Règlement ministériel du 23 décembre 2020 fixant les dispositions opérationnelles relatives aux centres de vaccination COVID-19.

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Règlement ministériel du 23 décembre 2020 fixant les dispositions opérationnelles relatives aux centres de vaccination COVID-19.

La Ministre de la Santé,
La Ministre de l’Intérieur,

Vu l’article 1er de la loi du 25 mars 1885 concernant les mesures à prendre pour parer à l’invasion et à la propagation des maladies contagieuses ;

Vu le règlement grand-ducal modifié du 22 octobre 2009 relatif aux centres de traitement et aux centres de vaccination dans le cadre de la gestion d’une pandémie et notamment ses articles 1, 2, 3 et 4 ;

Arrêtent :

Art. 1er.

Le plan opérationnel générique pour la mise en opération des centres de vaccination dans le cadre de la gestion de la pandémie Covid-19 définit :

- la stratégie de vaccination ;
- les sites d’implantation des centres de vaccinations ;
- la prise de rendez-vous ;
- la direction opérationnelle ;
- l’organisation des centres de vaccination ;
- le fonctionnement des centres de vaccination ;
- les équipes de vaccination mobiles.

Ledit plan est joint en annexe et fait partie intégrante du présent règlement.

Art. 2.

Le présent règlement sera publié au Journal officiel du Grand-Duché de Luxembourg.

Luxembourg, le 23 décembre 2020.

La Ministre de la Santé,

Paulette Lenert

La Ministre de l’Intérieur,

Taina Bofferding

Plan opérationnel

relatif aux

centres de vaccination

COVID-19

Table des matières

Introduction

L’accès à un vaccin sûr et de qualité contre la COVID-19 constitue une partie décisive du dispositif national de lutte contre la pandémie. Combinée aux autres éléments de la politique de lutte globale contre le virus, à savoir la prévention, le diagnostic et dépistage, l’isolement des personnes infectées, le traçage et la mise en quarantaine des contacts, la prise en charge des patients COVID ainsi que la sensibilisation et l’information, la vaccination joue un rôle crucial pour sauver des vies, endiguer la pandémie, protéger les systèmes de santé et contribuer au rétablissement de notre économie.

À cette fin, le Gouvernement met en place une campagne de vaccination de la population, dont les éléments essentiels sont l’établissement de centres de vaccination répartis géographiquement dans le pays et la mise en place d’équipes de vaccination mobiles.

Selon l’article 1 du règlement grand-ducal modifié du 22 octobre 2009 relatif aux centres de traitement et aux centres de vaccination dans le cadre de la gestion d’une pandémie, un centre de vaccination est une infrastructure médicale mise en œuvre temporairement pour assurer une vaccination rapide et efficace des personnes à vacciner.

L’activation des centres de vaccination et des équipes mobiles se fera sur décision du Conseil de Gouvernement en tenant compte de la stratégie vaccinale d’une part et de la quantité de vaccins disponibles au Luxembourg d’autre part.

Le présent plan, qui pourra être adapté à tout moment par le Gouvernement en fonction des besoins et des vaccins disponibles, décrit de manière générale les aspects opérationnels relatifs à la mise en œuvre et au fonctionnement des centres de vaccination et des équipes mobiles.

La stratégie de vaccination

La stratégie de vaccination du Luxembourg se base sur les recommandations de l’Organisation Mondiale de la Santé, ainsi que sur les recommandations de la Commission européenne.

Pour qu’elle réponde au mieux aux besoins de notre population, la stratégie vaccinale doit tenir compte de l’évolution de l’épidémie, de la situation épidémiologique du Luxembourg et de son impact sur les différentes catégories de notre société.

L’une des priorités est de permettre l’accès égal de tous à un vaccin sûr et efficace. À cette fin, le Luxembourg participe à la procédure d’achat centralisé de la Commission européenne qui a signé des précommandes avec plusieurs fabricants de vaccins. Or, le nombre total de doses de vaccin sera limité au cours des premières phases de déploiement et avant que la production ne puisse être augmentée par les fabricants. À cela s’ajoute que tous les vaccins, sauf un, doivent être administrés en deux doses. Les administrations doivent être séparées d’un certain nombre de jours.

