonctions et dans ses missions ;
à assister et à conseiller le fonctionnaire tout au long de son service provisoire ;
à soutenir le fonctionnaire en service provisoire dans ses efforts à s’intégrer dans son environnement administratif, à assumer les missions qui lui sont dévolues, à communiquer avec ses collègues et avec le public et à le motiver ;
à superviser la formation spéciale du fonctionnaire en service provisoire ;
à préparer le fonctionnaire en service provisoire à l’examen de formation spéciale ;
à gérer le carnet de stage du fonctionnaire en service provisoire.

(3)

L’encadrement du fonctionnaire en service provisoire par le patron de stage s’applique également à la période de formation à l’Institut. À cet effet, le patron de stage a accès au carnet de stage du fonctionnaire en service provisoire.

(4)

Avant toute prolongation du service provisoire, le patron de stage soumet au collège des bourgmestre et échevins, le bureau du syndicat de communes ou le président de l’établissement public placé sous la surveillance de la commune un rapport intermédiaire sur le déroulement du service provisoire.

Au cours de la dernière année du service provisoire, le patron de stage soumet à l’autorité communale un rapport final sur le déroulement du service provisoire.

Les rapports intermédiaires et le rapport final comprennent un avis du patron de stage sur la capacité du fonctionnaire en service provisoire de s’intégrer dans son environnement professionnel, d’assumer les missions qui lui sont dévolues et de communiquer avec ses collègues et avec le public.

Les rapports intermédiaires et le rapport final sont portés à la connaissance du fonctionnaire en service provisoire. Celui-ci peut, à chaque fois, présenter ses observations, qui sont à joindre chaque fois à ces rapports.

Art. 22.

(1)

Le ministère de l’Intérieur, en concertation avec les administrations communales, élabore un livret d’accueil pour les fonctionnaires en service provisoire des carrières visées à l’article 4.

Le livret d’accueil est remis au fonctionnaire en service provisoire au moment de son entrée en service.

(2)

Le livret d’accueil comprend un volet en relation avec l’Institut et un volet en relation avec l’administration communale ou l’établissement public des communes.

Le volet concernant l’Institut comprend les informations suivantes :
a) les principales dispositions légales et réglementaires relatives à la formation à l’Institut ;
b) les programmes de formation ;
c) le cas échéant, l’organisation de la partie de l’examen d’admission définitive sanctionnant la formation générale.
Le volet concernant les administrations communales comprend les informations suivantes :
a) la loi communale ;
b) un organigramme de l’administration communale ou de l’établissement public des communes ;
c) une description précise des missions et des travaux qui incombent au fonctionnaire en service provisoire ;
d) une information détaillée sur l’organisation administrative interne du service et sur les procédures d’ordre interne à respecter ainsi que, le cas échéant, sur les règles de comportement et de communication élaborées par l’administration face aux citoyens et aux usagers de l’administration ;
e) une note sur l’organisation du temps de travail et le contrôle des présences, sur la réglementation relative aux différents types de congés et, le cas échéant, sur le système des permanences à assurer ;
f) un plan détaillé concernant l’organisation de la formation spéciale, le programme à étudier pour l’examen de fin de for­mation spéciale ainsi que les dates de l’examen de fin de formation spéciale.

Art. 23.

Il est constitué pour chaque fonctionnaire en service provisoire visé par l’article 4 un carnet de stage, qui a pour objet de documenter l’évolution du candidat au cours de sa période probatoire.

Le dossier-formation est élaboré au début du service provisoire par l’administration communale dont fait partie le fonctionnaire en service provisoire.

Sont à verser au carnet de stage toutes les pièces relatives à la prestation du fonctionnaire en service provisoire au cours de sa période de formation générale à l’Institut :

a) les résultats des contrôles des connaissances, obtenus en cours de formation générale ;
b) un rapport de fin de formation générale du fonctionnaire en service provisoire ;
c) le procès-verbal de la commission d’examen chargée de procéder à la partie de l’examen de formation générale et qui renseigne le nombre de points obtenus effectivement par le candidat dans chaque matière et le nombre maximum de points par matière.

Sont à insérer de même dans le carnet de stage tous les actes administratifs en relation avec la formation spéciale du fonctionnaire en service provisoire dans son administration ou dans son établissement public d’affectation :

a) le cas échéant, les attestations de participation aux cours de formation spéciale ;
b) le cas échéant, les notes obtenues aux examens partiels de la formation spéciale ;
c) les programmes de la formation spéciale ;
d) les résultats de l’examen de fin de formation spéciale ;
e) les rapports intermédiaires et le rapport final du patron de stage, complétés le cas échéant par les observations du fonctionnaire en service provisoire ;
f) le procès-verbal de la commission d’examen chargée de procéder à la partie de l’examen d’admission définitive sanc­tionnant la formation spéciale et qui renseigne le nombre de points obtenus effectivement par le candidat dans chaque matière et le nombre maximum de points par matière.

