Règlement ministériel du 18 janvier 2021 instituant les conditions d’utilisation du portail des marchés publics.

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Règlement ministériel du 18 janvier 2021 instituant les conditions d’utilisation du portail des marchés publics.

Le Ministre de la Mobilité
et des Travaux publics,

Vu la loi modifiée du 8 avril 2018 sur les marchés publics ;

Vu l’article 270 du règlement grand-ducal modifié du 8 avril 2018 portant exécution de la loi du 8 avril 2018 sur les marchés publics et portant modification du seuil prévu à l’article 106 point 10° de la loi communale modifiée du 13 décembre 1988 ;

Vu le règlement grand-ducal modifié du 27 août 2013 relatif à l’utilisation des moyens électroniques dans les procédures de passation de marchés publics et les procédures d’attribution de contrats de concession ;

Arrête :

Art. 1er.

Sont instituées les conditions d’utilisation du portail des marchés publics publiées en annexe.

Art. 2.

Le règlement ministériel du 2 décembre 2013 instituant les conditions d’utilisation du portail des marchés publics est abrogé.

Art. 3.

Le présent règlement ministériel sera publié au Journal officiel du Grand-Duché de Luxembourg.

Luxembourg, le 18 janvier 2021.

Le Ministre de la Mobilité
et des Travaux publics,

François Bausch

Annexe

CONDITION D’UTILISATION DU PORTAIL

Toute personne ("l’Utilisateur") faisant usage des informations, documents, produits, logiciels et divers services (collectivement, les "Services") proposés par le portail des marchés publics du Grand-Duché de Luxembourg (le "Portail") est réputée avoir pris connaissance et accepté l’intégralité des termes et mentions des présentes conditions générales d’utilisation.

L’attention de l’Utilisateur est spécialement attirée sur les consignes édictées ci-dessous, sur le Portail (notamment dans les rubriques d’aide) et dans le règlement grand-ducal modifié du 27 août 2013 relatif à l’utilisation des moyens électroniques dans les procédures de passation de marchés publics et les procédures d’attribution de contrats de concession.

Le non-respect de ces consignes peut entraîner l’impossibilité d’utiliser le Portail ou de remettre des offres ou demandes de participation par voie électronique ou encore affecter la validité des offres et candidatures déposées au moyen du Portail.

Mentions légales

Le Portail est géré par :

Ministère de la Mobilité et des Travaux publics
Département des Travaux publics
4, Place de l’Europe L-2940 Luxembourg, Grand-Duché de Luxembourg
Tél : (+352) 24 78 33 55
E-mail : info@pmp.public.lu

ci-après, le "MMTP".

Définition et objet

1. Le Portail est une plateforme électronique qui met à disposition des Utilisateurs des informations sur les marchés publics et les contrats de concession au Grand-Duché de Luxembourg, et permet de remettre des offres et demandes de participation par voie électronique.

2. Le Portail comporte deux parties : une partie réservée aux pouvoirs adjudicateurs et entités adjudicatrices (ensemble, les "Adjudicateurs", cette partie permet la publication des avis relatifs aux marchés publics et aux contrats de concession, ainsi que des documents de soumission et de concession) et une partie réservée aux entreprises, fournisseurs et prestataires de services (ensemble, les "Opérateurs économiques", cette partie permet notamment de remettre les offres et demandes de participation par voie électronique).

3. Pour les Adjudicateurs, l’utilisation du Portail est obligatoire pour la publication des différents avis relatifs aux marchés publics et aux concessions. Pour les marchés ne relevant pas des Livres II et III et pour les contrats de concession, il revient toutefois aux Adjudicateurs de décider s’ils prévoient la remise électronique des offres ou des demandes de participation pour un marché public donné ou une concession donnée, sauf si la remise sur support papier est obligatoire en vertu d’une disposition légale ou réglementaire. Les Adjudicateurs peuvent également désigner, dans l’avis de marché, dans l’avis de concession, dans le dossier de soumission ou dans le document de concession, les documents ou les pièces qui sont à remettre sur support papier.

4. Les Opérateurs économiques qui souhaitent participer à un marché public ou une concession ne sont pas contraints de le faire en utilisant la voie électronique, sauf si la remise des offres ou des demandes de participation par voie électronique est obligatoire en vertu d’une disposition légale ou réglementaire. S’ils remettent une offre ou une demande de participation par voie électronique, ils doivent nécessairement utiliser le Portail. L’utilisation du Portail est soumise à l’acceptation des présentes conditions d’utilisation.