Dès lors, la vaccination se fera dans une première phase selon un ordre de priorité établi sur base de la stratégie de vaccination du Gouvernement.

Les vaccins seront mis à disposition de manière gratuite, indépendamment du fait que les personnes disposent ou non d’une assurance maladie.

La vaccination contre la COVID-19 se fera sur base volontaire.

À toutes fins utiles, un certificat de vaccination sera remis en mains propres à chaque patient à l’issue de sa vaccination. Le certificat sera également disponible sur MyGuichet.lu. Une fiche d’information post-vaccinale sera également remise à chaque patient.

Les sites d’implantation des centres de vaccination

Les sites appelés à héberger un centre de vaccination doivent répondre aux caractéristiques suivantes :

- Superficie minimale de 1.000 m² ;
- Importantes surfaces de parking ;
- Bonne connexion aux transports publics.

Étant donné que la campagne de vaccination s’étendra sur une période plus ou moins longue, les sites devront être disponibles au minimum jusqu’en octobre 2021.

Le nombre des centres actifs, le calendrier et les plages horaires d’ouverture seront déterminés par le Conseil de Gouvernement en fonction de la stratégie de vaccination et du nombre de vaccins disponibles.

La prise de rendez-vous dans un centre de vaccination

Les personnes ayant reçu une lettre d’invitation par le Ministère de la Santé à se faire vacciner sont identifiées sur base de la stratégie de vaccination.

Afin d’obtenir une certaine prévisibilité au niveau de la planification, les invitations seront valables pendant deux semaines (la semaine de réception n’est pas comptée).

Chaque invitation comprend un code d’accès personnalisé qui permet à son bénéficiaire de se connecter à la démarche « prise de rendez-vous » mise en place en ligne sur MyGuichet. Le citoyen peut choisir son centre de vaccination et sa plage horaire souhaitée (dans la mesure des rendez-vous disponibles).

Les personnes ont par ailleurs la possibilité de s’adresser à une « helpline » opérée par la Direction de la Santé, afin de se faire assister dans le processus de prise de rendez-vous.

Toute personne qui se laisse vacciner doit répondre à un questionnaire. Une première partie du questionnaire est à compléter en ligne par la personne au moment où elle prend son rendez-vous. Une deuxième partie du questionnaire est à compléter par le médecin vaccinateur dans l’application informatique lors du passage de la personne au centre de vaccination.

Toute personne qui prend son rendez-vous s’engage à être disponible pour la date de la deuxième injection, définie en fonction du vaccin.

Organisation des centres de vaccination

Les centres de vaccination sont établis selon trois principes directeurs :

1. Organisation de files de vaccination

Chaque centre de vaccination met en place au minimum huit files de vaccination qui peuvent fonctionner en parallèle afin de pouvoir vacciner un maximum de patients en un même lieu.

2. Prise en charge des patients en plusieurs étapes

Le passage d’un patient à travers le centre de vaccination comprend six étapes. Chacune comprend une finalité précise et un collaborateur spécifique en charge du patient.

3. Principe de la marche en avant

Chaque centre de vaccination établit un sens unique de circulation des patients afin d’éviter les flux désordonnés.