Les pièces prévues à l’alinéa 3 sont versées au carnet de stage au fur et à mesure que le fonctionnaire en service provisoire progresse dans la formation générale.

À la fin de la période de formation générale, le carnet de stage est transmis au patron de stage du fonctionnaire en service provisoire.

Le patron de stage est tenu de compléter le carnet de stage avec toutes les pièces énumérées à l’alinéa 4.

À la fin du service provisoire, le patron de stage remet le carnet de stage au collège des bourgmestre et échevins, le bureau du syndicat de communes ou le président de l’établissement public placé sous la surveillance de la commune qui l’insère dans le dossier personnel du fonctionnaire en service provisoire.

Chapitre 2

Organisation de la formation de début de carrière des employés communaux

Art. 24.

Dans le cadre de la formation de début de carrière, les employés communaux suivent :

un ensemble de formations appelées « formations du tronc commun », obligatoires pour tous les employés, conformément à l’article 26 ;
un ensemble de formations appelées « formations au choix », à déterminer individuellement pour chaque employé par le collège des bourgmestre et échevins, le bureau du syndicat de communes ou le président de l’établissement public placé sous la surveillance de la commune conformément à l’article 27.

Art. 25.

La formation de début de carrière peut être organisée sous forme de :

cours présentiels ;
cours en ligne ;
études personnelles ;
en mode alternant cours présentiels, cours en ligne ou études personnelles.

Art. 26.

(1)

Une formation du tronc commun est organisée par l’Institut pour chacune des matières suivantes :

Législation communale

15 heures

Connaissances générales de l’État

12 heures

Budget et comptabilité communaux

12 heures

Communication et compétences comportementales

6 heures

Statut et rémunération des agents communaux

9 heures

Politique d’égalité entre les femmes et les hommes

6 heures

La durée totale des formations du tronc commun s’élève à 60 heures.

Pour chaque matière, l’Institut propose au ministre un programme détaillé et la forme d’organisation de la formation.

Les propositions ainsi élaborées sont approuvées par le ministre et le détail en est publié au Journal officiel du Grand-Duché de Luxembourg.

(2)

L’inscription de l’employé communal à une formation du tronc commun est faite par le collège des bourgmestre et échevins, le bureau du syndicat de communes ou le président de l’établissement public placé sous la surveillance de la commune.

(3)

Le collège des bourgmestre et échevins, le bureau du syndicat de communes ou le président de l’établissement public placé sous la surveillance de la commune assure que l’employé communal bénéficie pour le volet de la formation suivi sous forme d’études personnelles ou de cours en ligne, d’une dispense de service considérée comme période d’activité de service équivalent au nombre d’heures de formation suivies avant sa participation à l’épreuve de contrôle des connaissances concernée.

(4)

Lorsque l’employé communal est absent lors d’une ou de plusieurs demi-journées de cours présentiel, il est tenu de transmettre à l’Institut, au plus tard le jour ouvrable suivant le début de son absence, un certificat indiquant la raison dûment justifiée de son absence. Le chargé de direction en informe le collège des bourgmestre et échevins, le bureau du syndicat de communes ou le président de l’établissement public placé sous la surveillance de la commune, dont relève l’employé communal. L’employé communal en service provisoire peut s’inscrire une nouvelle fois au cours présentiel manqué.

À défaut de certificat indiquant la raison dûment justifiée d’absence présenté dans le délai imparti ou de nouvelle inscription, l’employé communal est considéré comme ayant suivi intégralement la formation du tronc commun.

Art. 27.

(1)

L’employé communal suit des formations au choix parmi les matières énumérées à l’annexe du présent règlement pour un nombre minimum de 30 heures de formation, déterminées par le collège des bourgmestre et échevins, le bureau du syndicat de communes ou le président de l’établissement public placé sous la surveillance de la commune.

Pour chaque matière, l’Institut propose au ministre un programme détaillé et la forme d’organisation de la formation.

Les propositions ainsi élaborées sont approuvées par le ministre et le détail en est publié au Journal officiel du Grand-Duché de Luxembourg.

(2)

L’inscription de l’employé communal à des formations au choix est faite par le collège des bourgmestre et échevins, le bureau du syndicat de communes ou le président de l’établissement public placé sous la surveillance de la commune.