Personnes pouvant accéder au Portail :

5. Pour accéder à la partie transactionnelle sécurisée du Portail, l’Utilisateur doit être âgé de 18 ans ou plus, ou être un mineur émancipé de plus de 16 ans.

6. Il est interdit d’utiliser le Portail ou de remplir une demande ou un formulaire pour le compte d’un tiers, sauf lorsque l’Utilisateur agit en tant que représentant légal ou s’il a expressément reçu mandat pour ce faire.

Conditions préalables de connexion au Portail :

7. Aspects techniques. L’utilisation du Portail nécessite un environnement informatique et un accès Internet suffisants et compatibles avec certaines fonctions particulières, à savoir la cryptographie, le téléchargement, le transfert de fichiers parfois volumineux et, le cas échéant, la signature électronique.

L’utilisation du Portail requiert :

- afin de pouvoir ouvrir, visualiser et remplir les fichiers, les applications suivantes : Adobe Acrobat® Reader®, une suite bureautique, un outil de compression/décompression de fichiers ZIP, et
- une connexion et un navigateur Internet paramétrés pour autoriser les cookies, l’accès HTTPS et le téléchargement de fichiers s’exécutant dans l’environnement du navigateur (Javascript, etc.).
- l’exécution d’un composant Java (Java Web Start) pour les fonctions de signature et de déchiffrement).

Les navigateurs, équipements, configurations et services requis ou préconisés pour l’utilisation du Portail sont décrits notamment dans les sections «Aide-Outils informatiques» et « Pré-requis techniques » de la partie publique du Portail et sont susceptibles d’être mis à jour régulièrement en fonction de l’évolution technologique du Portail. Il est fortement recommandé d’utiliser les éléments requis ou préconisés, à défaut, l’Utilisateur risque de rencontrer divers problèmes et aucun support ne pourra lui être fourni.

8. Formation des Utilisateurs. L’attention des Opérateurs économiques est attirée sur les connaissances minimales requises pour une bonne utilisation du Portail. Même si le Portail a été développé dans l’objectif d’être intuitif et ergonomique pour les Utilisateurs, certaines fonctions avancées (et notamment celles liées à l’inscription à un marché spécifique ou à la constitution puis la remise d’une offre ou d’une candidature par voie électronique) nécessitent toutefois une lecture attentive des rubriques d’aide disponibles sur le Portail. Il appartient à l’Opérateur économique de s’assurer que les Utilisateurs qui le représentent dans le cadre de l’utilisation du Portail disposent de la formation et des connaissances techniques nécessaires à sa bonne utilisation, et de l’autorité, des pouvoirs et des délégations nécessaires à utiliser le Portail au nom de l’Opérateur économique, en engageant valablement ce dernier. La méconnaissance de ces consignes est susceptible d’entraîner, aux risques exclusifs de l’Utilisateur, respectivement de l’Opérateur économique, des difficultés, voire l’impossibilité technique de déposer une offre ou une demande de participation sur le Portail, ou encore de causer le rejet d’une offre ou d’une candidature non conforme au moment de l’ouverture.

9. Cookies. Le Portail utilise des petits fichiers textes, autrement appelés "cookies", laissés sur l’ordinateur de l’Utilisateur lors de ses visites. Ces cookies collectent des informations relatives au système d’exploitation, y incluant notamment l’adresse IP (Internet Protocol), ainsi que certaines préférences de l’Utilisateur. Certains cookies utilisés par le Portail sont essentiels pour permettre à l’Utilisateur de bénéficier de l’ensemble des fonctionnalités du Portail et permettre son identification. D’autres cookies sont uniquement utilisés afin de faciliter la navigation sur le Portail, notamment en évitant à l’Utilisateur d’avoir à saisir à nouveau ses informations personnelles ou ses préférences. L’Utilisateur a la possibilité de refuser ces cookies en paramétrant son navigateur Internet. Toutefois, si l’Utilisateur bloque l’ensemble des cookies, et en particulier les cookies de session, ainsi que Javascript, l’accès à certaines parties du Portail, ou la réalisation de certaines transactions à partir de celui-ci, pourrait s’avérer impossible.