Accueil
=> Description : Contrôle du document de confirmation de rendez-vous.
=> Effectif : Agents de gardiennage.
=> Fonctions :
Contrôle de l’accès aux centres de vaccination et éventuellement au parking.
Orientation des visiteurs dans les centres de vaccination.
Faire appel au personnel du poste de secours en cas de difficulté médicale.
Aider, le cas échéant, les personnes à mobilité réduite à entrer dans le centre.
Enregistrement
=> Description : Enregistrement du visiteur.
=> Effectif : 1 agent administratif étatique pour deux files de vaccination (soit 4 agents au total pour un centre de 8 files). Leur nombre est adaptable en fonction des besoins.
=> Fonctions :
Vérifier l’identité de la personne sur base d’un titre d’identité.
Vérifiez le rendez-vous de la personne indiquée sur le document de confirmation de rendez-vous.
Enregistrer la personne dans le système informatique MSVAC à partir du code barre indiqué dans le document de confirmation de rendez-vous ou via saisie manuelle du numéro d’identification national.
Compléter, le cas échéant, les données de base de la personne dans le questionnaire pré-vaccination.
Orienter la personne vers la zone d’attente.
Attente
=> Description : Gestion du flux patients vers les postes de vaccination.
=> Effectif : 2 agents communaux, à adapter selon les besoins.
=> Fonctions :
Accueillir les personnes enregistrées.
Orienter les personnes vers les files de vaccination.
Vaccination
=> Description : Consultation médicale et administration du vaccin.
=> Effectif : Médecins et vaccinateurs.
=> Fonction médecin :
Procéder à l’entretien avec le patient et à son examen clinique orienté si nécessaire.
Compléter le questionnaire patient dans l’application MSVAC.
Prescrire dans MSVAC le vaccin à administrer, son numéro de lot et, si besoin, sa voie d’administration.
Imprimer le certificat de vaccination, contenant le type du vaccin et le numéro de lot utilisé :
Vaccination 1ère dose : certificat provisoire. La date du deuxième rendez-vous est automatiquement indiquée sur le certificat provisoire en fonction du vaccin administré.
Vaccination 2e dose : certificat de vaccination définitif.
Orienter le patient vers le vaccinateur et transmettre le certificat de vaccination à celui-ci.
Mettre à jour le fichier patient MSVAC si la personne a présenté un effet secondaire majeur en zone de repos.

OPTION en cas d’un nombre insuffisant de vaccinateurs :

Préparer et administrer le vaccin.
=> Fonction vaccinateur :
Préparer les doses de vaccin.
Procéder à la vaccination selon la prescription médicale.
Remettre à la personne le certificat de vaccination provisoire/définitif et la fiche d’information post-vaccination.
Repos
=> Description : Zone d’attente post-vaccination. Il est recommandé que chaque personne vaccinée reste 15 minutes dans le centre afin de pouvoir surveiller les éventuels effets indésirables immédiats.
=> Effectif : Pompiers SAP (secours à personnes).
=> Fonction :
Intervenir en premier recours en cas de mauvaise tolérance à la vaccination.
Tenir un registre des effets secondaires mineurs.
Alerte du médecin-fonctionnaire en cas d’effets secondaires majeurs.
Sortie
=> Description : Point de sortie des patients.
=> Effectif : Agents de sécurité.
=> Fonctions :
Contrôle de l’accès aux centres de vaccination.
Assurer le bon flux de sortie des personnes vaccinées.

6

Fonctionnement des centres de vaccination

L’article 3 du règlement grand-ducal modifié du 22 octobre 2009 relatif aux centres de traitement et aux centres de vaccination dans le cadre de la gestion d’une pandémie dispose que :

« Les centres de traitement et les centres de vaccination sont opérés sous l’autorité de l’État. (…). L’État se charge de doter les centres de traitement et les centres de vaccination du personnel de santé, médecins et membres des autres professions de santé, en nombre suffisant pour garantir leur fonctionnement. Il met à leur disposition le matériel médical, les vaccins et médicaments, ainsi que le système informatique nécessaires aux mêmes fins.

L’État et les communes sont chargés d’assumer, avec les moyens qui leur sont propres, les travaux administratifs et logistiques relatifs au fonctionnement des centres en y affectant notamment le personnel nécessaire. Ils mettent en outre à disposition les infrastructures administratives et logistiques non-médicales nécessaires au fonctionnement des centres. »

Le personnel de chaque centre de vaccination se compose d’une direction opérationnelle, ainsi qu’une d’équipe médicale et une d’équipe administrative. Chaque agent dispose d’un laissez-passer.