(3)

Pour la mise en compte intégrale des heures de formation d’une formation au choix, l’employé communal est obligé de participer à l’ensemble des heures de formation.

Lorsque, dans le cadre d’une formation au choix, l’employé communal a suivi un nombre d’heures de formation supérieur ou égal à soixante-quinze pour cent par rapport à la durée totale de cette formation, les demi-journées, déterminées à l’article 28, réellement suivies sont prises en compte pour le calcul du nombre total d’heures de formation au choix.

Lorsque, dans le cadre d’une formation au choix, l’employé communal a suivi un nombre d’heures de formation inférieur au pourcentage précité, aucune heure de formation n’est prise en compte pour le calcul du nombre total d’heures de formation au choix.

(4)

Le collège des bourgmestre et échevins, le bureau du syndicat de communes ou le président de l’établissement public placé sous la surveillance de la commune peut demander que des formations organisées par une entité communale soient assimilées à des formations au choix dans les matières énumérées à l’annexe. Il en est de même pour les formations organisées par des organismes agréés par le ministre ayant l’Éducation nationale dans ses attributions ou par des services ou administrations relevant du ministre précité.

La demande d’assimilation est faite par écrit et adressée au ministre. Ce dernier prend une décision après avoir entendu le chargé de direction en son avis.

Une telle demande d’assimilation mentionne :

le sujet de la formation accompagné d’un bref descriptif ;
l’organisme ayant assuré la formation ;
la date et le lieu du déroulement de la formation ;
la durée effective de la formation.

La demande d’assimilation doit en outre être accompagnée d’une attestation émise par l’organisme ayant assuré la formation, qui atteste que l’employé communal a effectivement participé à la formation en question.

Art. 28.

Une journée de formation de 6 heures de formation est considérée comme une journée d’activité de service de 8 heures.

Une demi-journée de formation de 3 heures est considérée comme une demi-journée d’activité de service de 4 heures.

Art. 29.

Le temps de formation de début de carrière est considéré comme période d’activité de service.

Art. 30.

Sur demande du collège des bourgmestre et échevins, le bureau du syndicat de communes ou le président de l’établissement public placé sous la surveillance de la commune, une dispense de la participation à une ou plusieurs formations du tronc commun ou d’un certain nombre d’heures de formation au choix, peut être accordée à l’employé communal par le chargé de direction pour des raisons exceptionnelles dûment motivées.

Chapitre 3

Relation entre l’Institut et les chargés de cours

Art. 31.

Sur proposition des chargés de cours, le ministre procède tous les trois ans à la nomination d’un délégué chargé de représenter les chargés de cours intervenant au niveau de la formation générale du personnel communal dans la commission administrative de l’Institut et de deux délégués chargés de représenter les chargés de cours intervenant au niveau de la formation générale du personnel communal dans la commission de coordination de l’Institut.

Les chargés de cours se tiennent informés sur l’évolution des méthodes et techniques pédagogiques et didactiques. À cet effet, ils suivent des formations spécifiques dans ce domaine.

L’Institut peut procéder ou faire procéder périodiquement à une évaluation des chargés de cours. Le résultat de ces évaluations est porté à leur connaissance.

Le cas échéant, le chargé de direction peut proposer au ministre la révocation d’un chargé de cours.

Chapitre 4

Dispositions modificatives, abrogatoires et transitoires

Art. 32.

L’article 1er du règlement grand-ducal modifié du 13 août 2002 portant institution d’une formation spéciale pour les fonctionnaires communaux est remplacé comme suit :

« Art. 1er.

La formation spéciale s’applique aux fonctionnaires en service provisoire énumérés à l’article 4, paragraphe 1er, points 1°, 4°, 6° et 8° du règlement grand-ducal du 23 avril 2021 portant organisation de la formation pendant le service provisoire des fonctionnaires communaux ainsi que du cycle de formation de début de carrière des employés communaux. ».

Art. 33.

L’article 4 du même règlement est remplacé comme suit :

« Art. 4.

Est admissible à l’examen de fin de formation spéciale, le fonctionnaire en service provisoire qui a suivi l’intégralité des formations de la formation spéciale prévues, à moins d’en avoir été dispensé par le ministre ayant les Affaires intérieures dans ses attributions, en application de l’alinéa 2. La demande d’admissibilité à l’examen de fin de formation spéciale est adressée par le fonctionnaire en service provisoire au ministre ayant les Affaires intérieures dans ses attributions.