10. Spécifications techniques et signature électronique suivant les articles 202 (a) et 247 (a) du règlement grand-ducal modifié du 8 avril 2018 portant exécution de la loi du 8 avril 2018 sur les marchés publics. Les spécifications suivantes sont nécessaires à la soumission des offres et des candidatures au moyen du Portail ainsi que des demandes de participation par voie électronique :

10.1 Spécifications relatives au chiffrement (cryptage) :
Le processus de chiffrement est lancé à l’étape de validation des offres ou des demandes de participation soumises par un Opérateur économique lors de leur dépôt.
Les processus de chiffrement et de déchiffrement reposent sur le dispositif open source « BouncyCastle ».
L’ensemble du processus de chiffrement se fait au niveau du serveur par un double chiffrement, symétrique puis asymétrique :
dans une première étape, une première clé secrète symétrique est générée dynamiquement pour chiffrer les fichiers associés à une enveloppe (chiffrement AES), et
dans une seconde étape, un chiffrement symétrique (RSA) est effectué sur la clé secrète utilisée pour chiffrer le fichier à l’aide des clés publiques associées à la soumission.
À l’issue du processus de chiffrement, sont produits :
un fichier chiffré en base 64 inclus dans une enveloppe XML,
autant de clés symétriques chiffrés que de clés associées à la consultation, et
un fichier descripteur XML (reponseAnnonce.xml) contenant l’ensemble des informations permettant d’engager le processus de déchiffrement de l’enveloppe.
Le processus de déchiffrement s’effectue en deux étapes :
La première étape consiste à déchiffrer la clé secrète symétrique (AES) à l’aide de la clé privée que possède les agents habilités des pouvoirs adjudicateurs ou des entités adjudicatrices. Cette clé est associée à la clé publique qui a servi à son chiffrement. Ce déchiffrement se fait à l’aide d’une application JAVA Web Start qui s’exécute sur le poste client pour « accéder » à la clé privée.
La seconde étape consiste à déchiffrer le fichier chiffré à l’aide de la clé symétrique. Cette étape s’exécute au niveau du serveur de façon asynchrone.
Le processus de déchiffrement utilise les informations du fichier reponseAnnonce.xml permettant de gérer le déchiffrement de l’offre.
À la fin du processus de déchiffrement, une vérification de cohérence est effectuée à l’aide d’un re-jeu de la signature et des fichiers ayant été signés.
Le chiffrement des demandes de participation et des offres est obligatoire.
Le processus de déchiffrement ne peut être lancé qu’après la date limite de remise des demandes de participation ou des offres par des agents habilités des pouvoirs adjudicateurs ou des entités adjudicatrices.
Les opérations relatives aux processus de chiffrement et de déchiffrement sont réalisées par le serveur cryptographique du Portail et sont enregistrées dans des journaux du Portail.
10.2 Spécifications relatives à l’horodatage :
L’horodatage est effectué par le service Horodatage du serveur cryptographique du Portail. Ce service est en charge de générer le jeton d’horodatage.
La fonctionnalité d’horodatage repose sur le dispositif Digital Signature Services (DSS) de CEF Digital de la Commission européenne.
L’horodatage du dépôt d’une demande de participation ou d’une offre est renseigné dans l’accusé de réception transmis au soumissionnaire et dans le registre des dépôts. Le soumissionnaire peut également consulter à tout moment l’horodatage du dépôt sur la page de dépôt dans son compte sous la rubrique « Contenu transmis ».
Les opérations relatives à l’horodatage sont enregistrées dans des journaux du Portail.
10.3 Spécifications relatives au niveau de sécurité exigé pour le recours aux moyens électroniques de communication pour chacune des phases de la procédure de passation de marché, proportionnées aux risques.
La signature électronique est exigée pour toute offre remise au moyen du Portail.
La signature électronique n’est pas exigée pour les demandes de participation remises au moyen du Portail.
L’Utilisateur doit s’assurer d’utiliser une signature électronique répondant aux critères posés à l’article 13 du règlement grand-ducal du 27 août 2013 relatif à l’utilisation des moyens électroniques dans les procédures de passation de marchés publics et les procédures d’attribution de contrats de concession.
Seules les signatures électroniques répondant à toutes les caractéristiques suivantes sont acceptées :
La signature électronique doit avoir été créée par un dispositif de création de signatures électroniques qualifiées (Qualified certificate for electronic signature) au sens du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE ("eIDAS"), permettant de signer des documents de façon électronique avec l’assurance que ces signatures ont, dans tous les pays de l’Union européenne (UE), une valeur juridique équivalente à celle d’une signature manuscrite.
La signature électronique qualifiée doit figurer sur une des listes de confiance (« EU Trusted Lists »), telles que définies à l’article 22 du règlement eIDAS. Une vérification de la validité de la signature électronique doit pouvoir être effectuée sur le site « Trusted List Browser » (https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser).
Les certificats de signature électronique des Utilisateurs doivent être accessibles :
dans le magasin des certificats personnels de Windows, pour les utilisateurs sous système d’exploitation Windows (avec Internet Explorer, Safari ou Firefox comme navigateur), ou
sous forme de fichier P12, protégé par mot de passe, dans tous les autres cas.
Pendant une période de transition, tous les certificats de signature émis avant le 01/10/2018 ("Date de début de validité") par une Autorité de certification référencée dans les « EU Trusted Lists » sont acceptés, et ceci jusqu’à leur expiration.
La fonctionnalité de validation/vérification de signature repose sur le dispositif Digital Signature Services (DSS) de CEF Digital de la Commission européenne.
Le processus de signature électronique est lancé dans les cas suivants :
par un Opérateur économique lorsqu’il souhaite vérifier la signature d’un document,
par un Opérateur économique lors de la signature d’un document en préparation de son dépôt,
par un agent d’un pouvoir adjudicateur ou d’une entité adjudicatrice lorsqu’il souhaite vérifier la signature d’une demande de participation ou d’une offre, et
par un agent d’un pouvoir adjudicateur ou d’une entité adjudicatrice lorsqu’il demande à ouvrir une demande de participation chiffrée ou une offre chiffrée déposée par un opérateur économique.