6.1

Direction opérationnelle

En application du règlement grand-ducal modifié du 22 octobre 2009 relatif aux centres de traitement et aux centres de vaccination dans le cadre de la gestion d’une pandémie, chaque centre de vaccination est opéré sous la direction d’un médecin-fonctionnaire et d’un représentant du bourgmestre (infrastructure communale) ou d’une personne désignée par la cellule de crise.

Par ailleurs, chaque centre se verra affecter un coordinateur administratif. Celui-ci a pour mission d’assurer la coordination des équipes sur place, d’assister le médecin-fonctionnaire dans ses tâches administratives, d’assister la réserve sanitaire de la cellule de crise au niveau de la planification du personnel et de servir de point de contact à la cellule de crise.

La direction opérationnelle garantit la coordination globale du centre de vaccination et conduit le débriefing journalier.

Le médecin-fonctionnaire, chef de centre est en charge de :

> Gérer le personnel ;
> Gérer le poste de secours ;
> Gérer le stock du vaccin ;
> Gérer le stock de l’équipement médical.

Le représentant du bourgmestre est en charge de :

> Gérer le personnel communal ;
> Gérer l’infrastructure communale (si applicable) ;
> Assurer le ravitaillement des équipes ;
> Organiser, ensemble avec la Police grand-ducale, des aspects relatifs au trafic routier et au stationnement ;
> Assurer la relation avec les services techniques de la commune d’implantation.

Le coordonnateur administratif est en charge de :

> Assister la réserve sanitaire : Identifier les écarts d’activité et proposer des ajustements par rapport à la prévision initiale ;
> Coordination et surveillance des prestataires externes : gardiennage, nettoyage, dépannage ;
> Interlocuteur pour les équipes administratives qui assurent l’accueil des patients, la conciergerie ainsi que l’enregistrement et l’orientation des patients sur place ;
> Assister le directeur médical de chaque centre au niveau de la gestion du stock du matériel des sites ;
> Reporting journalier sur les problèmes opérationnels.

Outre la direction opérationnelle et médicale, chaque centre de vaccination nécessite pour son fonctionnement du personnel médical et du personnel administratif.

6.2

Équipe médicale

L’équipe médicale comprend les médecins et professionnels de santé affectés au centre de vaccination.

L’équipe médicale assure la consultation, la préparation des vaccins et la vaccination des personnes se présentant au centre de vaccination.

La prise en charge primaire d’éventuels patients confrontés à des malaises est assurée par le personnel du poste de secours, ainsi que par le médecin-fonctionnaire.

6.3

Équipe administrative

L’équipe administrative comprend le personnel affecté au centre de vaccination et qui assure les tâches administratives et logistiques nécessaires au bon fonctionnement de celui-ci :

> Gérer l’accès aux centres de vaccination, et éventuellement au parking ;
> Assurer l’enregistrement des personnes ;
> Gérer le flux des personnes dans la zone d’attente ;
> Assurer l’ouverture et la fermeture du centre ;
> Assurer le ravitaillement du personnel ;
> Assurer le secrétariat et la gestion du personnel ;
> Gérer le stock de matériel ;
> Fournir un soutien IT ;
> Gérer le nettoyage du centre de vaccination (équipe sur place pendant les heures d’ouverture et nettoyage, voire désinfection, tous les soirs après la fermeture au public du centre de vaccination) ;
> Gérer les déchets.

6.4

Vaccins
Stockage central et distribution

Les différents vaccins commandés par le Gouvernement sont entreposés sur un lieu de stockage central conformément aux exigences pharmaceutiques requises.

Le gestionnaire du stockage central assure la gestion des stocks et effectue aussi les livraisons des vaccins aux centres de vaccination sur bases de commandes reçues de la part du médecin-fonctionnaire, du coordinateur administratif du centre sous la responsabilité du médecin-fonctionnaire ou de la cellule de coordination des équipes mobiles. Un point de livraison précis est déterminé pour chaque centre de vaccination.