Une dispense de participation à une ou plusieurs formations de la formation spéciale peut être accordée au fonctionnaire en service provisoire par le ministre précité pour des raisons exceptionnelles dûment motivées.

Le ministre ayant les Affaires intérieures dans ses attributions examine les conditions de formation spéciale requises du fonctionnaire en service provisoire et statue sur l’admissibilité du fonctionnaire en service provisoire. L’admissibilité à l’examen de fin de formation spéciale peut être prononcée même si le fonctionnaire en service provisoire n’a pas encore passé l’examen de fin de formation générale à l’Institut national d’administration publique.

Le ministre précité informe le fonctionnaire en service provisoire de sa décision. ».

Art. 34.

À l’article 6 du même règlement, le dernier alinéa est remplacé par huit alinéas nouveaux, qui prennent la teneur suivante :

« Le maximum de points à attribuer s’élève pour chaque épreuve de l’examen de fin de formation spéciale à 60 points. Est considérée comme une note suffisante un nombre total de points supérieur ou égal à 30.

A réussi à l’examen de fin de formation spéciale, le candidat qui a obtenu au moins les deux tiers du nombre total des points pouvant être obtenus dans le cadre de cet examen et une note suffisante dans chacune des épreuves de l’examen de fin de formation spéciale.

A échoué à l’examen de fin de formation spéciale, le candidat qui n’a pas obtenu au moins les deux tiers du nombre total des points pouvant être obtenus dans le cadre de cet examen ou qui a obtenu une note insuffisante dans plus d’une épreuve de l’examen de fin de formation spéciale.

Est ajourné à une épreuve de l’examen de fin de formation spéciale, le candidat qui a obtenu au moins les deux tiers du nombre total des points pouvant être obtenus dans le cadre de cet examen et une seule note insuffisante dans l’épreuve de l’examen de fin de formation spéciale concernée.

A échoué à l’examen de fin de formation spéciale, le candidat qui n’a pas obtenu une note suffisante dans la matière dans laquelle il a été ajourné.

Un échec à l’examen de fin de formation spéciale entraîne pour le candidat la possibilité de se présenter une seconde fois à cet examen.

Le fait pour le candidat de ne pas se présenter une seconde fois à l’examen de fin de formation spéciale ou de subir un deuxième échec à l’examen de fin de formation spéciale est éliminatoire.

Lorsque le candidat est absent lors d’une épreuve de l’examen de fin de formation spéciale, il est tenu de transmettre au ministre ayant les Affaires intérieures dans ses attributions, au plus tard le jour ouvrable suivant, un certificat indiquant la raison dûment justifiée de son absence. Le ministre ayant les Affaires intérieures dans ses attributions l’inscrit à une nouvelle épreuve de l’examen de fin de formation spéciale de la formation concernée.

À défaut de certificat indiquant la raison dûment justifiée d’absence présenté dans le délai imparti, le candidat obtient d’office seulement 1 point pour cette épreuve de l’examen de fin de formation spéciale. ».

Art. 35.

Les articles 16 à 21 du règlement grand-ducal modifié du 27 octobre 2000 déterminant à l’Institut national d’administration publique 1. l’organisation de la commission de coordination, 2. la collaboration avec les administrations et établissements publics de l’État et 3. la collaboration avec le Ministère de l’Intérieur et les administrations et établissements publics des communes sont abrogés.

Art. 36.

Les articles 13 à 16, 21, 22, 26 et 27 du règlement grand-ducal modifié du 27 octobre 2000 portant 1. organisation à l’Institut national d’administration publique de la division de la formation pendant le service provisoire du personnel des communes, des syndicats de communes et des établissements publics des communes, 2. modification du règlement grand-ducal modifié du 20 décembre 1990 portant fixation des conditions d’admission et d’examen des fonctionnaires communaux sont abrogés.

Art. 37.

(1)

Sans préjudice de l’article 18, alinéa 2, les articles 1 à 12, l’article 17, l’article 18, paragraphe 1 er, l’article 19 ainsi que les articles 23 à 25 du règlement grand-ducal modifié du 27 octobre 2000 portant 1. organisation à l’Institut national d’administration publique de la division de la formation pendant le service provisoire du personnel des communes, des syndicats de communes et des établissements publics des communes, 2. modification du règlement grand-ducal modifié du 20 décembre 1990 portant fixation des conditions d’admission et d’examen des fonctionnaires communaux, restent applicables pour les fonctionnaires en service provisoire qui ont commencé leur formation générale sous le régime du règlement précité.