11. Exigences légales relatives au Portail. Conformément aux dispositions européennes applicables, le Portail est conçu de manière à garantir, par les moyens techniques et procédures appropriés, que :

- l’heure et la date exactes de la réception des offres et des demandes de participation peuvent être déterminées avec précision ;
- nul ne peut avoir accès aux données transmises en vertu des présentes exigences avant la date limite spécifiée ;
- seules les personnes autorisées peuvent fixer ou modifier l’heure et la date exactes de la réception des offres et des demandes de participation et ces opérations sont enregistrées dans un journal ;
- lors des différents stades de la procédure de passation de marché ou d’attribution de concession, seules les personnes autorisées doivent pouvoir avoir accès à la totalité, ou à une partie, des données soumises ;
- seules les personnes autorisées doivent pouvoir donner accès aux données transmises, et ce uniquement après la date spécifiée ;
- les données reçues et ouvertes en application de ces exigences ne demeurent accessibles qu’aux personnes autorisées à en prendre connaissance ; et
- en cas de violation ou de tentative de violation des interdictions ou conditions d’accès susvisées, il peut être raisonnablement assuré que les violations ou tentatives de violation des interdictions ou conditions d’accès susvisées sont clairement détectables.

12. Débit de connexion. En disposant d’une bande passante effective de 128 kbps, une minute est nécessaire pour télécharger un fichier de 1 Mo. L’attention des Utilisateurs et Opérateurs économiques est donc attirée sur la durée d’acheminement des offres et demandes de participation électroniques volumineuses. La date et l’heure de fin d’acheminement sur le Portail font foi lors de la remise par voie électronique. En outre, et même si le Portail est dimensionné pour gérer un nombre raisonnablement élevé de transactions, des phénomènes d’engorgement ou de saturation sont inévitables dans les périodes de pointe, et notamment les dernières minutes ou heures avant la clôture d’une mise en concurrence d’un marché public ou d’une concession. Les Opérateurs économiques sont donc invités à prendre en temps utile toutes dispositions et précautions dans leur processus de réponse et à tenir compte de ces facteurs de manière à pouvoir se ménager le temps de remettre une offre ou une demande de participation par écrit. Les offres et demandes de participation dont la fin d’acheminement se situe après les jour et heure fixés pour le dépôt des offres ou demandes de participation ne seront pas ouvertes, conformément à l’article 15 du règlement grand-ducal modifié du 27 août 2013 relatif à l’utilisation des moyens électroniques dans les procédures de passation de marchés publics et les procédures d’attribution de contrats de concession.

Utilisation des Services

13. Pour télécharger des documents de soumission ou de concession ou poser une question sur un marché ou sur une concession, l’Utilisateur doit accéder à l’avis de marché ou de concession et remplir les informations obligatoires du formulaire correspondant, ou se connecter au préalable à son compte personnel.

14. Pour procéder à la remise électronique d’une offre ou d’une demande de participation ou accéder à sa messagerie sécurisée, l’Utilisateur doit se connecter au préalable à son compte personnel.