Gestion au centre de vaccination

Dès sa livraison au centre de vaccination, le vaccin sera conservé dans un réfrigérateur adapté.

Le médecin-fonctionnaire est responsable de la gestion des vaccins :

> Transmettre au gestionnaire du stockage central le lieu de réception exact des bacs de transport ;
> Tenir à jour l’inventaire des vaccins : entrées, sorties, rentrées et destructions (vaccin préparé, ne pouvant plus être utilisé).
> Réceptionner les livraisons ;
> Transmettre les besoins journaliers au gestionnaire du stock suivant la procédure prévue.
> Gérer la préparation du vaccin.

Selon les instructions du médecin-fonctionnaire du centre, un agent de l’équipe administrative gère le stockage sur place et la distribution du vaccin vers les postes de vaccination.

Le médecin-fonctionnaire veille à ce que les quantités de vaccin préparées se limitent au strict nécessaire, afin de limiter le gaspillage éventuel de doses de vaccin préparé, ne pouvant plus être utilisé, dû au délais entre la préparation et l’utilisation.

Le décompte journalier des vaccins se fera à l’aide de l’application informatique mise en place.

Les commandes se font à l’aide des formulaires et outils informatiques mis en place.

6.5

Matériel médical

Hormis les vaccins, le médecin-fonctionnaire est en charge de la gestion du matériel médical nécessaire à la vaccination et à la protection du personnel. Il doit disposer d’un stock tampon suffisant pour plusieurs jours.

Les commandes de matériel supplémentaire sont transmises en ligne au gestionnaire du stock opérationnel au CGDIS par le coordinateur administratif ou l’agent administratif en charge et à l’aide du formulaire standardisé en place. La livraison de ce matériel aux différents centres de vaccination est également assurée par le CGDIS.

Le matériel nécessaire à la vaccination peut varier selon le type du vaccin utilisé.

6.6

Système informatique

La mise à disposition et l’installation du matériel informatique nécessaire au fonctionnement du centre de vaccination est assurée par le CTIE en collaboration avec les propriétaires des sites de vaccination et le HCPN. Il comprend notamment :

Une connexion réseau ;
Des ordinateurs portables, lecteurs de code-barres et imprimantes (pour la saisie des données patients, l’impression du certificat de vaccination et l’administration du centre ainsi qu’une réserve).

Une gestion d’accès spécifique (IAM) est requise pour tous les utilisateurs des ordinateurs portables.

Le support informatique de base est assuré par un technicien IT externe sur place. En cas de besoin, un point de contact spécifique est disponible auprès du CTIE.

6.7

Déchets

Un agent de l’équipe administrative est en charge de la gestion des déchets et de l’évacuation des déchets.

Les déchets du secteur de santé, relevant de la vaccination et de la consultation médicale dans les centres sont traités de la manière suivante :

Déchets de la catégorie 18 01 03 : déchets dont la collecte et l’élimination font l’objet de prescriptions particulières vis-à-vis des risques d’infections :

Seringues et aiguilles en relation avec la manipulation du vaccin
Seringues et aiguilles employées pour l’injection du vaccin
Tampons utilisés pour la désinfection de la peau et pour l’hémostase
Flacons de vaccin vides
Tout matériel à usage unique contaminé par du sang

L’enlèvement de ces déchets est assuré par un transporteur agréé. Le transporteur agréé fournit l’ensemble du matériel nécessaire au moins un jour avant l’ouverture du centre.

Après remplissage les boîtes sont fermées en y appliquant le couvercle auto-scellant. Les boîtes scellées sont entreposées dans un local fermé. L’enlèvement des boîtes remplies se fait par le transporteur agréé après la clôture du centre de vaccination.

Déchets de la catégorie 18 01 04 : déchets dont la collecte et l’élimination ne font pas l’objet de prescriptions particulières vis-à-vis des risques d’infections.