Pour les fonctionnaires en service provisoire, qui ont réussi à l’examen de fin de formation générale au moment de l’entrée en vigueur du présent règlement, le nombre total des points y obtenus est repris dans le cadre de la mise en compte des résultats des deux parties de l’examen d’admission définitive.

(2)

L’employé communal qui, au moment de l’entrée en vigueur du présent règlement, n’a pas encore suivi la formation prévue par l’article 20, paragraphe 3, du règlement grand-ducal modifié du 28 juillet 2017 déterminant le régime et les indemnités des employés communaux, doit suivre cette formation dans le délai de deux ans à compter de l’entrée en vigueur du présent règlement.

Chapitre 5

Dispositions finales

Art. 38.

La référence au présent règlement se fait sous la forme suivante : « règlement grand-ducal du 23 avril 2021 portant organisation de la formation pendant le service provisoire des fonctionnaires communaux ainsi que du cycle de formation de début de carrière des employés communaux ».

Art. 39.

Notre ministre ayant les Affaires communales dans ses attributions et Notre ministre ayant la Fonction publique dans ses attributions, sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l’exécution du présent règlement, qui sera publié au Journal officiel du Grand-Duché de Luxembourg.

La Ministre de l’Intérieur,

Taina Bofferding

Château de Berg, le 23 avril 2021.

Henri

Annexe

Les matières des formations au choix au sens des articles 4 et 27 sont les suivantes :

I. Dans le domaine « Connaissances générales » :
1. Europe : histoire de l’intégration européenne
2. Europe : l’actualité
3. Europe : le fonctionnement
4. Grand-Duché de Luxembourg : économie
5. Grand-Duché de Luxembourg : histoire
6. Grand-Duché de Luxembourg : image de marque
7. Grand-Duché de Luxembourg : institutions et société
8. Grand-Duché de Luxembourg : justice
9. Grand-Duché de Luxembourg : sécurité sociale
10. Grand-Duché de Luxembourg : statistiques
11. Institutions européennes et internationales
12. Le Luxembourg et la Grande Région
II. Dans le domaine « Droit » :
1. Accès à la législation
2. Droit administratif
3. Droit civil
4. Droit commercial
5. Droit constitutionnel
6. Droit de l’Union européenne
7. Droit de la sécurité sociale
8. Droit du travail
9. Droit fiscal
10. Droits d’auteur au Luxembourg
11. Introduction générale au droit
12. Marchés publics
13. Méthodes et techniques législatives
14. Responsabilité civile de l’État
III. Dans le domaine « Droits et devoirs des agents publics » :
1. Discipline dans la fonction publique
2. Diversité dans la fonction publique
3. Ergonomie
4. Politiques de l’égalité des chances
5. Protection des personnes à l’égard du traitement de données à caractère personnel
6. Santé au travail
7. Sécurité dans la Fonction publique
8. Système de rémunération dans l’administration publique
9. Système de pension des agents publics
IV. Dans le domaine « Gestion publique » :
1. Accueil du public
2. Budget et comptabilité de l’État
3. Conduite de réunion
4. Développement de l’organisation
5. Évaluation d’impact et simplification administrative
6. Gestion d’équipe
7. Gestion de la documentation
8. Gestion de la qualité
9. Gestion de projets
10. Gestion des réclamations
11. Gestion des ressources humaines
12. Gestion du changement
13. Éthique et intégrité dans l’administration
14. Lecture rapide et efficace
15. Plates-formes officielles d’échange de données
16. Principes de co-création et de gestion participative
17. Prise de notes et comptes rendus
18. Techniques de management
19. Techniques de négociation
V. Dans le domaine « Communication » :
1. Communication avec le citoyen
2. Communication interne
3. Communication non verbale
4. Communication avec des personnes en situation de handicap
5. Parler en public
6. Techniques de communication
7. Techniques de médiation
8. Techniques de présentation
9. Travail en équipe
10. Usage de médias sociaux
VI. Dans le domaine « Informatique » :
1. Essentiel sur l’ordinateur
2. Essentiel sur le web
3. Traitement de texte
4. Tableur
5. Bases de données
6. Présentation
7. Collaboration en ligne
8. Sécurité informatique
9. Traitement d’images
10. Maîtrise du clavier
VII. Dans le domaine « Langage administratif » :
1. Allemand
2. Anglais
3. Français
4. Luxembourgeois
5. Portugais
VIII. Dans le domaine « Sécurité sur le lieu de travail » :
1. Premier secours
2. Défibrillation semi-automatique
3. Lutte et prévention contre l’incendie
4. Premiers secours psychologiques

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