15. Lorsque l’Utilisateur télécharge des documents de soumission ou de concession, transmet électroniquement une question ou un message, dépose une offre ou une demande de participation, les informations renseignées sont enregistrées et transmises directement à l’Adjudicateur après avoir été horodatées par le Portail. Il n’est pas possible d’annuler ou de modifier par le biais du Portail un dossier ainsi transmis à l’Adjudicateur. Il est en revanche possible d’effectuer une demande d’annulation en adressant un message à l’Adjudicateur ou d’adresser un nouveau dossier par le biais du Portail. En cas de remise électronique de plusieurs offres ou de plusieurs demandes de participation par un même opérateur économique dans le cadre d’une procédure de mise en concurrence, seule l’offre ou la demande de participation remise le plus récemment est prise en considération. Les autres offres et demandes de participation sont détruites à l’issue de la procédure.

16. Les offres et demandes de participation destinées à être transmises par voie électronique doivent respecter les conditions du règlement grand-ducal modifié du 8 avril 2018 portant exécution de la loi du 8 avril 2018 ainsi que du règlement grand-ducal modifié du 27 août 2013 relatif à l’utilisation des moyens électroniques dans les procédures de passation de marchés publics et les procédures d’attribution de contrats de concession et avoir la forme prescrite par les conditions d’utilisation du Portail, l’avis de marché public ou de la concession concerné ou les documents de la soumission ou de la concession concernée (notamment en termes de format de fichier, d’enveloppe électronique, de chiffrement et de signature électronique). Les fichiers doivent pouvoir être lus et traités par des outils généralement disponibles, y compris ceux mis à disposition des Opérateurs économiques par les Adjudicateurs ou ceux disponibles sur le Portail. Il appartient aux Opérateurs économiques de vérifier avant tout dépôt que les prescriptions sont respectées, qu’aucun fichier n’est endommagé, corrompu, ou porteurs de virus ou autres codes malignes. Toute offre ou demande de participation transmise au moyen du Portail en violation de ces consignes sera rejetée.

17. L’État du Grand-Duché de Luxembourg assure au mieux une disponibilité maximale du Portail mais n’assume à ce titre qu’une simple obligation de moyens. Sa responsabilité ne saurait être retenue en cas d’indisponibilité momentanée ou totale du Portail, sachant en particulier que les Opérateurs économiques disposent toujours de la possibilité de contacter les Adjudicateurs afin de les avertir des problèmes survenus.

18. Le Portail comprend une fonction de messagerie électronique permettant d’échanger des courriers électroniques avec les Opérateurs économiques. Ces messages sont susceptibles de contenir des informations importantes dans le contexte de la procédure de mise en adjudication ou de la mise en concurrence. Lorsque l’utilisation de moyens de communication électroniques est obligatoire en vertu du Livre II ou du Livre III de la loi modifiée du 8 avril 2018 sur les marchés publics ou lorsque les Adjudicateurs ont prescrit l’utilisation du Portail pour un marché public ou un contrat de concession particulier, ce mode de communication remplace le courrier traditionnel, y inclus le courrier recommandé, dans les relations entre les Opérateurs économiques et les Adjudicateurs dès lors que les premiers sont inscrits à un marché ou un contrat de concession au moyen du Portail. C’est notamment le cas dans les hypothèses prévues aux articles 54 et 89, paragraphe 3, du règlement grand-ducal modifié du 8 avril 2018 portant exécution de la loi du 8 avril 2018 sur les marchés publics. Il appartient aux Opérateurs économiques intéressés de consulter régulièrement la messagerie, sous leur propre responsabilité. En aucun cas, la responsabilité de l’État du Grand-Duché de Luxembourg ne saurait être engagée en cas de fourniture d’informations erronées par l’Utilisateur et qui ne permettrait pas de communiquer avec lui ou avec l’Opérateur économique par le biais du Portail, et notamment en cas de fourniture d’une adresse électronique non valide.

19. L’archivage de tous les messages, documents et fichiers transmis de manière électronique relève de la responsabilité des pouvoirs adjudicateurs et entités adjudicatrices.

20. Les fichiers transmis de manière électronique par le biais du Portail sont archivés par le Portail pendant une durée au moins égale à 3 ans à partir de la date limite de remise des offres ou des demandes de participation.