Équipements de protection individuels (surblouses perméables ou imperméables, lunettes de protection, gants, masques, draps, langes...)
Déchets ménagers

Cette catégorie de déchets sera acceptée pour incinération par le Syndicat intercommunal pour la gestion des déchets en provenance des ménages et des déchets assimilables pour les communes des cantons de Luxembourg, d’Esch et de Capellen (SIDOR).

Des poubelles pour papier et des poubelles pour déchets résiduels sont placées dans les zones publiques, dans les lignes, dans la zone du personnel et dans les vestiaires. Ces poubelles sont vidées quotidiennement par les agents de nettoyage.

7

Les équipes de vaccination mobiles

La mise en place d’équipes mobiles permet d’assurer la vaccination dans les établissements accueillant des personnes âgées ou d’autres catégories de personnes à mobilité réduite.

Le nombre d’équipes mobiles sera adapté selon la stratégie de vaccination avec un maximum de six équipes pouvant opérer en parallèle.

Une équipe mobile est composée au minimum d’un médecin-fonctionnaire chef d’équipe, et d’un adjoint administratif / logistique. En cas de personnel d’appoint en nombre insuffisant sur le site de l’intervention, l’équipe mobile pourra être complétée par des agents administratifs, des infirmiers ou des médecins.

L’établissement mettra à disposition de l’équipe mobile le personnel d’appoint nécessaire à la vaccination (en fonction des capacités en ressources humaines de l’établissement), la logistique sur site (mobilier, désinfectants, etc.…) et veillera à l’identification des personnes à vacciner (contre-indications éventuelles).

Une cellule de coordination des équipes mobiles assure la gestion et l’organisation détaillée et quotidienne des missions de vaccination.

Fiche réflexe « Communes »

Cette fiche informe de façon succincte sur les postes et charges relevant de la commune d’implantation d’un site de centre de vaccination ainsi que de la ou des communes qui le cas échéant collaborent avec celle-ci dans la mise en œuvre du centre.

Le règlement grand-ducal modifié du 22 octobre 2009 relatif aux centres de traitement et aux centres de vaccination dans le cadre de la gestion d’une pandémie dispose que :

« L’État et les communes sont chargées d'assumer, avec les moyens qui leur sont propres, les travaux administratifs et logistiques relatifs au fonctionnement des centres en y affectant notamment le personnel communal nécessaire. Ils mettent en outre à disposition les infrastructures administratives et logistiques non-médicales nécessaires au fonctionnement des centres.

La direction opérationnelle des centres de traitement et des centres de vaccination est assurée conjointement par un médecin-fonctionnaire et le bourgmestre de la commune d'implantation ou son remplaçant, lorsque l’infrastructure du centre est la propriété de la commune concernée. Lorsque l’infrastructure du centre n’est pas la propriété d’une commune, la direction opérationnelle est assurée conjointement par un médecin-fonctionnaire et une personne désignée par la cellule de crise. »

Direction opérationnelle

1 représentant du bourgmestre, en charge de :

> Gérer le personnel communal.
> Gérer l’infrastructure communale (si applicable).
> Assurer la mise en place du ravitaillement pour les équipes engagées.
> Organiser et mettre en place, ensemble avec la Police grand-ducale, les mesures relatives au trafic routier et au stationnement.
> Assurer la relation avec les services techniques de la commune d’implantation, p.ex. déneigement et salage.

Équipe administrative

1 concierge (seulement si site communal), en charge de :

> Assurer l’ouverture et la fermeture du centre de vaccination. La fermeture se fait après le passage de l’équipe de nettoyage.
> Assurer tout appui nécessaire relatif à l’immeuble.

Zone d’attente

Des agents communaux, en charge de :

> Accueillir les personnes enregistrées.
> Orienter les personnes vers les files de vaccination.

Afin de ne pas solliciter uniquement le personnel de la commune d’implantation, les agents en zone d’attente peuvent être recrutés à partir d’une réserve régionale d’agents communaux.


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