Obligations de l’Utilisateur

21. L’accès au Portail se fait exclusivement par Internet. En utilisant le Portail, l’Utilisateur déclare en connaître les risques et les accepter. L’Utilisateur doit se prémunir contre les effets de l’insécurité, la piraterie et l’aléa informatique en adoptant une configuration informatique adaptée et sécurisée, notamment par un firewall et un logiciel anti-virus régulièrement mis à jour. L’État du Grand-Duché de Luxembourg ne saurait être tenu responsable d’un quelconque dommage direct ou indirect lié à l’utilisation du Portail.

22. L’Utilisateur s’engage à fournir des informations exactes, à jour et complètes, notamment lors d’une démarche effectuée pour le compte d’un tiers. Dans le cas contraire, l’État du Grand-Duché de Luxembourg se réserve le droit de suspendre ou de résilier sans préavis l’accès de l’Utilisateur au Portail, sans préjudice d’éventuelles poursuites civiles et/ou pénales.

Limitation de responsabilité

23. Modification du Portail. L’État du Grand-Duché de Luxembourg se réserve la liberté de faire évoluer, de modifier ou de suspendre sans préavis le Portail pour des raisons de maintenance, de mise à jour, d’évolution technologique, de sécurité ou pour tout autre motif jugé nécessaire. L’État du Grand-Duché de Luxembourg pourra notamment à tout moment retirer, ajouter, compléter ou préciser tout ou partie des informations et Services contenus ou proposés sur le Portail. Aucune responsabilité pour un quelconque dommage direct ou indirect en relation avec de telles modifications ne pourra être retenue à l’encontre de l’État du Grand-Duché de Luxembourg.

24. Textes applicables. Le Portail ne remplace pas les procédures applicables en matière de marchés publics ou de concessions et la législation et règlementation en vigueur doivent être respectées. En particulier, l’attention des Utilisateurs et des Opérateurs économiques est attirée sur la législation et la réglementation applicables, dont certains textes sont disponibles sur le Portail, de manière non exhaustive. Tout manquement à la législation ou la réglementation applicable pourra donner lieu au rejet des offres et demandes de participation concernées.

25. Exactitude et exhaustivité des informations. L’État du Grand-Duché de Luxembourg assure au mieux l’exactitude des informations ou Services disponibles sur le Portail ainsi que des conseils et informations fournis par le Centre de support (Helpdesk). L’État du Grand-Duché de Luxembourg ne peut néanmoins être tenu responsable en cas d’erreur matérielle dans les informations mentionnées sur le Portail ou communiquées par le Helpdesk, de mauvaise configuration des préférences du Portail par un Utilisateur ou un Opérateur économique (par exemple au niveau de la fonctionnalité de filtrage des publications) ou encore en cas de dysfonctionnement du Portail. De même, l’État du Grand-Duché de Luxembourg ne peut être tenu responsable si un Opérateur économique a perdu une opportunité de participer à un marché public ou à une mise en concurrence d’une concession en n’ayant pas vu ou reçu les publications ou messages y relatifs.

Les Opérateurs économiques peuvent s’abonner à différents Services gratuits pour rester informés des publications récentes d’avis sur le Portail, notamment une Newsletter, un flux RSS et un service d’alerte par e-mail. L’État du Grand-Duché de Luxembourg ne peut être tenu responsable en cas de transmission d’informations incomplètes ou erronées par ces Services ainsi qu’en cas d’indisponibilité momentanée ou prolongée de ces Services.

Seuls font foi les textes légaux publiés de manière officielle. Certaines présentations sont basées sur des hypothèses et ne représentent qu’imparfaitement ou simplifient les réalités. En cas de doute, il est fortement recommandé de consulter l’Adjudicateur concerné avant de tirer des conclusions définitives ou d’entreprendre une action.

En cas de divergence entre un avis publié sur le Portail et un avis publié par l’Office des publications de l’Union européenne, ce dernier fait foi.

Modification des conditions générales d’utilisation

26. Les présentes conditions d’utilisation peuvent être modifiées ou complétées à tout moment, sans préavis par voie de règlement ministériel publié au Mémorial A. Il appartient à l’Utilisateur de s’informer des conditions d’utilisation du Portail dont seule la version publiée au Mémorial A fait foi.

Protection des Données

27. Traitement des données personnelles des Utilisateurs. Les données à caractère personnel sur les Utilisateurs collectées ou générées au moyen du Portail et liées à son utilisation (les "Données") sont traitées en conformité avec les textes applicables, et notamment le règlement général sur la protection des données UE 2016/679, ainsi que ses successeurs et les textes d’implémentation applicables (ensemble, la "législation sur la protection des données"). L’État du Grand-Duché de Luxembourg, représenté par le MMTP, est responsable du traitement de ces Données.

Les Données :

- ne sont traitées que dans le but de fournir les Services demandés par l’Utilisateur, communiquer avec lui, assurer la gestion et le suivi des marchés publics ou des concessions auxquels l’Utilisateur a souscrit ou participé ou pour lesquels une offre ou demande de participation a été déposée, pour établir des statistiques sur le Portail ou les marchés publics, pour les besoins du fonctionnement du Portail, y compris la communication avec les Utilisateurs et Opérateurs économiques, et comme requis par la loi ou les règlements applicables (y compris à des fins d’archivage, de recherche scientifique, historique ou statistiques) ;
- ne seront pas utilisées à des fins commerciales ou à d’autres fins incompatibles avec celles mentionnées ci-dessus ;
- sont requises pour le bon fonctionnement des Services ou fonctionnalités du Portail, en particulier le suivi des marchés publics, la communication avec les Adjudicateurs, le dépôt et la gestion des offres et candidatures ainsi que le suivi des procédures y relatives ;
- font l’objet des traitements par le MMTP qui (1) sont nécessaires au respect de ses obligations légales, (2) sont nécessaires à l’exécution de ses missions d’intérêt public, et (3) relèvent de l’exercice de l’autorité publique dont il est investi ;
- portent sur celles fournies par l’Utilisateur, mais également sur les traces informatiques générées automatiquement lors de l’utilisation du Portail par l’Utilisateur, y compris l’adresse IP de son équipement ; ces informations peuvent être exploitées dans le cadre de la gestion du Portail, mais aussi en cas d’investigation suite à une contestation, un recours ou une plainte relative à un marché ou une transaction particulière, et pourront être conservées, dans les limites et le respect des lois applicables, pour une durée pouvant aller jusqu’à 10 ans, sans préjudice de l’application des textes relatifs aux Archives nationales ;
- sont communiquées (1) aux Adjudicateurs concernés pour fournir les Services demandés et en tant que nécessaire pour la gestion des procédures de passation de marché ou d’attribution de concession, et (2) à d’autres destinataires (notamment les autorités judiciaires, de police ou réglementaires compétentes) lorsque cela est nécessaire pour la réalisation des finalités susvisées ;
- ne sont pas transférées en dehors du territoire de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen ;
- font l’objet des mesures de précaution nécessaires afin d’assurer leur sécurité et leur confidentialité (sans préjudice de l’application des lois ou règlements organisant ou disposant la publication des données) ; l’attention des Utilisateurs et Opérateurs économiques est cependant attirée sur les facteurs de risques liés à l’utilisation d’Internet lors de la transmission des données.

Conformément à la législation sur la protection des données, les personnes concernées bénéficient des droits suivants :

- droit d’accès aux données qui les concernent : il convient de noter que le Portail traite une grande quantité de données; dans ces conditions et conformément à la législation sur la protection des données, il pourra être demandé aux personnes concernées de préciser, avant toute fourniture de données, sur quelles données et quelle transaction, marché, offre ou candidature leur demande d’accès porte ;
- droit de rectifier les données qui les concernent ;
- droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD) concernant le traitement de leurs données ;

ainsi que des droits suivants, dont l’exercice est conditionnel ; en cas d’exercice de ces droits, le MMTP vérifiera au préalable que les conditions prévues par la législation sur la protection des données sont réunies pour leur exercice :

- droit de demander l’effacement des données qui les concernent ;
- droit de demander la limitation du traitement des données qui les concernent ;
- droit de s’opposer au traitement des données qui les concernent pour des usages de prospection ou pour tout autre motif tenant à leur situation particulière, et
- (dans la mesure où cela est techniquement possible) droit de demander la portabilité des données fournies au responsable du traitement en vue de les communiquer à un autre responsable du traitement.

Pour toute question relative à la protection des données ou pour l’exercice des droits susvisés, les personnes concernées peuvent contacter dpo@tp.État.lu.

Sous-traitance de données personnelles pour le compte des Adjudicateurs.

28. Lorsqu’un Adjudicateur utilise le Portail pour publier un avis relatif à un marché public ou à une concession et gérer la procédure d’appel d’offres y relative, il agit comme responsable du traitement des données personnelles potentiellement effectué par le MMTP (en qualité de sous-traitant) dans le cadre de l’opération du Portail. La présente section s’applique exclusivement à l’Adjudicateur et au MMTP (à l’exclusion des Utilisateurs et Opérateurs économiques), et est limitée à ces actes de traitement (à l’exclusion en particulier des traitements visés à la section 27 ci-dessus).

Les termes « données personnelles », « traitement », « responsable de traitement », « sous-traitant » et « violation de données à caractère personnel » s’entendent au sens de la législation sur la protection des données.

L’Adjudicateur :

- demande au MMTP, qui accepte, de réaliser les actes de traitement (le "Traitement") de données personnelles (les "Données") nécessaires à la gestion des marchés publics et des concessions de l’Adjudicateur au moyen du Portail, ainsi que ceux visés dans des instructions documentées par écrit que l’Adjudicateur pourra donner le cas échéant au MMTP (étant précisé qu’aucune instruction ne saurait être contraire aux dispositions légales applicables en matière de marchés et de concessions ou avoir comme conséquence le non-respect de ces dispositions par le MMTP) ;
- demande en particulier au MMTP d’effectuer le Traitement nécessaire à la publication des avis, le dépôt des offres et toutes les opérations de gestion des appels d’offres et de communication avec les Opérateurs économiques conformément aux procédures et dispositions légales applicables en matière de marchés publics et de concessions ; les Données porteront sur les personnes physiques agissant en qualité de représentant des adjudicateurs et Opérateurs économiques, les Utilisateurs et toutes les personnes physiques dont des Données peuvent être incluses dans les offres des Opérateurs économiques; ces Données peuvent inclure l’identité, les données de connexion au Portail et toute information potentiellement contenue dans les offres des Opérateurs économiques; le Traitement et la durée de conservation des Données devront être conformes aux dispositions légales applicables en matière de marchés publics et de concessions ; et
- est responsable, en sa qualité de responsable du Traitement, de la conformité générale du Traitement à la législation sur la protection des données.

Le MMTP s’engage :

- à n’effectuer aucun Traitement sur les Données autre que comme strictement nécessaire pour les finalités susvisées, les instructions documentées de l’Adjudicateur, et tout Traitement requis par la législation ou réglementation luxembourgeoise ou européenne applicable (notamment en matière de marchés publics) ;
- à assister l’Adjudicateur, au mieux de ses possibilités et aux frais de ce dernier (a) pour assurer la conformité du Traitement à la législation sur la protection des données, (b) en cas de demandes de personnes concernées tendant à l’exercice des droits qui leurs sont reconnus par la législation sur la protection des données, (c) sur toute demande d’information émise par l’Adjudicateur sur le Traitement et ses modalités, et (d) sur toute demande des auditeurs de l’Adjudicateur, y inclus des demandes d’informations, d’audit et d’inspection ;
- à ne pas sous-traiter le Traitement en tout ou en partie (en dehors du Centre des technologies de l’information de l’État ou « CTIE » sauf si (a) le MMTP en informe l’Adjudicateur au préalable, (b) l’Adjudicateur ne s’oppose pas (pour des motifs raisonnables) à une telle sous-traitance, et (c) les actes de Traitement confiés par le MMTP au sous-traitant font l’objet d’un contrat écrit conforme aux prescriptions de la législation sur la protection des données ;
- à ce que ne soit affecté au Traitement que du personnel soumis à une obligation légale au secret professionnel ou un engagement contractuel de confidentialité ;
- à ne pas transférer les Données en dehors du territoire de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen, sauf instruction documentée de l’Adjudicateur ;
- à conserver et à traiter les Données pour le compte de l’Adjudicateur à l’issue de la procédure de marché public, ou de concession de manière à assurer la conformité aux dispositions légales applicables en matière d’Archives nationales ;
- à déployer et maintenir, pendant toute la durée du Traitement, des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées au regard de la nature du Traitement, de la confidentialité des Données et des risques y associés et notamment (a) des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des Services utilisés pour le Traitement, (b) des moyens permettant de rétablir la disponibilité des Données et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique, et (c) une procédure visant à tester, analyser et évaluer régulièrement l’efficacité des mesures de sécurité au regard des risques de destruction, perte, altération, divulgation ou accès non autorisé des/aux Données ainsi que tout Traitement illicite ; et
- à informer l’Adjudicateur dans les meilleurs délais dès qu’il a connaissance d’une violation de Données.

Propriété intellectuelle

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